Co to jest system ERP?
System ERP (ang. Enterprise Resource Planning) to rodzaj oprogramowania, które służy do planowania zasobów przedsiębiorstwa. Obrazowo, jest to system aplikacji (modułów obejmujących poszczególne obszary firmy – produkcja, handel, logistyka, magazyn, finanse i księgowość, kadry i płace, marketing itd.) opartych na jednej wspólnej bazie danych. Taka budowa sprawia, że system ERP sprawdza się w gromadzeniu danych, porządkowaniu i integracji wszystkich obszarów funkcjonowania firmy.
Specyfika modułowa ma poza tym szereg innych zalet. Warto przeczytać więcej czym w ogóle jest moduł systemu ERP i jak wspomaga kontrolę poszczególnych obszarów działalności firmy.
Po co system ERP?
Zasadniczym zadaniem systemu ERP jest ujednolicenie rozwiązań informatycznych, a tym samym uporządkowanie przebiegu procesów w firmie i umożliwienie pełnej kontroli nad nimi.
W tym pojemnym pojęciu mieszczą się takie kwestie jak m.in. zarządzanie zasobami i rozliczanie ich pod kątem maksymalnej efektywności, optymalizacja kosztów i zapasów magazynowych, przyspieszenie wymiany informacji i usprawnienie komunikacji (a tym samym poprawa obsługi klienta i skrócenie czasu realizacji zamówień).
Gdzie się sprawdzi system ERP?
Najogólniej mówiąc, wszędzie tam, gdzie zarządzanie procesami wymaga wsparcia informatycznego. Ponieważ większość systemów ERP ma obecnie wielomodułową budowę, która umożliwia wdrażanie wszystkich bądź wybranych elementów równocześnie lub w odpowiedniej kolejności w zależności od wielkości i potrzeb danego przedsiębiorstwa, to dla każdego przedsiębiorstwa można dobrać odpowiednie moduły systemu i właściwie je skonfigurować, zgodnie z potrzebami przyszłych użytkowników. Na tym polega uniwersalność zastosowania systemu ERP, mimo że najczęściej posiada on cechy rozwiązania dedykowanego, dopasowanego do potrzeb klienta.
Systemy ERP - przykłady
Na to dopasowanie warto szczególnie zwrócić uwagę. Poza rozwiązaniami stworzonymi dla konkretnych procesów biznesowych w działalności przedsiębiorstwa, dobrym przykładem są tu funkcjonalności systemów ERP dedykowane dla poszczególnych branż.
Streamsoft Prestiż – dla produkcji handlu i usług
Takim rozwiązaniem klasy ERP jest np. Streamsoft Prestiż, z rozbudowanym modułem Zarządzania Produkcją. Usprawnia on m.in. procesy związane planowaniem produkcji oraz harmonogramowaniem zleceń.
Uwzględnia wszystkie poziomy tworzenia planów, tak w horyzoncie taktycznym – S&OP (ang. Sales and Operations Planning – Planowanie Sprzedaży i Operacji), uwzględniającym strategię przedsiębiorstwa, jak w operacyjnym – MPS (ang. Master Production Scheduling – Główny plan produkcji) oraz MRP (ang. Material requirements planning – Planowanie zapotrzebowania materiałowego), który pozwala nie tylko uwzględniać szereg potrzeb materiałowych, ale też uszczegółowić zapotrzebowanie na zasoby wraz z analizą ich możliwości.
Wyróżnia go ponadto szereg nowoczesnych funkcjonalności, w tym m.in. Panel Kierownika Produkcji oferujący kastomizowany zdalny dostęp do danych. Dzięki temu możliwe jest efektywne monitorowanie zasobów przedsiębiorstwa oraz zdarzeń na produkcji w czasie rzeczywistym, z każdego miejsca i o każdej porze. Istotną korzyścią w zakresie produkcji jest także możliwość integracji z CAD, MES oraz oprogramowaniem do nestingu.
