10 kluczowych czynników sukcesu wdrożenia systemu ERP - poznaj je wszystkie !

Wdrożenie systemu ERP powinno pomóc firmie osiągnąć konkretne rezultaty, takie jak np. większa wydajność produkcji, szybsza kompletacja zamówień czy obsługa zwrotów. Precyzyjne wyznaczenie celów firmy jeszcze przed wdrożeniem, jest więc kluczowe dla sprawnego przebiegu całego projektu. Zdefiniowanie konkretnych priorytetów pomaga także przy wyborze odpowiedniego narzędzia, które ma zostać wdrożone i zapewni wsparcie w obszarach wymagających optymalizacji.

Na rynku dostępne są systemy ERP przeznaczone dla różnych sektorów, np. produkcji, logistyki, handlu nowoczesnego itd. W każdej z nich stosuje się inne rozwiązania i odmienne metodyki pracy. Oznacza to, że jeśli klient oczekuje, np. automatyzacji procesów magazynowych i szybszej obsługi zwrotów, to odpowiednie wsparcie zapewni mu system ERP z rozbudowanym modułem WMS przeznaczonym do zarządzania magazynem.

Ważne też, aby wybrać system dopasowany do wielkości firmy. Wdrożenie zbyt rozbudowanego względem potrzeb narzędzia, może wydłużyć proces i dostarczyć funkcji, które generują dodatkowe koszty. W związku z tym przedsiębiorca prowadzący mniejszą działalność, powinien postawić na system ERP dla małych firm, który dostarcza adekwatnych funkcjonalności, a jednocześnie jest gotowy do wzrostu wraz z potrzebami firmy.

Wdrożenie nowego systemu warto poprzedzić precyzyjnym rozplanowaniem wszystkich działań, wyznaczeniem terminów ich realizacji oraz przypisaniem zasobów potrzebnych do ich wykonania. Wymaga to od dostawcy zapoznania się z przebiegiem konkretnych procesów w firmie. W efekcie tego powstaje dokument analizy przedwdrożeniowej. Zawiera on kompletny opis przebiegu projektu wraz z podziałem na poszczególne etapy. Innymi słowy, jest to instrukcja, w której dostawca określa zakres, koszt i harmonogram wdrożenia.

Odpowiedni plan minimalizuje także ryzyko wystąpienia sytuacji, które wymuszają reorganizację pracy ad – hoc, np. kiedy w toku wdrożenia okazuje się, że instalacja danego rozwiązania wymaga zaangażowania większej ilości zasobów.

Analiza przedwdrożeniowa jest efektem pracy zespołu projektowego. Kluczową rolę pełnią w nim kierownicy projektu, którzy koordynują oraz planują działania i odpowiadają za komunikację z zarządem. Skład zespołu uzupełniają wykwalifikowani wdrożeniowcy i kluczowi pracownicy wdrażanych obszarów (np. logistyka, produkcja, magazyn, sprzedaż itd.). Ci pierwsi powinni posiadać rozwinięte umiejętności techniczne i bogate doświadczenie oraz wykazywać się znajomością branżowych procesów od podszewki. Drudzy zaangażowaniem oraz dużą wiedzą o przebiegu operacji czy zagadnień w ich firmie.

Na sukces projektu wpływa również sprawność komunikacyjna zespołu po obu stronach. Oznacza to, że im bardziej chętni do dzielenia się profesjonalną wiedzą są wdrożeniowcy oraz pracownicy wdrażanych obszarów, tym implementacja przebiega szybciej i sprawniej.

Dobrze więc, kiedy członkowie zespołu po stronie klienta formułują jasne i precyzyjne komunikaty, które wyjaśniają dostawcy specyfikę każdego procesu, zwłaszcza jeśli przebiega on inaczej niż zazwyczaj w danej branży. Z kolei dostawca powinien komunikować się z klientem w sposób zrozumiały dla obu stron.

Takie połączenie fachowej wiedzy i jakościowej komunikacji jest kluczem do efektywnego wdrożenia ERP.

Dobrze, kiedy zarząd angażuje się w proces implementacji od samego początku. Uczestniczy w spotkaniach projektowych i ocenia postępy w realizacji prac, a także motywuje pracowników oraz wspiera ich na każdym etapie implementacji. Projekt wdrożeniowy powinien mieć w hierarchii zadań zarządu status priorytetu. Zapewnia to zespołowi wysoki poziom motywacji.

Skąd wiadomo, czy wdrożenie przebiega zgodnie z planem, a każdy etap przechodzi płynnie w kolejny wg wytycznych analizy przedwdrożeniowej ? Z obserwacji oraz raportów z postępu prac.

Ciągłe śledzenie przebiegu implementacji to kolejny kluczowy czynnik warunkujący sukces wdrożenia ERP. Warto więc monitorować każdy etap prac i oceniać rozwój projektu, a w razie problemów interweniować. Dobrze też stworzyć odpowiednią metodę mierzenia postępów np. poprzez zbieranie i analizowanie danych. Takich informacji dostarczają m. in. specjalne raporty cyklicznie sporządzane przez dostawcę.

Kluczowym czynnikiem sukcesu wdrożenia są też testy wykonywane przez obie strony, które potwierdzają poprawne działanie systemu. Warto uwzględnić tu różne scenariusze użytkowania. Pozwala to sprawdzić, czy system zapewnia stabilną pracę w różnych sytuacjach, np. w czasie peaku sprzedażowego, kiedy przedsiębiorca rejestruje 4 – krotny wzrost zamówień. Ma to przełożenie na sprawną pracę z narzędziem już po oddaniu klientowi gotowej konfiguracji.

System ERP został wdrożony i przeszedł testy akceptacyjne. Co dalej? Szkolenie! Ten etap jest równie istotny jak poprzednie, bowiem profesjonalne szkolenia zapewniają przyszłym użytkownikom sprawną obsługę systemu. Jak przeprowadzać szkolenia ? W małych grupach. Pozwala to zwiększyć ilość zajęć warsztatowych i umożliwia przyszłym użytkownikom narzędzia wykonanie kilku ćwiczeń i sprawdzenie umiejętności w praktyce. Zadania mogą np. polegać na tworzeniu projektu w CRM, generowaniu zamówień czy tworzeniu ścieżki akceptacji dokumentu.

Czasami szkolenia obejmują także sporządzanie instrukcji stanowiskowych, które ułatwiają pracę z systemem osobom zatrudnionym już po okresie wdrożenia.

Wdrożenie systemu ERP wiążę się przeważnie ze zmianą procesów biznesowych i kultury organizacyjnej firmy. Wymaga to od pracowników dostosowania się do nowych warunków i modyfikacji niektórych nawyków.

Adaptację do nowego środowiska pracy ułatwia skuteczna strategia zarządzania zmianą. Dobre efekty przynoszą działania edukacyjne oraz jasna prezentacja korzyści wynikających z wdrożenia nowego narzędzia.

Poza wymienionymi istnieją też inne czynniki, które wpływają na sukces wdrożenia oprogramowania ERP, np. doświadczenie dostawcy. Ci z dłuższym stażem na rynku i bogatym portfolio podpartym solidnymi referencjami, gwarantują zazwyczaj sprawny przebieg projektu.

Więcej informacji o tym, jak skutecznie wdrożyć oprogramowanie ERP przeczytasz tutaj: Jak wygląda wdrożenie systemu ERP?