Różnice inwentaryzacyjne - czym są i jak im zapobiegać?

O różnicach inwentaryzacyjnych mówimy, kiedy ilość produktów widocznych w bazie danych nie pokrywa się z rzeczywistą ilością zapasów w magazynie (czy sklepie stacjonarnym). Wirtualny charakter takich artykułów dobrze oddaje angielskie tłumaczenie – Phantom Inventory. Podkreśla ono nierzeczywisty charakter towaru. Coś, co istnieje, lecz tylko rzekomo.

Różnice inwentaryzacyjne występują zarówno w magazynach, jak i sklepach stacjonarnych. Zwłaszcza tych ze zróżnicowanym i obszernym asortymentem, np. w firmach e-commerce czy retail.

Różnice inwentaryzacyjne wynikają z wielu powodów, m.in.:

• pomyłki podczas inwentaryzacji
  Dochodzi do nich zazwyczaj, kiedy asortyment zliczany jest ręcznie. Magazynier spisuje wszystko na kartce lub wprowadza do terminala ilość produktów, sugerując się wyłącznie tym, co widzi. Pomyłki tego typu występują tak w magazynach wielkopowierzchniowych, jak i tych mniejszych. Takie błędy są jednym z głównych powodów późniejszych rozbieżności.
• błędy na etapie dostawy
  Wynikają zazwyczaj z braku precyzyjnej kontroli dostaw i pośpiechu. Przyjęcie zbyt dużej lub zbyt małej ilości produktów prowadzi do rozbieżności między stanem faktycznym a liczbami w systemie.
• kradzieże
  Zdarzają się również na halach magazynowych. Jak im zapobiegać? Wdrażając odpowiedni system zabezpieczeń, w tym kontrolę przy wyjściu czy profesjonalny monitoring obiektu.
• chaotyczny sposób alokacji produktów na hali
  Wyobraź sobie magazyn o powierzchni tysięcy km2. Podzielony na sektory i wyposażony w setki wysokich regałów. Każdy z nich przechowuje tysiące wariantów produktów w różnych kolorach i wymiarach. Miejsca odkładcze są regularnie uzupełniane. Przez to część asortymentu może zasłaniać inne produkty na regale. W takich warunkach realizacja rzetelnej inwentaryzacji i zliczanie zapasów bywa wyzwaniem.
• brak regularnych inwentaryzacji
  Różnice inwentaryzacyjne wynikają także z braku regularnej ewidencji towaru. Jak często inwentaryzować magazyn? Przynajmniej raz w ciągu roku (zgodnie z ustawą o rachunkowości najpóźniej w ostatni dzień każdego roku obrotowego). Poza tym zawsze, gdy pojawiają się wątpliwości dot. bieżącego stanu zapasów.
• błędy przy zbiórce zamówień
  Kompletacja stanowi jeden z kluczowych etapów realizacji zamówień. Order – pickerzy, czyli magazynierzy odpowiedzialni za to zadanie, zbierają towar, który trafia następnie do strefy wysyłki. Brak odpowiedniej organizacji tej czynności może prowadzić, np. do zbiórki zbyt małej lub zbyt dużej ilości produktów, powodując różnice inwentaryzacyjne.
• niezarejestrowane relokacje
  Zdarza się, że pomimo przeniesienia produktu na inny regał/półkę relokacja nie jest rejestrowana w systemie. Tak więc wirtualnie towar znajduje się tam, gdzie wcześniej. To również powoduje rozbieżności między faktyczną ilością zapasów, a liczbami zapisanymi w bazie.

Różnice inwentaryzacyjne generują dodatkowe koszty. Mogą też negatywnie wpływać na doświadczenie klientów, np. kiedy zamówienie zostaje przekazane do realizacji, jednak ze względu na braki blokuje się na etapie kompletacji (tzw. puste zamówienia).

Poza tym kontroler zapasów, sugerując się błędnymi danymi (gdy wiele pozycji widocznych w systemie nie ma pokrycia w fizycznych produktach), może zarządzić redukcję ilości dostaw, doprowadzając do niedoborów magazynowych i tym samym blokady sprzedaży.

Aby zapobiegać różnicom inwentaryzacyjnym, warto postawić na nowoczesną technologię i organizację pracy opartą na solidnych danych (ang. Data Driven Organization).

Wysoki poziom wsparcia tego rodzaju zapewnia system do zarządzania magazynem WMS (ang. Warehouse Management System). Narzędzie posiada szereg funkcji, które gwarantują pełną kontrolę nad stanami magazynowymi i rozchodem towaru, zapobiegając występowaniu różnic inwentaryzacyjnych.