Streamsoft Prestiż równie dobrze sprawdza się w branży handlu i usług, wspierając szereg obszarów strategicznych dla tych branż, m.in. handlowo-magazynowy, sprzedaż, logistyka, finanse i księgowość czy customer relationship management. Umożliwia to wielomodułowa budowa systemu i wspólna dla wszystkich modułów baza danych.
Streamsoft Verto - dla e-commerce i retail
To z kolei przykład systemu ERP do zarządzania przedsiębiorstwem e-commerce i retail. Wyróżnia go m.in. rozbudowany moduł WMS, (ang. Warehouse management system – magazynowy system informatyczny). Szeroko komunikuje się on z automatyką magazynową, m.in. sortery fizyczne, wbudowany sorter softwarowy, urządzenia mobilne. Dzięki modułowi współpracy z systemem RTLS, daje z kolei możliwość nawigacji magazyniera w pomieszczeniach (gdzie algorytmy zarządzają w czasie rzeczywistym wyborem optymalnej ścieżki kompletacji).
Streamsoft Verto posiada również nowoczesny moduł POS, dzięki temu wspomaga pracę zarówno w modelu omnichannel jak i w salonach stacjonarnych (m.in. umożliwia odbiory zamówień internetowych w salonach, zwroty zakupów online w punktach stacjonarnych oraz realizację zamówień łączonych, częściowo internetowych, częściowo z towaru dobranego w salonie, na jeden paragon częściowe zamówienia internetowe i dobieranie np. towaru z salonu – na jeden paragon). Jest to możliwe ze względu na to, że online i offline korzystają ze wspólnej bazy danych i stanów magazynowych.
Na Streamsoft Verto warto zwrócić uwagę także dlatego, że wyróżnia się wśród systemów ERP najszerszym zakresem integracji na rynku (m.in. sklepy internetowe, marketplace, kurierzy, szybkie płatności, banki, kontrahenci B2B w kraju i za granicą), obsługą wielofirmowości oraz wielojęzycznym interfejsem. Ponadto, dzięki zastosowaniu autorskiej platformy programistycznej Streamsoft Next, można łatwo rozbudować o rozwiązania dedykowane, by wzmacniać efektywne zarządzanie przedsiębiorstwem i optymalizację procesów biznesowych wraz z rozwojem przedsiębiorstwa.
Warto poza tym podkreślić, że system ERP może być narzędziem, które sprawdza się nie tylko w średnich i dużych przedsiębiorstwach, które tworzą rozbudowane plany produkcji czy dystrybucji.
Rozwiązania tego typu z powodzeniem mogą wykorzystywać także mniejsze przedsiębiorstwa, zyskując możliwość całościowej kontroli procesów, skutecznego wykorzystania zasobów i budowania przewagi rynkowej. Za tego typu wdrożeniem przemawia poza tym szeroka dostępność systemów, stworzonych specjalnie z myślą o małych biznesach.
Więcej o systemie ERP dla małych firm przeczytasz tutaj: https://www.streamsoft.pl/systemy-erp/system-erp-dla-malej-firmy/
Należy zwrócić uwagę, że sprawna obsługa kwestii logistycznych ma duże znaczenie dla firm z praktycznie każdego sektora. Dla przykładu, dla branży produkcyjnej charakterystyczne jest silne powiązanie sfery logistyki z procesami planowania produkcji. Dlatego ważną kwestią jest możliwość skorelowania tych obszarów. Z kolei dla handlu tradycyjnego i nowoczesnego szybka i efektywna obsługa logistyczna w działalności przedsiębiorstwa – od zamówienia do wydania, z uwzględnieniem złożoności procesów, jest gwarancją pozyskiwania coraz większej liczby zadowolonych i lojalnych klientów. Rozwiązaniem usprawniającym obsługę obszaru logistyki w firmach różnych branż jest system klasy ERP.
