Przedsiębiorcy mogą dziś wybierać – tradycyjny sposób obsługi dokumentów lub nowoczesny elektroniczny obieg (system DMS), gdzie dokumenty przechodzą przez jasno wytyczone ścieżki – aż do finalnej akceptacji
Tradycyjny model obiegu dokumentów
W tradycyjnym (papierowym) obiegu dokumentów: faktury, zamówienia, oferty, wnioski urlopowe, protokoły, instrukcje stanowiskowe itp. są obsługiwane (drukowane, wypełniane, archiwizowane itd.) oraz przekazywane między poszczególnymi działami ręcznie. W teorii faktura potwierdzająca ważną transakcję zakupu powinna trafić do księgowości, a następnie do zarządu. W praktyce często wędruje przez wiele innych działów, zanim zostanie finalnie zaakceptowana. Cały proces może zabierać dużo czasu, przeciągając zakończenie istotnej sprawy.
Co to jest system DMS?
System DMS to oprogramowanie przeznaczone do cyfrowej obsługi dokumentów. Pozwala digitalizować i przechowywać dokumenty elektroniczne na współdzielonych, pojemnych serwerach, wprowadzać w cyfrowy obieg wg ustalonej ścieżki akceptacji oraz tworzyć podręczne katalogi potrzebne w aktualnej pracy.
W repozytorium systemu DMS można gromadzić wiele rodzajów dokumentów, w tym rozliczeniowe (np. faktury), kadrowe (np. delegacje, wnioski pracownicze), sprzedażowe (np. oferty) itd.
Korzyści wynikające z wdrożenia DMS
Wśród licznych korzyści, jakie zapewnia system DMS, kluczowe są:
- minimalizacja czasu i kosztów związanych z obsługą dokumentacji
- minimalizacja ryzyka zgubienia dokumentów
- możliwość szybszego tworzenia nowych szablonów dokumentów
Jak działa system DMS? Czyli sprawny workflow dokumentów w praktyce
DMS wspomaga każdy etap procesowania dokumentów elektronicznych:
Prosta rejestracja
Rozwiązanie umożliwia szybkie wprowadzanie do obiegu dokumentów wewnętrznych oraz zewnętrznych. Te pierwsze narzędzie automatycznie przypisuje do właściwych ścieżek akceptacji. Są to przede wszystkim dokumenty z obrotu handlowo – magazynowego, takie jak: zamówienia, oferty czy umowy z klientami. Zewnętrzne (np. od kontrahentów) są z kolei szybko rejestrowane w bazie – za pomocą mechanizmu pól predefiniowanych. Co więcej, każdy z nich da się łatwo powiązać z odpowiednim dokumentem magazynowym, sprzedażowym lub zakupowym. Przydatną funkcją jest również możliwość importowania oraz wprowadzania w obieg dokumentów z systemu KSeF.
Szybki obieg, szybka akceptacja
Ścieżka akceptacji dla dokumentów zidentyfikowanych składa się z kolejnych poziomów, na których są one weryfikowane przez określone osoby lub grupy (np. dział kadr). Przypomina to schemat projektu. Jeśli dokument spełnia kryteria, trafia na kolejny poziom. Jeśli nie, zostaje cofnięty w celu uzupełnienia lub wprowadzenia zmian. Taka automatyzacja obiegu dokumentów sprawia, że cały proces przebiega wg jasno określonych scenariuszy, w sposób przejrzysty dla użytkownika.
Zdarza się jednak, że do firmy wpływa dokument niepasujący do żadnego wzoru (np. dowód transakcji zagranicznej) – bez przypisanego obiegu. Co wtedy? Pomagają tu ścieżki akceptacji dynamicznej i ad-hoc, które pozwalają na sprawne procesowanie, nawet jeśli nie przygotowano wcześniej określonych schematów obiegu. Po zatwierdzeniu dokumentu system automatycznie wysyła powiadomienie (e-mail, sms, alert) do odpowiedniej osoby. Gwarantuje to pełną przejrzystość procesów.
Warto podkreślić, że długość ścieżki akceptacji jest dowolna. Można tworzyć zarówno proste, jak i zaawansowane obiegi. Dla przykładu w jednej z firm, która stosuje system DMS, zamodelowano cyfrowy obieg dokumentów dla procesu sprzedaży składający się z dwóch poziomów (dział sprzedaży – prezes).
