Dynamiczne tempo zmian i duża konkurencja są codziennością współczesnego rynku. Przedsiębiorcy dążą więc do przyspieszenia kluczowych procesów biznesowych w firmie, stawiając na automatyzację.
Proces biznesowy - co to jest ?
Pojęcie procesu biznesowego jest szerokie. Oznacza ciąg następujących po sobie czynności, gdzie każda jest kolejnym szczeblem prowadzącym do realizacji określonego celu biznesowego i zwiększenia efektywności, np. wzmocnienia wizerunku firmy.
W codziennej pracy organizacji wykonuje się wiele mniej lub bardziej złożonych działań. Od prostej edycji faktur i rozliczeń, po realizację zleceń produkcyjnych – procesu, na który składa się kilka mniejszych etapów, takich jak: zakup materiału, planowanie operacji, marszrut itd. Automatyzacja procesów biznesowych (ang. Business Process Management) polega na wdrożeniu nowoczesnych narzędzi IT w celu ich optymalizacji.
Szybsza praca i redukcja kosztów: dlaczego warto postawić na automatyzację procesów biznesowych?
Automatyzacja procesów biznesowych zapewnia firmom wiele korzyści. Na wyraźne usprawnienie pracy wskazuje 94% przedsiębiorstw wymienionych w raporcie FM Logistic[i], które zdecydowały się częściowo zautomatyzować pracę.
Kluczowe korzyści wynikające z automatyzacji procesów biznesowych:
- redukcja czasu realizacji zadań (więcej czasu na działania strategiczne)
- wzrost bezpieczeństwa i poprawa jakości pracy
- zmniejszenie liczby zasobów koniecznych do realizacji zadania
- redukcja kosztów pracy
- minimalizacja błędów
Jak system ERP automatyzuje procesy biznesowe ?
System ERP Streamsoft Verto zapewnia kompleksową automatyzację procesów biznesowych. Działa na jednej bazie danych (nawet do 12 – 15 terabajtów), współdzielonej przez wszystkie obszary firmy. Dzięki temu informacje wprowadzane w jednym są od razu widoczne w innych. Gwarantuje to pełną przejrzystość procesów w firmie.
Warto podkreślić, że Streamsoft Verto to oprogramowanie wielofirmowe, umożliwiające działanie wielu spółek grupy kapitałowej na jednej instancji. Dzięki temu, w zależności od nadanych uprawnień dane wprowadzone w każdej firmie wchodzących w poczet grupy kapitałowej mogą być widoczne dla wszystkich użytkowników w jednym miejscu.
System ten wykorzystuje wiele nowych technologii takich jak sztuczna inteligencja (ang. Artificall Inteligence) oraz silnik BPM 2.0. (ang. Bussines Process Modeling). Dodatkowo posiada silnik skryptowy DISEN 2.0 (Dynamic Engine Script), który uwzględnia m.in. technologię RAD (Rapid Application Development), zapewniającą szybki rozwój systemu. Warto również wspomnieć o możliwości rozbudowy systemu poprzez dodawanie autorskich, dedykowanych rozwiązań w danej organizacji.
System ERP w automatyzacji procesów biznesowych - przykłady
Finanse i Rozrachunki
System automatyzuje wiele czynności związanych z obsługą operacji finansowych. Automatycznie generuje m.in.: deklaracje podatkowe, sprawozdania finansowe, wyceny waluty, przeksięgowania oraz rozliczenia międzyokresowe kosztów. Dostarcza też tzw. rozdzielników kosztów, które dzielą środki kumulowane na kontach na szczegółowe wartości wg ustalonej wcześniej zasady. Reguła może uwzględniać określony typ produktów (np. hurt, detal) oraz czas przeznaczony na ich obsługę w magazynie. Ta szczegółowa klasyfikacja kosztów zapewnia wgląd w przejrzysty obraz wyników finansowych firmy.
Poza tym w systemie sprawnie przebiega obsługa faktur klientów korzystających z metody kasowej, Ulgi za długi oraz objętych podatkiem u źródła.
METODA KASOWA
Faktury zakupu od dostawcy, który korzysta z metody kasowej system automatycznie ujmuje w dokumencie JPK_V7 w okresie, w którym je opłacono. W tym celu wystarczy zaznaczyć odpowiednie pole w kartotece kontrahenta. Oprogramowanie jednocześnie księguje podatek VAT do odliczenia na odpowiednie konta.