Jakie główne kryteria należy uwzględnić, wybierając system ERP dla przedsiębiorstwa? Przede wszystkim jego funkcjonalność. Istotne, by posiadał on szerokie możliwości startowe oraz bogatą ofertę w tzw. standardzie.
Ale uwaga: nie mniej ważne jest uwzględnienie indywidualnych potrzeb użytkownika. Tu znaczenie ma poziom otwartości systemu, czyli możliwość stworzenia spersonalizowanych rozwiązań. Mogą one być dedykowane danej branży lub konkretnemu procesowi. Rozbudowany standard oraz ciekawe rozszerzenia indywidualne przekładają się na poprawę ergonomii pracy, a to właśnie jej oczekują użytkownicy.
Co jeszcze? Niebagatelne znaczenie ma odpowiedź na pytanie, czy firma implementująca oprogramowanie gwarantuje wsparcie powdrożeniowe dotyczące ciągłego rozwoju funkcjonalności narzędzia, czy zapewnia stałą współpracę pod kątem serwisu itd. Ponadto naprawdę warto wybrać producenta z polskim kapitałem i przyjrzeć się dokładnie jego referencjom. Takimi atutami może pochwalić się Streamsoft (100% kapitał polski – założycielski, a referencje naszych systemów ERP możesz podejrzeć tu: https://www.streamsoft.pl/#referencje).
Jakie są dostępne modele zakupu systemu ERP?
Standardowa, powszechna i wciąż popularna forma nabycia ERP, w której zakupiona licencja może być wykorzystywana dożywotnio, bez ograniczeń czasowych. Późniejsze wydatki dotyczą tylko jej ewentualnej aktualizacji.
Opcja ta daje możliwość jednoznacznej wyceny kosztów zakupu licencji oraz umożliwia skorzystanie z różnorodnych form finansowania. Z drugiej strony jednak, wymaga od firmy przede wszystkim dużej inwestycji „z góry”, która w wypadku zakupu ze środków własnych, może dość mocno obciążać budżet, a także utrzymywania rozwiniętej infrastruktury sprzętowej (serwery) i zaplecza personalnego (dział IT).
Tu system jest oferowany w formie zdalnego dostępu, który jest opłacany w ramach abonamentu. Najczęściej użytkownik wynajmuje czasowo nie tylko licencje, ale także aktualizacje oraz dodatkowe usługi związane z obsługą i utrzymaniem systemu.
Klienci w tym modelu mogą korzystać z oprogramowania bez konieczności wchodzenia w zagadnienia techniczne związane z infrastrukturą informatyczną, kupują bowiem gotowe, działające i zawsze sprawne rozwiązanie. Z drugiej jednak strony należy mieć na uwadze, że korzystanie z systemu w tej formie wymaga ciągłego połączenia z serwerem za pośrednictwem łączy internetowych. Duże znaczenie ma więc m.in. lokalizacja przedsiębiorstwa, które nie może znajdować się w miejscu, gdzie nie da się zapewnić nieprzerwalnego dostępu do sieci.
Podobnie jak SaaS polega na wynajmie online, tak więc charakteryzuje się podobną charakterystyką wad i zalet użytkowania. Z tą różnicą, że w ASP rezygnuje się z ponoszenia opłat z tytułu dzierżawy infrastruktury serwerowej, a każda licencja jest instalowana na serwerze wskazanym i utrzymywanym przez klienta. Poza tym rozwiązanie ASP pozwala na dużą skalowalność ilości użytkowników, co jest bardzo praktyczne szczególnie w przypadku firm, które prowadzą biznes cechujący się dużą sezonowością (zmiennością) popytu.
Ile kosztuje system ERP?