Pojemne repozytorium, własny katalog i szablony dokumentów
W DMS użytkownik znajdzie też pojemne repozytorium dokumentów, w którym w szybki sposób może wyszukiwać potrzebne informacje. Pomagają w tym wbudowane filtry uwzględniające różne kryteria (m.in. nazwa, źródło, data, sygnatura akt, typ itd.). Użytkownicy mogą też archiwizować dokumenty elektroniczne oraz tworzyć własne katalogi, podlinkowując te potrzebne w aktualnej pracy. Przyspiesza to realizację zadań.
Dostępna jest też opcja tworzenia nowych dokumentów na podstawie istniejących już plików (szablony dokumentów firmowych). Sprawdza się szczególnie w generowaniu tych o podobnej strukturze, np. protokołów czy instrukcji stanowiskowych. Co więcej, wszystkie dokumenty elektroniczne można wersjonować, a poprzednie wersje bezpiecznie przechowywać w cyfrowym archiwum. Dzięki temu zawsze da się powrócić do tej, która wydaje się najbardziej atrakcyjna.
System DMS – razem czy osobno?
System DMS może być osobnym narzędziem lub jednym z modułów zintegrowanego oprogramowania ERP, np. Streamsoft Prestiż. Wówczas jest częścią kompleksowego rozwiązania informatycznego i wraz z innymi modułami (m.in.: produkcyjnym, handlowo – magazynowym, kadrowym) zapewnia pełną obsługę przedsiębiorstwa, przetwarzając całość dokumentacji generowanej w każdym obszarze firmy.
Warto podkreślić, że użytkownik ERP może mieć dostęp do DMS mobile – mobilnej wersji systemu zarządzania dokumentacją. Aplikacja pozwala realizować kluczowe operacje dostępne w wersji desktopowej na ekranach smartfonów (IOS/Android). W kilku tapnięciach można wprowadzać dokumenty w cyfrowy obieg, przekazywać w dół lub górę ścieżki i akceptować… w domu, biurze czy w każdej innej lokalizacji
Ile kosztuje system DMS zintegrowany z ERP?
Na całkowity koszt zakupu DMS z ERP składa się kilka czynników. Zależy on przede wszystkim od wybranego modelu użytkowania systemu – zakup lub subskrypcja. Pierwszy wiąże się z jedną dużą opłatą za zakup oprogramowania oraz mniejszymi za kolejne aktualizacje. W drugim modelu klient w zamian za cykliczne, comiesięczne opłaty otrzymuje dostęp do funkcji narzędzia instalowanego na zewnętrznych serwerach – w chmurze (cloud computing). Tym samym nie ponosi kosztów rozbudowanej infrastruktury serwerowej.
Która opcja jest korzystniejsza? To zależy. Jeśli firma obsługuje względnie stałą liczbę dokumentów w ciągu roku, to korzystniejszym zdaje się zakup. Z kolei jeśli występują okresy, podczas których ilość procesów i dokumentów wyraźnie wzrasta (np. akcje promocyjne), to wynajem może okazać się strzałem w dziesiątkę. Głównie ze względu na możliwość szybkiego skalowania (tworzenie nowych stanowisk, rozwiązania dedykowane itd.).
Poza tym w poczet kosztów wchodzą też koszty wdrożenia oraz cena licencji, czyli modułów. Ta z kolei zależy od ilości użytkowników oraz zakresu, w jakim będą oni korzystali z funkcjonalności.
Choć składowych jest kilka, to warto wiedzieć, że wdrożenie systemu zarządzania dokumentacją DMS (wraz z ERP) to inwestycja, który zwraca się zazwyczaj w ciągu paru kolejnych miesięcy.
Dowiedz się więcej o elektronicznym obiegu dokumentów
Elektroniczna obsługa dokumentów zapewnia przedsiębiorcom liczne korzyści.
Jesteś zainteresowany digitalizacją i automatyzacją obiegu dokumentów w swojej firmie? Chcesz poznać koszty wdrożenia? Wypełnij formularz i weź udział w bezpłatnej prezentacji z naszym ekspertem.
