Kompletacja – jak to robić skutecznie?

Kompletacja to proces zbierania towaru, który polega na łączeniu pojedynczych produktów w większe zbiory zgodnie z zamówieniem – zewnętrznym lub wewnętrznym. Towary pobiera się z miejsc składowania magazynu (np. regały) lub poza nimi i odkłada np. w strefie kompletacyjnej.

Kompletacja w magazynie to jeden z najbardziej kosztownych procesów wewnętrznych firmy, który bezpośrednio wpływa na satysfakcję klientów, a w efekcie na postrzeganie marki.

Sam proces kompletacji składa się z 3 faz:

Polega na sprawdzaniu, czy towar zgadza się z zamówieniem pod względem ilościowym i asortymentowym, np. czy zgodnie z dyspozycją zebrano 5 beczek o pojemności 10 litrów. Na tym etapie weryfikuje się też numery partii oraz sprawdza datę ważności produktów.

Inaczej proces pakowania i zabezpieczania zebranego towaru przed uszkodzeniem (np. foliowanie produktów), w tym przygotowanie do transportu i wysyłki.

Faza, w której przygotowane towary/produkty przesuwa się na magazynie oraz dostarcza do strefy wydań.

Sprawna kompletacja zapewnia szybką realizację zamówień i wpływa na satysfakcję kontrahenta. Kupuje on chętniej w firmie, która dostarcza towar na czas i zawsze zgodnie z zamówieniem. Dlatego oprócz szybkiej wysyłki, przy kompletacji istotna jest weryfikacja, która minimalizuje ilość pomyłek przy wydaniach i przekłada się na mniejszą ilość zwrotów, bo gwarantuje, że dostarczony przez firmę towar jest zawsze zgodny z zamówieniem.

Szacuje się, że w słabiej zorganizowanych magazynach koszty kompletacji przekraczają nawet 60%. Tak więc sprawny proces kompletacji zamówień decyduje coraz częściej o konkurencyjności firmy i jej pozycji na rynku.

Kompletacja w magazynie może odbywać się na różne sposoby, ale biorąc pod uwagę sposób przesunięć asortymentu i udział ludzi, wyróżnia się 2 najpopularniejsze metody:

Inaczej zwana dynamiczną. W tej metodzie pracownik chodzi po hali magazynowej i kompletuje zamówienia np. z regałów, czy szaf.

Inaczej zwana systemem statycznym. Jest odwrotnością metody pierwszej, czyli to towar dociera do pracownika za pomocą magazynowych środków transportu, np. wózków wielokierunkowych itp.

Nowoczesne rozwiązania technologiczne, np. systemy ERP, to skuteczny sposób na szybką i poprawną kompletację. Jednak, aby osiągnąć pełną efektywność, należy wybrać narzędzie dopasowane do budowy magazynu, jego wysokości, czy przyjętego podziału itp.

Urządzenia mobilne mogą znacznie przyspieszyć zbieranie pozycji podczas kompletacji. Skutecznie minimalizują też błędy, bo umożliwiają szybką weryfikację produktu, np. na kolektorze, bez konieczności stosowania papierowych list.

Jak zapewnić szybki i sprawny proces kompletacji? W tym celu warto rozważyć kilka opcji i wprowadzić konkretne rozwiązania, które zoptymalizują każdy etap tego procesu.

Poniżej przedstawiamy kilka skutecznych sposobów!

Kolejnym sposobem na usprawnienie procesu kompletacji jest wydzielenie magazynierom zadań. Kiedy pracownik wie, co dokładnie zrobić, pracuje spokojniej i efektywniej.

Istnieje wiele rodzajów magazynów podobnie, jak istnieje wiele rodzajów strategii kompletacji. Warto poeksperymentować, aby dowiedzieć się, która metoda kompletacji sprawdza się w twoim magazynie.

Przykładowe strategie poniżej:

Wygląda to tak, że magazyn dzieli się na różne sektory ze względu np. na rodzaj produktu, tempo rotacji itp. Do stref przydziela się konkretną liczbę magazynierów, którzy odpowiadają tam za kompletacje towaru. Efekt? Krótszy dystans, który pokonują magazynierzy i wzrost wydajności pracy. Gdzie się sprawdza? Metoda realizowana jest przede wszystkim w firmach, które sprzedają różnorodne i szybko rotujące produkty.