Ile kosztuje system ERP? TO zależy! I to nie tylko od opisanego wyżej wybranego modelu zakupu, ale także od wielu innych indywidualnych czynników (m.in. wielkość, profil i potrzeby danego przedsiębiorstwa). Nie da się jednoznacznie określić konkretnych widełek cenowych. Warto natomiast mieć świadomość za co konkretnie się płaci, decydując się na wdrożenie. Pozwoli to uniknąć sytuacji, w której ponosimy tzw. ukryte koszty.
W sumie na całościowy koszt nabycia systemu składają się:
Czyli w uproszczeniu to cena jaką zapłacisz za zakup poszczególnych modułów, z których będzie korzystać Twoja firma wraz z określeniem ilości stanowisk pracy dla każdego z nich. To koszt niezależny od wybranego modelu zakupu systemu.
UWAGA!!!
Warto zapoznać się tu z tzw. „warunkami licencjonowania” oferowanym przez firmę. Na co uważać? Na wszelkie ograniczenia w użytkowaniu. Istnieją np. formy licencji przypisane do konkretnego użytkownika, bądź udzielane na określony okres (terminowo). Częstą praktyką jest także zawężanie funkcjonalności licencji np. do możliwości podglądu bez możliwości edycji. A za rozszerzenie… trzeba niestety dodatkowo dopłacić.
Tu kwestia wyceny przybiera jeszcze mocniej złożony obrót. Samo pojęcie wdrożenia jest różnie definiowane. Podstawową jego częścią jest analiza przedwdrożeniowa oraz następnie instalacja i konfiguracja systemu. Na cenę wpływa przede wszystkim czas trwania analizy (który może sięgać nawet kilku miesięcy) i poziom skomplikowania procesów, które muszą zostać zaplanowane i zamodelowane zależnie od potrzeb danego przedsiębiorstwa. To jednak nie wszystko. Całościowy proces implementacji systemu uwzględnia także – bądź nie – w standardzie różne inne składowe, np. migrację danych z poprzednio wykorzystywanych systemów, szkolenia z obsługi systemu czy gwarantowany określony czas późniejszej asysty powdrożeniowej.
Ten koszt będzie oczywiście jednorazowo wyższy przy wykorzystaniu tradycyjnego modelu użytkowania systemu ERP, gdyż dotyczy on głównie zakupu serwerów oraz zapewnienia odpowiedniej obsługi sprzętowej. Nawet jednak decydując się na jeden z online’owych modeli użytkowania, należy brać pod uwagę utrzymanie choćby stanowisk komputerowych, wysokiej jakości połączenia z internetem czy np. drukarek fiskalnych lub POS. Aby więc realnie ustalić jaką kwotę budżetu trzeba będzie przeznaczyć na ten „punkt”, należy dokładnie ustalić swoje zasoby i potrzeby w tym obszarze.
Chciałbyś poznać orientacyjne kwoty za wdrożenie systemu ERP dla Twojej firmy?
Jak finansować zakup systemu ERP?
Poza zakupem ze środków własnych, klienci często decydują się na leasing lub skorzystanie z dotacji UE przeznaczonych na oprogramowanie. Te dwie ostatnie formy w mniejszym stopniu obciążają budżet.
Chcesz wiedzieć więcej na temat zasad ich wykorzystania?
Technicznie rzecz ujmując proces wdrożenia składa się z kilku etapów (od wspomnianej analizy przedwdrożeniowej do testów i startu systemu, a następnie opieki serwisowej). Trzeba jednak mieć na względzie, że sam okres wdrożenia systemu ERP jest dla inwestora (przyszłego użytkownika oprogramowania) czasem ogromnych wyzwań. Jak przejść przez nie z pozytywnym rezultatem?
Oczekiwania względem systemu ERP
Najistotniejsze są świadomość własnych oczekiwań względem implementowanego narzędzia IT oraz dojrzałość organizacyjna.
