Metody przeprowadzania inwentaryzacji

Inwentaryzacja polega na weryfikowaniu ilości i jakości towaru w magazynie. Podczas spisu operatorzy sprawdzają produkty, porównując ich wygląd oraz parametry z danymi zapisanymi w ewidencji. Spis może uwzględniać pełny zestaw artykułów dostępnych na magazynie lub tylko wybrane kategorie (koszulki, beczki, przedmioty w określonym rozmiarze itd.).

Wyniki inwentaryzacji wprowadza się do elektronicznego rejestru lub zapisuje w papierowych kartotekach. Niezależnie od przyjętej metody wszelkie braki czy produkty niepełnowartościowe, np. z uszkodzoną etykietą, należy spisać, aby później opracować skuteczne sposoby zapobiegania podobnym przypadkom. Przeważnie rola ta spoczywa na barkach kierownika magazynu, który podaje ostateczną informację o różnicach między stanem wirtualnym a faktycznym.

Rzetelna inwentaryzacja dostarcza informacji o realnych stanach magazynowych. Wykazuje różnice między faktyczną ilością produktów a tą ujętą w kartotekach. Czasami też tzw. różnice pozorne. Mówimy o nich wtedy, kiedy towar ujęty w ewidencji księgowej jako jedna pozycja, został rozdzielony i umieszczony w różnych lokalizacjach. Wówczas konieczne są przesunięcia międzymagazynowe, w celu redukcji tych różnic.

Wyniki inwentaryzacji mogą być też impulsem do reorganizacji rozkładu zapasów na hali, w celu optymalizacji kompletacji i przepływu towaru w magazynie.

Istnieje kilka metod inwentaryzacji. Kryterium klasyfikacyjnym jest częstotliwość jej wykonywania oraz zakres asortymentu podlegający spisowi.

Podział uwzględniający częstotliwość inwentaryzacji:

• Inwentaryzacja ciągła: polega na spisywaniu towaru na bieżąco, przez cały czas, w tle codziennych działań magazynu. Koniec jednego cyklu oznacza automatyczne rozpoczęcie kolejnego, który może różnić się od pozostałych czasem realizacji (np. pierwszy – 3 tygodnie, drugi – 2 miesiące itd.). Inwentaryzację tego typu stosuję się przeważnie w dużych magazynach.
• Inwentaryzacja cykliczna: odbywa się regularnie co określony interwał czasowy, np. miesiąc, kwartał, 2 razy w roku itd.
• Inwentaryzacja roczna: wykonywana na koniec roku obrotowego. Obowiązek obejmuje wszystkich przedsiębiorców. Wynika to z art. 26 ustawy o rachunkowości.
• Inwentaryzacja kontrolna: przeprowadzana w wyjątkowych sytuacjach, np. kiedy kadra magazynu notuje duże rozbieżności między ilością produktów widoczną w systemie, a stanem faktycznym.

Podział ze względu na asortyment podlegający inwentaryzacji:

• Całościowa: komisja inwentaryzacyjna spisuje cały asortyment magazynowy
• Częściowa (rotacyjna): spisowi podlega wyłącznie część towaru, np. 1 kartoteka lub konkretne miejsce w magazynie (wybrane regały czy szafy

Przepisy jasno określają, jak często należy inwentaryzować magazyn – raz na rok. Mimo tego wielu przedsiębiorców decyduje się na nią także poza ustawowym terminem np. kiedy zauważa coraz większe rozbieżności między stanem faktycznym a pulą zapasów wirtualnych.

Pierwszym sygnałem tego stanu często jest rosnąca liczba pustych zamówień. Innymi słowy, choć produkt był formalnie dostępny w sprzedaży, to klient otrzymuje e – mail czy sms informujący o wstrzymaniu zamówienia i braku wybranych pozycji.

Poza tym znalezienie konkretnych pozycji staje się coraz większym wyzwaniem. Zdarza się, że w celu kompletacji magazynier podąża od regału do regału, lecz zamiast potrzebnych produktów znajduje tam pustą szafę lub zupełnie inny artykuł.