W tym systemie zebrane towary grupuje się i przekazuje do realizacji partiami. Dobrze obrazuje to przykład. Wyobraź sobie, że magazynier ma skompletować 3 zamówienia. Zamiast zbierać każdy ładunek osobno, gromadzi pozycje ze wszystkich zamówień, a później odkłada je, np. w strefie przygotowania , gdzie produkty są kompletowane pod wystawione zamówienia.

Magazynier kompletuje wszystkie produkty z jednego zlecenia podczas jednej kompletacji.
Jak ocenić skuteczność strategii? Np. stosując analizę efektywności pracy w poszczególnych strefach, na bazie twardych danych o tonażu, ilości wydanych produktów itp.

Moduł Logistyka służy do skutecznej obsługi wszystkich ruchów pomiędzy magazynami, jak i w ich obrębie. System pozwala na automatyczne generowanie dyspozycji ruchów w magazynie na podstawie dokumentu źródłowego (np. zamówienie wewnętrzne, zamówienie zewnętrzne itp.)

Co więcej, wszystkie ruchy można zaplanować i przypisać konkretnym magazynierom, np. magazynier X zajmie się kompletacją zamówienia Y.

Etykieta GS1 zawiera czytelne dane o jednostce i produktach przeznaczonych do kompletacji. Etykietę z indywidualnym kodem można generować bezpośrednio w systemie. Oznaczenie minimalizuje ryzyko błędnych ruchów na magazynie oraz umożliwia szybkie wykrywanie uszkodzonych produktów.

Z systemem szybko zrealizujesz także nieplanowane ruchy dzięki funkcji ad-hoc. Na czym to polega? Wyobraź sobie, że podczas przesunięcia szafy, jeden z magazynierów dostrzegł wyraźną rysę na jej drzwiach. Co robi? Włącza funkcje na kolektorze, zaznacza odpowiednią opcję i przenosi produkt na magazyn z wadliwym towarem.

Korzyść? Szybka eliminacja z obiegu uszkodzonego produktu.

Dzięki temu, że system pozwala na zapis parametrów dostawy już przy przyjęciu, to na późniejszym etapie łatwiej kontrolować ich jakość. Jeżeli magazynier wykryje błąd, dzięki sprawnej obsłudze jednostek logistycznych może blokować zarówno pojedyncze produkty, partie, jak i całe strefy.

Moduł oferuje sprawną współpracę z kolektorami mobilnymi. Taka integracja ułatwia komunikację na magazynie, „podkręca” tempo pracy oraz zapewnia intuicyjną i szybką inwentaryzację.

System pozwala na prowadzenie szerokich statystyk, które dają wgląd w efektywność pracy na magazynie. Co jest podstawą takich statystyk? Dane zgromadzone w systemie (ilość pozycji, łączna waga itp.).

Jakie informacje można uzyskać?

• Ilość przyjętych i wydanych pozycji
• Ilość dokumentów obsłużonych przez jednego operatora
• Ilość pozycji dla operatora
• Łączny tonaż obsłużony na magazynie

Korzyść? Wiesz czy twoje działania przynoszą pożądane efekty, ponieważ masz wgląd w kluczowe parametry pracy magazynu. Jasne staje się czy przyjęta strategia kompletacji zapewnia firmie korzyści. Wszystkie analizy przygotowywane są indywidualnie (dedykowane) za pomocą modułu Raporty i Formularze.

Dzięki sprawnej obsłudze jednostek logistycznych, równie szybko przebiega wydanie towaru. Aby zrealizować dyspozycję wydania wszystkich pozycji przygotowanych pod zamówienie, wystarczy wpisać na kolektorze unikalny kod jednostki logistycznej.

Zbieranie pozycji do zamówień to jedno z kluczowych działań wpływających na wizerunek marki. Klienci postrzegają firmę przez pryzmat tego, jak szybko potrafi dostarczać zamówienia i uniknąć przy tym błędów.

Sprawną i szybką kompletację towaru zapewniają nowoczesne rozwiązania IT, np. system ERP Streamsoft Prestiż z modułem Logistyka 2 in1, który umożliwia skuteczną obsługę magazynu i zmniejsza koszty kompletacji.