Formułując swoje oczekiwania wobec pracy wdrożeniowców, powinieneś uwzględnić wszystkie elementy, które system miałby obsłużyć i procesy, które miałby usprawnić. Innymi słowy, przy implementacji istotna jest próba wyłapania wszystkich zdarzeń, które występują w codziennym życiu organizacji. Nie tylko tych „codziennych”, ale też rzadszych, cyklicznych. Z bogatego doświadczenia wdrożeniowego Streamsoft (lider wśród firm produkcyjnych sektora MŚP – ponad 500 udanych wdrożeń systemu ERP Streamsoft Prestiż) wynika, że wciąż niestety zdarzają się sytuacje, w których Klienci wdrażają rozwiązania „jak leci”, kierując się ilością dostępnych funkcjonalności. Tymczasem naprawdę opłaca się sprawdzić, czy rzeczywiście będą one potrzebne w procesie dalszego rozwoju konkretnej firmy. Pozwala to dobrać nie tylko odpowiednie komponenty, ale też właściwy dla Twojej organizacji model użytkowania ERP.
Dojrzałość organizacyjna
Współpracując wdrożeniowo przede wszystkim z firmami średniej i dużej wielkości, na co dzień obserwujemy jak ten trend zmienia i jak pogłębia się zrozumienie dla faktu, że nierozłącznym elementem wdrożenia są zmiany w strukturach firmy, a często także w jej kulturze organizacyjnej.
Coraz częściej przedsiębiorstwa przystępujące do wdrożenia mają już świadomość, które procesy wymagają optymalizacji oraz jak wpłynie to na sposób działania i wartości firmy. Stąd też coraz większa rola zarządzających projektem i liderów obszarów po stronie klienta, którzy wspierają zespół Streamsoft w realizacji wspólnych założeń projektowych oraz potrafią wzbudzić zainteresowanie procesem wdrożenia wśród przyszłych użytkowników systemu. Pracownicy powinni wiedzieć w jakim celu implementowany jest system, co ma „dać firmie” jego użytkowanie w przyszłości. Pozwoli to także nie nastawiać się negatywnie do dodatkowej pracy związanej z implementacją.
Perspektywy rozwoju
Wreszcie watro podkreślić, że samo wdrożenie powinno być procesem długofalowym, ciągle się doskonalącym. Dlatego też system najlepiej wprowadzać do użytku etapami, podejść do planowania takiej inwestycji z „chłodna głową”.
Ostatnim – szczególnie wartym uwagi – aspektem wdrożenia oprogramowania ERP jest przyjrzenie się (zawczasu!) możliwościom jego rozwoju w przyszłości. Dążąc bowiem do ciągłego doskonalenia, przedsiębiorcy powinni sobie zapewnić tę opcję także ze strony systemu. Musi on być skalowalny, czyli gotowy i otwarty na to, by wzrastać wraz z firmą. Klient zaś powinien zostać otoczony wsparciem powdrożeniowym dotyczącym ciągłego rozwoju funkcjonalności narzędzia i powinna mu zostać zapewniona stała współpraca pod kątem serwisu.
Technicznie rzecz ujmując proces wdrożenia składa się z kilku etapów (od wspomnianej analizy przedwdrożeniowej do testów i startu systemu, a następnie opieki serwisowej). Trzeba jednak mieć na względzie, że sam okres wdrożenia systemu ERP jest dla inwestora (przyszłego użytkownika oprogramowania) czasem ogromnych wyzwań. Jak przejść przez nie z pozytywnym rezultatem? Zobacz tutaj: https://www.streamsoft.pl/systemy-erp/jak-wyglada-wdrozenie-systemu-erp/
System ERP - szkolenie
Szukasz jeszcze szerszej informacji o systemach informatycznych wspomagających planowanie zasobów w działalności przedsiębiorstwa (ang. enterprise resource planning)?
Wdrożenie systemu ERP to Twój plan? A może jesteś po prostu ciekaw nowoczesnego rozwiązania IT, które uwzględnia potrzeby branży produkcyjnej?
