Jak system ERP poprawia produktywność firmy

System ERP (ang. Enterprise Resource Planning) jest wielomodułowym oprogramowaniem przeznaczonym do zarządzania zasobami i procesami firmy. Każdy moduł posiada funkcje dopasowane do optymalizacji pracy w jej konkretnym obszarze (finanse, sprzedaż, kadry itd.). Wszystkie moduły działają natomiast w ramach jednej bazy danych, co zapewnia spójność danych.

W efekcie wdrożenia systemu wzrasta więc przejrzystość działań, a przedsiębiorca zyskuje możliwość uporządkowania wszystkich procesów w jednym narzędziu, co przekłada się na większą produktywność.

Poniżej omawiamy kluczowe zalety ERP i ich rolę w procesie zwiększania wydajności pracy.

System ERP automatyzuje wiele powtarzalnych operacji. Pozwala to włączyć pracowników w obszar bardziej kreatywnych czy strategicznych działań, podnosząc jednocześnie ich produktywność. Automatyzacja może dotyczyć tak działań finansowych (księgowanie faktur), jak i wytwórczych (generowanie zleceń produkcyjnych) czy związanych z zarządzaniem zapasami (inwentaryzacja).

Przykład? ERP automatyzuje proces generowania zamówień do dostawców. Rola pracownika polega tu głównie na definiowaniu powiązań między dostawą a bieżącymi zamówieniami (do klientów/wewnętrznymi). W wyniku tego system wylicza ilości potrzebnych produktów i generuje rezerwację na zakup towaru. Uwzględnia przy tym sugestie materiałowe oraz określone minima zakupowe.

W zautomatyzowany sposób przebiega także weryfikacja struktury plików XML w procesie wysyłki e-faktur do platformy KSeF. W podobny sposób system informuje użytkownika, że dokument dotarł do bazy platformy.

System ERP gromadzi informacje pochodzące z różnych działów firmy. Dzięki temu np. pracownicy biura obsługi klienta mogą podejrzeć aktualny status reklamacji procesowanej na magazynie bez odchodzenia od biurka. Analogicznie kierownik produkcji zyskuje wgląd w bieżące prognozy sprzedaży wyliczone w dziale marketingu. Pozwala na to zintegrowany plan tworzony w metodologii APICS, który agreguje informacje ze wszystkich istotnych dla procesu planowania obszarów.

Systemy ERP współpracują ponadto z wieloma urządzeniami zewnętrznymi, które przyspieszają wprowadzanie danych do bazy oprogramowania. Są to m.in. panele dotykowe, tablety, czytniki czy skanery QRCODE i RFID (identyfikacja przy użyciu fal radiowych).

System zapewnia sprawną organizację dokumentów różnego typu. Zarówno tych zewnętrznych (np. dokumenty kasowe), jak i wewnętrznych (np. cenniki, umowy z kontrahentami). Dla każdego z nich można określić ścieżkę akceptacji, do której zostanie on przypisany, jeśli spełnia ustalone warunki. Kryterium może być np. miejsce sprzedaży, ilość pozycji czy wartość dokumentu. Obiegi składają się przeważnie z kilku etapów, np. sekretariat – kierownik – zarząd. A akceptacja polega na przesyłaniu pliku w górę aż do finalnego etapu.

Użytkownik może tworzyć również ścieżki warunkowe, czyli zestaw alternatywnych obiegów dokumentów. Wpadają tam pliki, które nie spełniają warunków głównej ścieżki dla danego typu dokumentów. Oznacza to, że jeżeli głównym warunkiem przypisania faktury do danego typu ścieżki jest wartość 1000 zł, to ta o wartości 500 zł wpadnie na ścieżkę alternatywną (jeżeli została przygotowana).

Warto podkreślić, że na komfortową pracę wpływa fakt, że całość dokumentacji systemowej jest skatalogowana w specjalnym repozytorium, które umożliwia ich filtrowanie. A także dostęp do DMS aplikacji mobilnej.

Oprogramowanie ERP wpływa korzystnie na jakość komunikacji oraz współpracy wewnątrz firmy. Pozwala na efektywne zarządzanie projektami z udziałem wielu pracowników różnych obszarów przedsiębiorstwa. Istotną rolę pełni tu moduł CRM. Co umożliwia ?

