5 mitów dotyczących systemów ERP

Panuje przekonanie, że system ERP (ang. Enterprise Resource Planning System) sporo kosztuje. Jednak cena zależy od wielu czynników, m.in.: złożoności wdrożenia, liczby przyszłych użytkowników czy indywidualnych potrzeb firmy. Poza tym istnieje wiele czynników i praktyk, które minimalizują koszty nabycia i eksploatacji systemu, np.:

• wynajem zamiast zakupu: czyli subskrypcja licencji w modelu abonamentowym ASP. Klient wynajmuje oprogramowanie od dostawcy lub producenta. Oprócz niższej ceny zaletą modelu jest też duża skalowalność użytkowników narzędzia, co optymalizuje pracę np. w czasie promocji czy peaków sprzedażowych.
• dofinansowanie: popularną formą finansowania zakupu są dotacje UE: firma kupuje system i otrzymuje częściowy zwrot z funduszu. Dotacje na zakup ERP przysługują zarówno dużym, średnim, jak i mniejszym podmiotom.
• zwrot z inwestycji: w dłuższej perspektywie wdrożenie ERP zwiększa rentowność przedsiębiorstwa, ponieważ wpływa korzystnie na jego produktywność. Potwierdza to zwrot z inwestycji (ROI), który niekiedy przebija wkład nawet o kilkaset procent.

System ERP sprawdza się wyłącznie w dużych firmach i korporacjach. Mit upada w konfrontacji z doświadczeniem, wiele małych przedsiębiorstw z sukcesem stosuje takie narzędzia do optymalizacji codziennej pracy, skutecznie budując przewagę konkurencyjną na rynku.

Poza tym na rynku dostępne są też ERP przygotowane z myślą o mniejszych firmach, z odpowiednio dostosowanym zakresem funkcji.

W świetle kolejnego mitu system ERP jest skomplikowany w obsłudze.

Aby obalić ten pogląd, wystarczy przywołać kilka istotnych faktów:

• wysoki poziom automatyzacji: system ERP automatyzuje i upraszcza wiele operacji, tym samym odciążając pracowników od konieczności wykonywania różnych zadań. Oprócz rutynowych operacji, automatyzacja obejmuje również te bardziej złożone, jak np. dobór zasobów do operacji produkcyjnych w procesie harmonogramowania szczegółowego.
• wysoki poziom personalizacji: ERP daje szerokie możliwości personalizacji. Pozwala m.in. tworzyć autorskie interfejsy. Użytkownik może wciągnąć do podręcznego menu kluczowe dla swojej pracy i najczęściej używane funkcjonalności (np. tworzenie projektów w module CRM, zamówienia do dostawców w module Handlowo-Magazynowym itd.). Dzięki temu, w zależności od rodzaju pełnionej funkcji, może budować np. Pulpit logistyka, kierownika produkcji itd.
• intuicyjność: wiele operacji wykonuje się, stosując intuicyjną metodę Drag&Drop. Przykład? Organizacja projektów w CRM, czy harmonogramowanie szczegółowe produkcji. Aby zrealizować zadania, wystarczy przeciągnąć element w odpowiedni obszar graficznego układu. Ponadto bardzo często szereg operacji wspiera także aplikacja mobilna.

ERP promuje się jako narzędzie szyte na miarę, przy czym rzadko podkreśla się, że kompleksowa personalizacja to nie must have. Dokonuje się jej zazwyczaj w dużych firmach. Przedsiębiorcy działający na mniejszą skalę, mogą wybrać zestaw gotowych funkcjonalności (moduły, aplikacje, wbudowane integracje), rezygnując z wdrażania dedykowanych i złożonych rozwiązań. Co istotne, nie blokuje to dalszego rozwoju. Tak więc w przyszłości przedsiębiorca może korzystać z elastycznej funkcjonalności systemu, decydując się na wdrożenie bardziej spersonalizowanych funkcji.

Wdrożenie to proces długi i skomplikowany. Nie zawsze!

Po pierwsze na czas wpływa wielkość firmy i wybrany przez klienta zakres funkcjonalności (ilość modułów, rozwiązanie dedykowane, ilość użytkowników itp.). Po drugie zastosowanie kilku wskazówek, przyspiesza realizację całego projektu.

Jedna z nich podkreśla konieczność pełnego zaangażowania wdrażanej firmy w cały proces już na starcie implementacji. Istotną rolę odgrywa też jakość komunikacji w zespole wdrożeniowym po stronie klienta i dopracowany plan wdrożenia.

… system jest skomplikowany w obsłudze

W związku z tym jego użytkowanie prowadzi do obniżenia produktywności, zmuszając pracowników, do przedzierania się przez setki nieczytelnych interfejsów i korzystania ze złożonej technologii.

Kolejne wątpliwości budzi wysoki poziom automatyzacji oraz zmiana kultury organizacyjnej. Czy prowadzi do redukcji etatów, czy wspiera pracowników podczas codziennych obowiązków?

Jak prezentują się fakty ?

Po pierwsze sprawny start do pracy z narzędziem zapewniają kompleksowe szkolenia, odbywające się po zakończeniu wdrożenia. Polegają na wykonywaniu szeregu praktycznych ćwiczeń. Przykład? Realizacja zamówienia do dostawcy czy tworzenie projektu w CRM. Poza tym w okresie powdrożeniowym (1-2 miesiące) firma jest objęta asystą, która gwarantuje pełne wsparcie wykwalifikowanych konsultantów, zawsze, kiedy klient tego potrzebuje.

Po drugie automatyzacja części zadań pozwala wydobyć pełny potencjał kadry. Kiedy automaty wykonują powtarzalne operacje, ludzie zajmują się zadaniami kreatywnymi i strategicznymi, co tym samym podnosi ich produktywność. W automatyczny sposób system rozlicza np. zlecenia produkcyjne. W tym przypadku bazuje na danych dot. zużytych materiałów, które pobiera z meldunków zwrotnych.

Po trzecie istotną rolę w adaptacji kadry do nowej kultury organizacyjnej odgrywa sprawne zarządzanie zmianą. Aktywna postawa przygotowuje pracowników do działań w nowym środowisku pracy, zwłaszcza tych przyzwyczajonych i przywiązanych do dotychczasowych rozwiązań.

Odzierając system ERP z mitów, widzimy narzędzie, które kompleksowo optymalizuje kluczowe procesy w firmie, wpływając korzystnie na jego konkurencyjność.

Wypełnij formularz i dowiedz się więcej o systemie ERP, który obsługuje procesy już w 500 firmach produkcyjnych.