System ERP - Informatyka w Produkcji
Niezależnie od powodów, warto w praktyce poznać rozwiązanie, którego wydajna baza danych i rozbudowany moduł Zarządzania Produkcją, pozwalają nie tylko skutecznie planować i harmonogramować produkcję, ale także zarządzać wszystkimi procesami przedsiębiorstwa w jednym narzędziu.
Na szkoleniach z cyklu Informatyka w Produkcji omawiamy kwestie związane bezpośrednio z Zarządzaniem Produkcją, np. planowanie zasobów czy możliwość integracji systemu ERP z oprogramowaniem CAD/CAM, MES, nesting oraz tematykę z zakresu Logistyki produkcji.
Poza tym poruszamy także szereg innych tematów charakteryzujących dojrzałe systemy ERP, w tym m.in. różne modele użytkowania, np. ERP w chmurze.
Chcesz dowiedzieć się więcej ? Sprawdź nas na www.informatykawprodukcji.pl
System ERP - kiedyś
Jeśli jesteś zainteresowany tematyką systemów klasy ERP, warto też, żebyś poznał ich klasyfikację. Mają dość długą i bogatą historię. Najpierw, w latach 60. XX, popularność zdobyły programy IC (ang. Inventory Control), które jak wskazuje nazwa, służyły kontroli magazynów.
Następnie rozwój architektury baz danych umożliwił pojawienie się systemów MRP (ang. Material Requirements Planing), których dodatkową opcją było planowanie potrzeb materiałowych oraz MRP II (ang. Manufacturing Resource Planning), które poza tym, że dawały możliwość planowania zapotrzebowania materiałowego, obejmowały szerszy katalog zasobów, np. praca ludzka, czas, pieniądze itd., umożliwiając planowanie strategiczne w zakresie produkcji. Systemy te wspierały także sprzedaż i zakupy.
System ERP - dziś
Systemy ERP w formie, z jakiej powszechnie korzystamy obecnie, to można śmiało powiedzieć, MRP II, które rozwinęły się o kolejne obszary funkcjonalne, takie jak np. Finanse i Księgowość, CRM, Kadry i Płace itd. , obejmując ostatecznie całość procesów w działalności przedsiębiorstwa.
Następnie, systemy klasy ERP uległy dalszym przeobrażeniom, umożliwiając użytkownikom swobodną komunikację także z otoczeniem zewnętrznym (np. dostawcy, partnerzy, klienci) i to w trybie online. Coraz mocniej widoczna stała się także tendencja do specjalizacji branżowej rozwiązań IT. I tak możemy mówić o ukształtowaniu się systemów ERP II.
System ERP - korzyści
Efektem korzystania z systemu jest uporządkowanie i optymalizacja procesów biznesowych w firmie.
Kluczowe korzyści z posiadania systemu ERP:
- Bieżący dostęp do spójnych informacji o potrzebach i kondycji firmy – dzięki korzystaniu ze jednej wspólnej bazy danych we wszystkich obszarów działania
- Oszczędność nakładów i optymalizacja kosztów – korzystna relacja cena zakupu i utrzymania vs. oferowany zakres funkcjonalny narzędzia
- Usprawnienie i optymalizacja codziennej pracy – mniejsza pracochłonność obsługi danych, możliwość prowadzenia e-dokumentacji oraz e-archiwizacji
- Elastyczność narzędzia – system ERP jest zawsze otwarty na adaptację do bieżących potrzeb firmy, gwarancja bezproblemowej parametryzacji i konfiguracji
- Szerokie możliwości integracji – z pozostałym użytkowanym oprogramowaniem, a także maszynami czy urządzeniami stosowanymi w firmie.
- Pełna kontrola kosztów w firmie – ich analiza z uwzględnieniem podziału na działy
Ile kosztuje wdrożenie ERP?
Wypełnij formularz i sprawdź orientacyjny koszt wdrożenia.