System ERP a cyfrowa transformacja przedsiębiorstw

Cyfrowa transformacja przedsiębiorstw (ang. digital transformation) polega na wdrażaniu nowoczesnych technologii w różnych obszarach firmy. Wiąże się nie tylko ze zmianą dotychczas używanej technologii, lecz także modelu biznesowego i kultury całej organizacji.

Obecnie cyfryzacja biznesu stanowi jeden z kluczowych czynników rozwoju, który wpływa korzystnie na konkurencyjność nowoczesnych firm. Dlaczego? Bo pozwala przedsiębiorcom na bieżąco dostosowywać się do dynamicznych rynkowych trendów i oczekiwań konsumentów. Ci ostatni wymagają m.in. błyskawicznej wysyłki zamówień (nawet w ciągu 24h), personalizowanej oferty i spójnego kontaktu z marką.

Kompleksowa strategia procesu cyfrowej transformacji wpływa na 3 poziomy funkcjonowania firmy.

• Zmiany pojedynczych procesów biznesowych: cyfryzacja biznesu dostarcza firmie nowoczesnych narzędzi, które automatyzują i optymalizują przepływ pracy. Pozwalają dzięki temu na szybszy przebieg wielu procesów biznesowych, np. wytwórczego czy związanego z organizacją wysyłki zamówień.
• Zmiana modelu biznesowego: dzięki cyfryzacji biznesu, która zapewnia jakościową komunikację i sprawny przepływ danych wewnątrz firmy, tradycyjny model biznesowy oparty na silosowej strukturze (brak integracji w pionie, np. między sferą produkcji, sprzedaży, logistyki czy HR) zmienia się w zintegrowaną organizację, w której wszyscy pracownicy mogą mieć dostęp do bieżących informacji o wszystkich aktywnościach firmy.
• Zmiana kultury i organizacji pracy: cyfrowa transformacja może całkowicie odmienić przebieg pracy na poszczególnych stanowiskach i kulturę organizacji. Stąd w procesie transformacji dobrze uwzględnić prezentację korzyści, jakich dostarcza wdrożenie nowych rozwiązań. Warto np. wyjaśnić pracownikom, jak narzędzie upraszcza działania na poszczególnych stanowiskach. Odpowiednie przygotowanie kadry przekłada się na maksymalne wykorzystanie potencjału transformacji.

System ERP automatyzuje zarówno operacje produkcyjne, jak i sprzedażowe czy finansowe (w zależności od branży). Przyspiesza to przebieg wielu procesów oraz minimalizuje ryzyko występowania pomyłek. Przykład? Samoczynne rozliczanie zleceń po zakończeniu produkcji czy automatyzacja procesu realizacji zamówień do dostawców. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą angażować większą ilość pracowników do zadań bardziej kreatywnych czy strategicznych.

System ERP automatyzuje prace także w zakresie kontaktów z klientami i przepływu dokumentacji. Pozwalają na to moduły CRM (Customer Relationship Management) i DMS (Document Management System).

Dzięki temu, że wszystkie moduły systemu ERP działają w ramach jednej bazy danych, pracownicy wszystkich działów mogą uzyskać szybki dostęp do informacji o każdym zdarzeniu w firmie. Tę korzyść dobrze obrazuje sytuacja: konsultant BOK rozmawia z klientem, który chciałby poznać aktualny status swojej reklamacji. Współdzielona baza danych pozwala pracownikowi błyskawicznie podejrzeć pełną historię reklamacji i tym samym udzielić rzetelnej informacji o postępie zgłoszenia. Efekt? Zadowolony klient, który wystawia firmie dobre opinie i chętnie realizuje kolejne zakupy.

Systemy ERP posiadają szeroki zakres integracji, który pozwala na sprawną współpracę z wieloma narzędziami zewnętrznymi. Dla przykładu oprogramowanie ERP dla produkcji integruje się m.in. z systemem MES (kontrola bieżącej wydajności maszyn), CAD (projektowanie brył 3D) czy CAD/CAM do nestingu (cięcie blach). Ostatnia integracja optymalizuje np. proces rozkładu w firmach produkcyjnych i sprzyja ekologicznej produkcji.

Oprócz wymienionych, istnieją też inne rodzaje integracji ERP-otoczenie biznesowe firmy, takie jak platformy sprzedaży (np. Magento), systemy płatności (np. Payu, Skrill, Mybenefit) czy kurierzy i dostawcy (w tym zagraniczni). Każda z nich przyspiesza lub upraszcza daną operacje i współpracę z operatorem odpowiedzialnym za konkretny proces.

Systemy ERP są ciągle rozwijane i adaptują się do potrzeb przedsiębiorców oraz zmian zachodzących na rynku. Nowe technologie, w tym algorytmy sztucznej inteligencji, stopniowo stają się częścią standardowych pakietów tych systemów. Przekłada się to na coraz bardziej zaawansowane możliwości, np. w zakresie analityki danych (Big Data) czy automatyzacji kluczowych procesów. Dzięki temu ERP mogą dostarczać przedsiębiorcom więcej jakościowych i dedykowanych rozwiązań zgodnych z ich potrzebami.

Podsumowując, system ERP wspiera proces transformacji cyfrowej przedsiębiorstw i dostarcza wielu korzyści, takich jak:

• automatyzacja powtarzalnych operacji (fizycznych i wirtualnych). Dzięki temu pracownicy mogą koncentrować się na bardziej kreatywnych zadaniach, zamiast na rutynowych czynnościach
• optymalizacja zarządzania danymi pozwala na precyzyjne prognozowanie trendów biznesowych, lepsze identyfikowanie potrzeb klientów czy wyznaczanie kierunków dalszego rozwoju
• spójna i szybsza komunikacja w obrębie całej firmy
• większa efektywność operacji, która przekłada się na redukcję kosztów i wzrost rentowności firmy
• adaptacja do ciągłych zmian w nawykach konsumentów oraz otoczeniu rynkowym zapewnia większą konkurencyjność na rynku

Wdrożenie systemu ERP wiąże się z kilkoma wyzwaniami. Przede wszystkim wymaga nakładów finansowych. W poczet kosztów systemu wchodzi zarówno cena zakupu narzędzia, jak i koszty wdrożenia oraz szkolenia pracowników. Te ostatnie są niezbędne, aby zapewnić wydajną i intuicyjną pracę w nowym środowisku.
Minimalizacji kosztów wdrożenia sprzyja współpraca z doświadczonym dostawcą. Jednym z polecanych jest Streamsoft. To polski producent systemów ERP obecny na rynku już od 35 lat, który oferuje 2 systemy łączące cechy oprogramowania zamkniętego (bogaty pakiet funkcjonalności bazowych) i otwartego (gotowość do rozwoju pod kątem oczekiwań użytkownika):

• Streamsoft Prestiż dla firm produkcyjnych (obecnie korzysta z niego ponad 500 firm z tej branży)
• Streamsoft Verto dla handlu nowoczesnego (wśród klientów liderzy branży, m.in. Grupa CCC w tym eobuwie.pl, Answear.com, New Balance, OPONEO)

Chcesz poznać więcej zalet systemów Streamsoft ? Umów się na bezpłatną prezentację, wypełniając formularz poniżej.