Wybór odpowiedniej metody inwentaryzacji zależy od wielu czynników, m.in.: puli dostępnego na magazynie towaru oraz specyfiki branży, w jakiej działa przedsiębiorca. Dla przykładu u drobnego retailera, który zarządza kilkoma rodzajami produktów, sprawdzi się  inwentaryzacja okresowa wykonywana raz na kwartał. Inaczej to wygląda np. w omnichannel.

Sprzedawca omnichannel stawia a dystrybucję szerokiego asortymentu za pośrednictwem wielu kanałów sprzedaży (online, stacjonarnie, social media itd.). W tym przypadku dobrym rozwiązaniem jest inwentaryzacja ciągła, która na bieżąco zlicza towar sprzedawany różnymi kanałami i nie wymaga przy tym udziału specjalnej komisji.

Warto podkreślić, że dawniej inwentaryzację przeprowadzało się ręcznie. Obecnie pracę magazynierów wspierają nowoczesne systemy WMS lub ERP. Poza szybkością narzędzia tej klasy zwiększają precyzję operacji i minimalizują błędy, gwarantując większą rzetelność spisu.

Do inwentaryzacji warto się odpowiednio przygotować i ją zaplanować. Poza wyznaczeniem daty, należy określić sposób weryfikacji produktów (objętościowy, ilościowy, wartościowy). Wybór dyktuje głównie rodzaj asortymentu, np. proszki do prania czy inne substancje sypkie wymagają zważenia.

Kolejna sprawa – ustalenie, czy komisje (2 – 3 osoby) będą inwentaryzować strefami, i czy np. zaczną od konkretnych modeli lub rodzajów produktów.

Warto jeszcze wspomnieć o kilku praktykach sprzyjających skutecznej inwentaryzacji. Jedna z nich – podwójna weryfikacja –  polega na włączeniu w proces drugiej komisji zajmującej się ponownym przeliczaniem asortymentu. Wyniki konfrontuje się później z pierwszym rezultatem (tzw. odczytem kontrolnym), w celu uzyskania rzetelnych danych o stanie czy ilości towaru. Co istotne, czasami komisje weryfikują wyłącznie strefy, w których wykryto rozbieżności. Pozwala to zaoszczędzić więcej czasu.

Choć na czas spisu zazwyczaj wstrzymuje się wysyłki i inne prace magazynowe, to jednak w praktyce zdarza się, że zlecenia są przyjmowane i realizowane. Zdarza się tak np. w dużych magazynach z deficytem komunikacji. Wówczas dany produkt ujęty w planie inwentaryzacji, może np. trafić do wysyłki jeszcze przed jej rozpoczęciem i tym samym zostać błędnie sklasyfikowany jako zaginiony.

Druga sprawa, w skład komisji inwentaryzacyjnych wchodzą przeważnie pracownicy magazynu, których przedsiębiorca oddelegował do tego zadania. Wyłonienie 2 sześcioosobowych zespołów spośród pracowników nowoczesnej hali e – commerce, gdzie natężenie i dynamika sprzedaży są duże, może wpływać na wydajność innych operacji magazynowo – logistycznych: pickingu, weryfikacji, przyjęć.

System na bieżąco aktualizuje stany magazynowe, rejestrując wszystkie informacje o każdym przyjęciu, wysyłce czy relokacji towaru. Przypomina to inwentaryzację w tle. Dane spływają  do bazy systemu za pośrednictwem skanerów, kolektorów oraz innych urządzeń zewnętrznych. Dzięki temu stany są zawsze aktualne, lecz ich weryfikacja nie wymaga angażowania w proces specjalnie powołanego zespołu.

Warto dodać, że inwentaryzacja po stronie WMS jest podstawą do inwentaryzacji rocznej  w systemie ERP. Ponieważ komunikacja między nimi zachodzi za pośrednictwem szyny ESB lub interfejsu API, zestaw potrzebnych danych spływa do ERP szybko i sprawnie.

Więcej o sposobach niwelowania różnic inwentaryzacyjnych przeczytasz tutaj: https://www.streamsoft.pl/system-wms/roznice-inwentaryzacyjne/