Każdy projekt może mieć w systemie formę czytelnego drzewa zdarzeń/wykresu Gantt’a z możliwością przypisania do niego zadań projektowych i zasobów (np. samochód, laptop, sala itd.). W projekcie możemy wyznaczać zadaniom czas realizacji w tym deadline’y, typy i raportować postęp. Zmiany na takim wykresie wykonuje się intuicyjnie metodą przeciągnij i upuść. Dzięki temu wprowadzanie modyfikacji w zakresie terminów, zasobów czy uczestników, polega jedynie na przeciąganiu elementów po czytelnej graficznej interpretacji.

Warto zaznaczyć, że CRM udostępnia graficzny kalendarz pracy oraz system alertów, które przypominają o zbliżających się wydarzeniach. Użytkownik modułu ma też możliwość szybkiego wglądu w raporty stanu realizacji monitorujące bieżący postęp działań, które zapewniają kontrolę nad każdym etapem projektu.

W tym zakresie ERP wspiera szereg procesów dotyczących przepływu środków pieniężnych dzięki rozbudowanemu modułowi Finanse i Księgowość. Rozwiązanie umożliwia obsługę wszystkich dokumentów źródłowych z poziomu jednego intuicyjnego interfejsu. Gwarantuje pełną poprawność dokumentów finansowych spływających do systemu dzięki weryfikacji za pomocą tzw. wzorców dekretacji. A także kompletną sprawozdawczość finansową i podatkową (JPK, VAT, e-sprawozdania), która zapewnia kontrolę nad wszystkimi wydatkami przedsiębiorstwa.

Sprawne zarządzanie kapitałem ludzkim jest jednym z najważniejszych czynników wpływających na sukces przedsiębiorstwa. Jak pomaga ERP? Usprawniając m.in. proces monitorowania czasu pracy czy tworzenia grafików. Te ostatnie można sporządzać w wymiarze godzinowym, dziennym, tygodniowym czy miesięcznym.

Szybki pogląd grafiku i ewidencji czasu pracy zapewnia aplikacja Panel Pracownika. Responsywny layout apki gwarantuje komfortową i intuicyjną obsługę również na urządzeniach mobilnych. Dzięki temu użytkownicy uzyskują potrzebne informacje w kilku klikach i to na jednym czytelnym oknie.

Potrzebne do produkcji/sprzedaży. Są to surowce, półprodukty i wyroby gotowe. System ERP oferuje szerokie możliwości w zakresie zarządzania tym obszarem. Wspiera m.in koordynowanie dostaw, monitorowanie stanów magazynowych i przepływ produktów w całym łańcuchu dostaw. Optymalizuje także wszelkie działania związane z ruchami międzymagazynowymi, np.: alokację, relokację oraz kompletację zamówień.

System ERP jest elastycznym narzędziem dostosowanym do specyfiki konkretnego odbiorcy (firmy). Cechuje go też gotowość do dalszej rozbudowy w miarę rozwoju firmy. Jak to wygląda w praktyce?

W zależności od potrzeb przedsiębiorca wybiera konkretne moduły lub decyduje się na wdrożenie pełnej konfiguracji. W praktyce rzadko korzysta z jednego, z góry ustalonego zestawu funkcjonalności. Ponadto każdy moduł można parametryzować, tak, aby najlepiej odpowiadał na potrzeby firmy i wdrożyć w odpowiednim czasie, już po zakończeniu głównego projektu. Takie połączenie systemu zamkniętego i konfiguracji gotowej na dalszą rozbudowę ułatwia przedsiębiorcy adaptację do ciągłych i dynamicznych zmian na rynku.

Np. system ERP Streamsoft Verto został zbudowany na platformie Streamsoft Next, która umożliwia wielopoziomową rozbudowę systemu zgodnie z potrzebami firmy. Rozwiązanie pozwala na tworzenie aplikacji klienckich spójnych z core systemu. Każda z nich posiada interfejs wyposażony w dokładnie te same funkcje co system, zapewniając intuicyjną obsługę spójną z pozostałymi funkcjami oprogramowania ERP.

Podsumowując, wdrożenie systemu ERP wpływa na produktowość organizacji, zapewniając:

• większą precyzję działań i minimalizację błędów
• wsparcie na etapie rozwoju firmy
• jakościową komunikację w obrębie firmy
• synchronizację wszystkich działań w firmie
• pełną kontrolę nad procesami i zasobami

Między innymi z tego powodu systemy Streamsoft zajmują jedno z czołowych miejsc wśród rozwiązań IT. Korzystają z niego liderzy z wielu branż, m.in. handlu nowoczesnego, produkcji oraz handlu tradycyjnego.

Wypełnij formularz i sprawdź orientacyjny koszt wdrożenia.