Kiedy warto zmienić system ERP?

Impulsem do refleksji o wymianie systemu ERP (ang. Enterprise Resource Planning) jest najczęściej niska wydajność procesów biznesowych (np. realizacji zamówień czy rozliczania i księgowania płatności) przekładająca się na opinie klientów firmy.

Jeżeli do tej pory oprogramowanie działało dobrze, to niższa efektywność wynika przeważnie z rosnącego wolumenu transakcji i procesów będących skutkiem rozwoju biznesu (ekspansja rynków zagranicznych, tworzenie nowych oddziałów czy fuzje i połączenia spółek). Software przestaje działać wydajnie, a te same operacje trwają dłużej. Jest to sygnał, że oprogramowanie wyczerpało swoje możliwości technologiczne.

Z drugiej strony potrzeba zmiany systemu ERP wynika często z chęci zwiększenia potencjału firmy. To odwrotność ciągu: najpierw rozwój, później wdrożenie. Innymi słowy, decyzję o zmianie narzędzia dyktuje chęć podniesienia wydajności pracy czy nadążania za postępującą rewolucją cyfrową. Podsumowując, choć procesy przebiegają, jak należy, to użytkownik oczekuje więcej, szybciej i dokładniej.

Tacy przedsiębiorcy często zastanawiają się także, czy aktualny system zapewni solidne wsparcie dla firmy w przyszłości. Słuszność tej refleksji potwierdzają badania firmy Gartner informujące, że z roku na rok rośnie liczba organizacji (65 % w roku 2023) stosujących ERP oparte na chmurze obliczeniowej i wyposażonych w aplikacje mobilne, uczenie maszynowe, czy AI (ang. Artifical Intelligence). Wskazuje to, że kluczowe dla utrzymania konkurencyjności w realiach nowoczesnego rynku będą systemy obsługujące szereg najnowocześniejszych technologii, które przekładają się na:

• większą rentowność
• większe możliwości skalowania i rozwoju
• utrzymanie konkurencyjności w przyszłości

Każdy przedsiębiorca, który uczestniczył we wdrożeniu, wie, że to złożony i długi proces. Czasami studzi to zapał do wprowadzania zmian.

Czy wobec tego lepiej ograniczyć się do aktualizacji obecnego systemu?

Niezupełnie.

Dla jakościowego przebiegu wielu etapów wdrożenia, np. eksportu wszystkich istotnych danych do nowego systemu, kluczowe jest zaangażowanie zespołu wdrażanej firmy. Przy okazji mogą oni wykorzystać ten moment na pogrupowanie i wydzielenie zasobów archiwalnych i już nieużywanych (np. starych sprawozdań finansowych), czyli przeprowadzenie tzw. data cleansing (czyszczenie danych).

Poza tym modernizacja czy rozbudowa obecnego systemu może trwać dłużej, niż wdrożenie nowego i generować większe koszty. Zwłaszcza jeśli użytkownik musi zmieniać core systemu, za każdym razem, kiedy narzędzie należy np. dostosować do nowych przepisów.

Jak uzyskać gwarancję, że wdrożenie będzie przebiegać sprawnie a zmiana systemu ERP zapewni skuteczną pracę przez lata?

Przede wszystkim warto zwrócić uwagę na kilka kwestii:

• doświadczenie dostawcy: wybór dostawcy z długoletnim doświadczeniem w branży, to dobry krok w stronę sprawnego wdrożenia systemu ERP. Profesjonalista przykłada się do każdego etapu implementacji. Począwszy od analizy przedwdrożeniowej i kompletowania zespołu projektowego, przez konfigurację systemu, po testy gotowej instalacji. Następnie instruuje, jak korzystać z narzędzia, prowadząc warsztaty i ćwiczenia. Czym kierować się, oceniając skuteczność dostawcy? Wziąć pod uwagę opinie i referencje wystawiane przez klientów. Im liczniejsze i branżowe, tym lepiej.
• czy system spełnia potrzeby firmy: warto upewnić się, że narzędzie dostarcza tego, czego potrzebujemy. Jeśli firma rozpoczęła sprzedaż w modelu omnichannel, to czy system obsługuje różne kanały dystrybucji (marketplace, sklepy online/offline, aukcje)? Czy posiada wydajną bazę danych, która udźwignie duży wolumen przyrostu danych (np. zamówień), będący efektem ekspansji zagranicznej czy akwizycji konkurentów z rynku itd.?
• czy jest zgodny z przepisami i aktualizowany na czas: zakres funkcji to jedno, inna sprawa to zgodność z aktualnymi przepisami. Rzetelny producent aktualizuje oprogramowanie zawsze, kiedy pojawia się konieczność dostosowania do nowych regulacji (np. w ramach integracji z KSeF). Daje to pewność, że wszystkie procesy, zarówno obecne, jak i przyszłe przebiegają zawsze zgodnie z regulacjami.
• czy rozwija się wraz z firmą: dobrze, żeby system był na tyle otwarty, aby oprócz obecnych, zaspokajał także przyszłe potrzeby przedsiębiorstwa, niezależnie czy napędzane przez rozwój technologii, proces skalowania czy ekspansji zagranicznej. Służą temu rozwiązania pozwalające na tworzenie m.in. mechanizmów dedykowanych.
• czy dostawca oferuje helpdesk: wsparcie powdrożeniowe jest istotne zwłaszcza w początkowym okresie pracy z systemem. W ramach serwisu doświadczeni konsultanci pomagają klientowi np. przy aktualizacjach oraz zawsze, kiedy potrzebuje wsparcia.

