Zarządzanie finansami przedsiębiorstwa obejmuje planowanie wydatków i budżetu, ich realizację oraz ścisłą kontrolę nad przepływem środków w organizacji.
W tym zadaniu pomaga System ERP. Dowiedz się jak !
Co obejmuje zarządzanie finansami przedsiębiorstwa ?
W poczet operacji finansowych firmy wchodzą m.in.:
- planowanie finansowe i budżetowe
- realizacja planu finansowego, prowadzenie księgowości
- kontrola bieżących wydatków oraz należności (tzw. controlling)
- raportowanie, a także analiza wyników finansowych
Dlaczego firma potrzebuje systemu do zarządzania finansami ?
Nowoczesne przedsiębiorstwa współpracują z wieloma spółkami i kontrahentami, co oznacza, że generują sporo dokumentów finansowych. Wyobraź sobie firmę, w której pracownicy wykonują większość operacji księgowych ręcznie, np. wypełniają setki podobnych wniosków, sprawozdań czy deklaracji podatkowych. Jednocześnie muszą pilnować terminów rozliczeń i kontaktować się z klientami, którzy zalegają z płatnościami. Brak optymalizacji w tym zakresie przekłada się na długi czas realizacji operacji i może wpływać niekorzystnie na wydajność organizacji.
Te działania wspiera zintegrowany system IT, który z jednej strony obsługuje duże zbiory danych, z drugiej automatyzuje kluczowe czynności księgowe, np.: rozliczanie podatków (wysyłka deklaracji VAT), znacznie przyspieszając pracę.
Rozbudowane oprogramowanie tej klasy wspiera także procesy budżetowania, analizy dochodów czy rentowności produktów oraz wiele innych działań analitycznych. Tak więc dostarcza przedsiębiorcom pełnej wiedzy o bieżącym stanie finansowym firmy.
Przykładem takiego narzędzia jest system ERP !
System ERP do obsługi finansów firmy
Nowoczesny system ERP (ang. Enterprise Resource Planning) gwarantuje kompleksową obsługę obszaru finansowego firmy. Kluczową rolę pełni tu moduł Finanse i Księgowość, do którego spływają dane rozliczeniowe z innych modułów, m.in.: DMS, Rozrachunki, Kadry i Płace czy Środki Trwałe. Narzędzie gromadzi także dane finansowe importowane z zewnętrznych źródeł. Szeroki katalog danych obejmuje m.in.: dekrety, dokumenty, kontrahentów czy wzory księgowe.
Narzędzie działa zgodnie z bieżącą ustawą rachunkową i posiada rekomendacje Stowarzyszenia Księgowych w Polsce, co gwarantuje, że wszystkie czynności przebiegają zawsze zgodnie z aktualnymi przepisami.
Co dokładnie oferuje oprogramowanie ERP ?
Rozbudowane plany kont i kategorie wydatków
System umożliwia zakładanie zarówno kont bilansowych, jak i pozabilansowych, np. dotyczących wydatków budżetowych na kolejne lata. Przykładem tych ostatnich są też alternatywne plany kont przydatne m.in. przedsiębiorcom, którzy współpracują ze spółkami zagranicznymi. Takie podmioty mogą akceptować sprawozdania finansowe wyłącznie we właściwym sobie planie kont (czasami wynika to z regulacji prawnych). Rachunki alternatywne mogą przechowywać dane przygotowane specjalnie dla takich sprawozdań, zapewniając sprawne zarządzanie finansami w środowisku międzynarodowym.
Przy operacjach międzynarodowych sprawdza się także opcja pozwalająca na rozliczenia wielowalutowe, która automatycznie wylicza różnice kursowe na podstawie aktualnych zestawień NBP. System usuwa więc konieczność ręcznego przeliczania walut i tym samym minimalizuje ryzyko pomyłek.
Plany kont podlegają swobodnej rozbudowie. Można je uzupełniać np. o dodatkową stawkę VAT itd. W module można też gromadzić dane pozafinansowe, dla przykładu – ilość zużytego paliwa.
Kompleksowe wsparcie operacji księgowych
Schematy dekretacji dokumentów
System ERP przyspiesza przebieg kluczowych operacji księgowych dzięki tzw. wzorcom dekretacji. Wszystkie dokumenty finansowe wprowadzane do systemu są automatycznie przypisywane do określonych kont wg. ustalonych schematów. Wzorce te określa sam użytkownik. ERP ma też algorytm służący do weryfikacji poprawności danych. Kontrola odbywa się już przy rejestracji plików, co pozwala uniknąć niezgodności na dalszych etapach procesowania dokumentu.
Przykładowe sposoby weryfikacji? Analiza statusu dokumentu źródłowego czy kręgu kosztowego.
Intuicyjne rozliczanie VAT
System automatycznie wypełnia niezbędne deklaracje VAT. Źródłem informacji są tu dane zapisywane w rejestrach w momencie, kiedy dokumenty księgowe trafiają do bazy danych. Dzięki temu użytkownicy mogą intuicyjnie rozliczać podatki.
Warto zaznaczyć, że oprogramowanie udostępnia wzory wszystkich aktualnych e – deklaracji, m.in.: VAT – 8, VAT – 9M, VAT – 14, VAT – EU czy VAT z dokumentów importowych (SAD) itd. Pozwala także na weryfikację aktualnego statusu podatkowego kontrahenta. Dzięki tzw. kontroli czynnego podatnika VAT.