ULGA ZA DŁUGI
Obsługa podatków objętych Ulgą na złe długi (zmniejszenie podstawy opodatkowania o wartość nieopłaconych faktur) sprowadza się w systemie do dwóch czynności: wyksięgowania podatku na podstawie wygenerowanego wcześniej zestawienia faktur oraz ponownego zaksięgowania w dacie zapłaty. W przypadku, kiedy wpłata zostanie przekazana w odpowiednim okresie, system automatycznie zaksięguje kwotę podatku i wykaże fakturę w deklaracji JPK_V7.
WHT
Streamsoft Verto zapewnia również sprawną obsługę podatku u źródła obejmującego przedsiębiorców, którzy nabyli usługi niematerialne.
System automatyzuje proces rejestracji dokumentów objętych WHT oraz tworzenia odpowiednich deklaracji (IFT – 2R). Pozwala również wprowadzać certyfikaty rezydencji. Dzięki temu wyręcza użytkowników w obsłudze kluczowych formalności.
Obsługa klienta
Dzięki centralnej bazie danych i automatyzacji przepływu informacji konsultanci BOK mogą udzielać klientom rzetelnych oraz wyczerpujących odpowiedzi od razu, kiedy Ci dopytują np. o postęp czy status wysłanej reklamacji (bez odsyłania do innych działów).
Zarządzanie projektami
System ERP dostarcza narzędzi do modelowania przepływu pracy (workflow), które wspierają realizację grupowych projektów. W tym celu rozwiązanie umożliwia np. automatyczną wysyłkę przypomnień o spotkaniach i wydarzeniach. Sposób powiadomień można dostosować do indywidualnych preferencji. Dostępne opcje? Dymek, sms, e – mail czy informacja na pasku startu.
Logistyka
Oprogramowanie automatyzuje procesy zarządzania ilością towaru w całej sieci sprzedaży dzięki opcji replenishment (dotowarowanie). Kluczową rolę odgrywa tu tzw. algorytm sesji zaopatrzenia, który samoczynnie wylicza ilości towarów potrzebne w danym punkcie, odciążając pracowników. W tym celu mechanizm uwzględnia dane z różnych okresów, stan bieżący magazynu oraz aktualne nadwyżki.
Dzięki temu punkty sprzedaży zawsze dysponują odpowiednią ilością towaru.
Procesy sprzedażowe
Sprzedaż e-commerce działa w systemie na podstawie zautomatyzowanych scenariuszy, które umożliwiają wystawienie dokumentu sprzedaży praktycznie bez udziału użytkownika.
System Streamsoft Verto ma opcję inteligentnego rozpoznawania rodzaju sprzedaży, która umożliwia szybki dobór odpowiedniego typu dokumentu dla danej transakcji oraz przypisanie właściwych stawek podatku od towarów i usług. Dotyczy to zarówno dostaw na terytorium kraju, WDT i eksportu, jak i WSTO. Upraszcza to wystawianie dokumentu sprzedaży z zagraniczną stawką VAT na terenie krajów UE lub w ramach procedury VAT OSS.
Poza tym ustalenie daty przychodu podatkowego oraz powstania obowiązku podatkowego VAT przebiega automatycznie wg opracowanych algorytmów. Dzięki temu proces sprzedaży jest bardziej efektywny, a ryzyko popełnienia błędu związanego z interpretacją przepisów podatkowych zminimalizowane.
System ma również funkcję inteligentnej rezerwacji towaru wg lokalizacji. Dzięki temu podczas realizacji zamówień algorytm narzędzia automatycznie analizuje zarówno stany magazynów centralnych, jak i salonów stacjonarnych. Brak produktu na magazynie głównym nie przekreśla więc finalizacji transakcji.
Algorytm sprawdza się również przy zamówieniach wielopozycyjnych. Jeżeli na magazynie centralnym brakuje jednej pozycji (np. 1 z 3), to mechanizm weryfikuje ich dostępność w salonach całej sieci.
Dowiedz się więcej o automatyzacji procesów biznesowych z systemem ERP
Wśród kluczowych korzyści będących efektem automatyzacji użytkownicy Streamsoft wymieniają: wsparcie kluczowych działań back – endowych, możliwość przetwarzania tysięcy transakcji i informacji, czy skrócenie czasu realizacji zamówień. Dzięki zastosowaniu rozwiązań Streamsoft potwierdzają obsługę nawet 75 tys. transakcji dziennie.
Chcesz poznać więcej szczegółów dot. systemów ERP i ich roli w automatyzacji procesów biznesowych? Umów się na bezpłatną prezentację z ekspertem, wypełniając formularz na dole.