Polecanym systemem ERP jest Streamsoft Verto, zaprojektowany i stworzony przez doświadczonego polskiego producenta i dostawcę, który jest obecny na rynku od 35 lat. Narzędzie łączy cechy systemów zamkniętych (gotowe moduły dopasowane do różnych działów firmy) oraz otwartych na dalszą rozbudowę (rozwiązania dedykowane). Dostarcza więc odpowiednich rozwiązań na każdym etapie rozwoju.

System wyróżnia wydajna baza danych działająca sprawnie w organizacjach z dużym wolumenem operacji (wielkości nawet 15 terabajtów). Dzięki temu w miarę rozwoju przedsiębiorstwo nadąża z obsługą wzrastającej ilości procesów i transakcji. Od realizacji zamówień i wysyłek, przez generowanie niezbędnych dokumentów, po obsługę zwrotów czy reklamacji. Co istotne, nigdy kosztem spadku wydajności instalacji.

Po pierwsze producent systemu udostępnia aktualizacje zawsze, kiedy wymagają tego zmiany w regulacjach prawnych. Po drugie oprogramowanie Streamsoft ma też specjalne rozszerzenia przeznaczone do obsługi specyficznych operacji gospodarczych np. VAT – UE, które uzupełniają instalację bazową. Dzięki temu każda zmiana przepisów dot. procesowania tych deklaracji nie wymaga instalacji kolejnej wersji systemu w wersji LTS (długo wspierana). Efekt? Błyskawiczna adaptacja do nowych wymogów prawnych, bez konieczności czasochłonnej aktualizacji całego systemu.

Gotowe rozwiązania w postaci modułów dla kluczowych obszarów firmy (np. sprzedaż, logistyka, finanse i księgowość) to jedno. Druga sprawa to elastyczność systemu ERP, która pozwala na rozwój funkcjonalności w kierunkach najbardziej pożądanych przez klienta. Służy do tego platforma programistyczna Streamsoft Next, która umożliwia swobodną rozbudowę narzędzia na każdym etapie rozwoju organizacji.

Co ważne, proces tworzenia aplikacji opiera się na technikach No Code/Low Code. Polega na układaniu czy dobieraniu potrzebnych funkcji metodą Drag&Drop. Dzięki temu możemy tworzyć rozwiązania w sposób intuicyjny i przystępny nawet dla mniej zaawansowanych użytkowników.

Warto podkreślić, że istnieją różne sposoby optymalizacji wydatków na system ERP.  Popularnym jest  skorzystanie z leasingu projektu czy dotacji UE na informatyzację przedsiębiorstwa. Można także zdecydować się na wynajem licencji (model abonamentowy SaaS). Wówczas niższe są koszty inicjalne, bo nie trzeba kupować licencji na własność. Klient ponosi jedynie opłatę miesięczną za dostęp do systemu (którą można uwzględnić w kosztach prowadzenia działalności).

Większość firm digital’owych decyduje się także na outsourcing infrastruktury IT (IaaS) tj. wynajem konkretnych mocy obliczeniowych dobranych do bieżących wymagań systemu. Takie konfiguracje są „skrojone na miarę” i mogą być skalowane zgodnie z potrzebami organizacji. Firma nie inwestuje w przewymiarowane serwery fizyczne, które trzeba utrzymywać i rozbudowywać. Nie ponosi także kosztów związanych z rozwojem kompetencji IT, bo o wszystko dba zewnętrzny opiekun.

Więcej o skutecznym wdrożeniu systemu ERP przeczytasz tu: https://www.streamsoft.pl/systemy-erp/jak-wyglada-wdrozenie-systemu-erp/ 

Wypełnij formularz i sprawdź orientacyjny koszt wdrożenia.