Poza tym system umożliwia rozliczanie transakcji zagranicznych wg. procedury OSS (One Stop Shop). Pozwala na intuicyjne generowanie deklaracji VIU – DO, gdzie przedsiębiorca może wykazać całą sprzedaż wraz z zagranicznym podatkiem VAT, a następnie rozliczyć się w polskim Urzędzie Skarbowym. Przyspiesza to działania, bo usuwa konieczność regulowania podatków w państwach, z którymi firma prowadzi handel na odległość.
JPK i kompletne sprawozdania finansowe
System prowadzi użytkownika krok po kroku przez każdy etap tworzenia Jednolitego Pliku Kontrolnego. Każdy plik JPK podlega weryfikacji pod kątem poprawności danych i zgodności z obowiązującym schematem opublikowanym przez Ministerstwo Finansów. Po kontroli dokument zostaje automatycznie wysłany do właściwej instytucji w celu akceptacji. Z jednej strony daje to gwarancję poprawnie utworzonego pliku, z drugiej zapewnia terminową realizację obowiązku.
Poza JPK system umożliwia także intuicyjne tworzenie pełnych e – sprawozdań, które zawierają:
- Bilans
- Rachunek zysków i strat
- Rachunek pieniężny
- Dodatkowe informacje dotyczące podatku dochodowego
- Załączniki (noty i objaśnienia)
Mechanizmy kontrolujące: automatyzacja należności i zobowiązań
System ma mechanizm przeznaczony do kontroli bieżących należności finansowych (uwzględnia obce waluty). Funkcjonalność oblicza odsetki i automatyzuje wysyłkę wezwań do zapłaty do klientów, którzy przekroczyli termin rozliczeń. W podobny sposób informuje o zbliżającym się dniu uregulowania należności. Wsparcie zapewnia tu moduł Rozrachunki z aplikacją Windykator, która umożliwia tworzenie harmonogramów powiadomień o płatnościach i wezwań do zapłaty oraz personalizację wysyłanych maili i sms’ów. Dzięki przejęciu obowiązków windykacyjnych przez automaty, użytkownik nie musi pamiętać o terminach rozliczeń i wykonywać złożonych obliczeń. Przyspiesza to pracę i przekłada się na płynność finansową firmy.
Rzetelna analiza wyników finansowych = lepsze decyzje biznesowe
System ERP zapewnia precyzyjną kontrolę nad finansami przedsiębiorstwa. Kompletu informacji o rozchodach, przychodach, czy rozliczeniach dostarczają rzetelne raporty, dzienniki czy rozbudowane zestawienia budżetowe (okresowe, miesięczne, roczne).
Dostęp do szerokiego katalogu dokumentów przekłada się na pełną wiedzę o każdej najmniejszej operacji finansowej firmy, a tym samym trafniejsze decyzje finansowe i biznesowe. Zestawienia umożliwiają także przeprowadzanie symulacji wyników finansowych przed ich ostatecznym zaakceptowaniem, co pozwala na maksymalizowanie efektywności ekonomicznej firmy.
Co więcej, system udostępnia zestaw różnorodnych filtrów, które pozwalają sortować raporty i zestawienia finansowe wg. wielu kryteriów, np. daty czy konkretnych preferencji użytkownika. Ta personalizacja zapewnia im intuicyjną pracę z narzędziem i wgląd w czytelne dane finansowe.
Integracja z Krajowym Systemem e – Faktur
System ERP jest zintegrowany z Krajowym Systemem e – Faktur (KSeF). Obsługuje wysyłkę dokumentów sprzedażowych zarówno w trybie produkcyjnym, jak i demonstracyjnym. Ta ostatnia nie wywołuje żadnych skutków księgowych. Dzięki temu użytkownik wdraża się w obsługę narzędzia w bezpiecznym i izolowanym środowisku.
Po wybraniu preferowanego sposobu autoryzacji, np. tokenem i określeniu jego uprawnień, system udostępnia 2 intuicyjne metody wysyłki faktur: z poziomu dokumentu sprzedażowego oraz bufora eksportu do KSeF. Co istotne, oprócz eksportu pojedynczych faktur, można korzystać także z wysyłki zbiorczej. System automatycznie generuje plik XML i weryfikuje poprawność struktury gotowego dokumentu.
Oprogramowanie umożliwia także podgląd wszystkich faktur wysłanych do KSeF bez konieczności logowania do platformy. Z kolei przy wyjściu system automatycznie informuje o dokumentach, które, mimo że powinny, wciąż nie zostały tam wysłane (oznaczone jako „wysłać do KSeF”). Użytkownik zyskuje dzięki temu pewność, że nie zapomni o żadnej fakturze, którą należy przekazać do systemu KSeF.
Warto zaznaczyć, że system umożliwia również import faktur wystawianych przez dostawców firmy i zapisywanie ich jako dokumentów zakupu.
Dowiedz się więcej o systemach ERP !
Wszystkie wymienione funkcjonalności dotyczące obsługi finansów firmy oferują systemy ERP Streamsoft.
Producent tworzy oprogramowanie przeznaczone głównie dla firm produkcyjnych (Streamsoft Prestiż) oraz działających w obszarze handlu nowoczesnego (Streamsoft Verto).
Umów się na bezpłatną prezentację i dowiedz się więcej o możliwościach ERP w zakresie zarzadzania finansami przedsiębiorstwa.