System WMS pozwala na przeprowadzanie inwentaryzacji na 2 sposoby: ciągły i cykliczny. Ta pierwsza zachodzi w tle i odbywa się bez wstrzymywania pracy magazynu. Polega na zliczaniu przez operatora towaru w czasie rzeczywistym. Druga, bardziej klasyczna, na spisywaniu zapasów w określonych odstępach czasowych, np. raz na pół roku czy kwartał. W zależności od potrzeb może uwzględniać cały asortyment, część lub wybrane grupy produktowe (np. wyłącznie akcesoria samochodowe).

Warto podkreślić, że WMS umożliwia tworzenie pełnej wizualizacji przestrzeni hali z podziałem na piętra i regały. Zapewnia to lepszą orientację w inwentaryzowanych miejscach.

Podstawą inwentaryzacji ciągłej są dane, które na bieżąco spływają do systemu WMS. Niezależnie czy produkt został wydany, przyjęty czy przeniesiony do innej strefy. System rejestruje każde taki zdarzenie, gwarantując, że liczby w bazie danych pokrywają się z faktycznymi stanami magazynowymi.

Informacje trafiają do WMS głównie za pośrednictwem różnorodnych urządzeń zewnętrznych, m.in. kolektorów mobilnych, skanerów QRCODE, czy czytników RFID.

Intuicyjną pracę z tymi narzędziami zapewnia aplikacja mobilna WMS Streamsoft Verto. Rozwiązanie ma czytelny interfejs, który wyświetla precyzyjne zdjęcia produktów wraz z opisem wszystkich parametrów. Znacząco redukuje to ryzyko pomyłki podczas wykonywania operacji magazynowych.

System WMS wspiera wszystkie etapy przepływu produktów przez magazyn. Od weryfikacji dostaw, przez wyznaczanie optymalnych tras zbiórki, po precyzyjną kontrolę towaru z wykorzystaniem specjalnych paneli. Daje to gwarancję, że wysyłane zamówienia są zawsze zgodne żądaniem klienta, zarówno pod względem ilości, jak i cech.

Czy dostawa jest zgodna z zamówieniem? WMS pozwala uzyskać odpowiedź na to pytanie, umożliwiając porównanie przyjętego towaru z awizem lub elektronicznym dokumentem zamówienia. Zapobiega to spływaniu na magazyn produktów, które sztucznie zwiększają ilość zapasów, powodując tzw. nadwyżki pozorne.

Wyznaczaniem optymalnych tras zbiórki zarządzają algorytmy, które sortują listy pickingowe, tworząc odpowiedni schemat przejścia przez strefę kompletacji. WMS umożliwia też budowanie własnych logik kompletacji (np. wg terminów ważności, stref czy metod dostawy). Upraszcza to order – pickerom zbiórkę i jednocześnie minimalizuje ryzyko pomyłki. Wsparcie zapewnia także szeroko stosowana automatyka magazynowa, np. szafy Pick-to-Light, które przyspieszają sortowanie produktów.

Czy zamówienie na pewno jest kompletne? Odpowiedź można uzyskać, kontrolując zawartość ładunku przed wysyłką. WMS współpracuje w tym celu z panelami weryfikacyjnymi, które wyświetlają zdjęcia oraz dokładne parametry produktów. W przypadku butów mogą to być wielkość czy kolor, a żarówki np. moc. Narzędzie integruje się także z wagą w celu ustalenia masy towaru. Dokładna kontrola wszystkich wartości towaru minimalizuje ryzyko wysyłki pozycji, których klient nie zamawiał.

System tworzy także algorytmy rozkładu przeznaczone do optymalnej alokacji artykułów na regałach oraz półkach. Algorytm bazuje głównie na cechach artykułów (masa, wielkość, wskaźnik rotacji, termin ważności) i na tej podstawie automatycznie wyznacza miejsca najlepsze dla danego produktu. Warto podkreślić, że do transportu można stosować mobilne miejsca składowania (kosze, kuwety).

Taka optymalizacja przestrzeni magazynowej przekłada się na większą przejrzystość w czasie inwentaryzacji.

Zapobieganie różnicom inwentaryzacyjnym eliminuje zbędne koszty i wpływa na jakość interakcji klienta ze sklepem, umożliwiając mu składnie zamówień wyłącznie na rzeczywiste produkty. Pomaga w tym WMS.

Więcej o możliwościach WMS w tym zakresie przeczytasz tu: Moduł WMS.