Jak optymalizować koszty produkcji: praktyczny poradnik dla managerów firm produkcyjnych

W poczet kosztów produkcji wchodzą wszystkie środki poniesione na procesy wytwórcze, w tym wydatki na działania pomocnicze, np.: sprzedaż, transport czy promocje gotowych produktów.

Koszty produkcyjne dzielą się na:

• Koszty bezpośrednie: obejmują wydatki na materiały, wynagrodzenia, energię elektryczną oraz inne koszty ściśle związane z procesem wytwórczym.
• Koszty pośrednie: obejmują głównie wydatki wydziałowe (np. dotyczące prac remontowych), koszty promocji czy sprzedaży gotowych artykułów.

Zgodnie z inną klasyfikacją koszty dzielą się:

• Koszty stałe: to koszty, które pozostają na stałym poziomie niezależnie od wielkości produkcji, np. wartość ubezpieczeń.
• Koszty zmienne: są to koszty, które zmieniają się proporcjonalnie do wielkości produkcji, takie jak surowce czy energia.

Wynika ona zazwyczaj z chęci utrzymania konkurencyjnej pozycji na rynku. Nawet jeśli obecnie firma osiąga duże korzyści, to przedsiębiorca szuka sposobów, które zagwarantują mu podobną pozycję w przyszłości.

Optymalizacja kosztów produkcyjnych (ang. cutting cost) polega na wdrażaniu działań, mających na celu minimalizację wydatków przeznaczanych na procesy wytwórcze, m.in.:

• Eliminacja zbędnych zadań na hali: przedsiębiorca rezygnuje z operacji, które nie przynoszą wartości dodanej, np. wydruk dokumentów (wprowadza ewidencję elektroniczną). Jednocześnie dąży do zwiększenia efektywności pracowników, np. poprzez przemyślane systemy motywacyjne i poprawę ergonomii stanowisk pracy.
• Racjonalne planowanie zakupu surowców: dzięki tworzeniu precyzyjnych planów zakupów i dostaw surowców można zapobiegać kumulowaniu nadwyżek materiałowych. Pomagają w tym m.in. algorytmy obliczające określone minima zakupowe czy czas reakcji dostawców.
• Minimalizacja przestojów na produkcji: płynnej produkcji sprzyja m.in.: precyzyjny harmonogram działań (np. przemyślana kolejka zleceń, sprawne przezbrojenia maszyn) a także szybkie interwencje działu SUR (utrzymanie ruchu).
• Redukcja kosztów w innych obszarach działalności: oszczędności w sektorach powiązanych z działem produkcji, np. optymalizacja kosztów utrzymania magazynów czy innych miejsc, w których przechowuje się gotowe wyroby.

Pierwszym krokiem na drodze do optymalizacji kosztów produkcyjnych jest poznanie źródeł poszczególnych wydatków oraz identyfikacja operacji i czynności, które generują ich najwięcej. Wówczas łatwiej opracować skuteczną strategię ich redukcji.

Jak to robić?

W tym celu warto zastosować nowoczesne systemy IT, które eliminują konieczność ręcznego gromadzenia danych, np. system ERP.

Moduł Finanse i Księgowość gwarantuje pełną kontrolę kosztów produkcyjnych. Umożliwia m.in. budowanie wielopoziomowych planów kont i dostarcza mechanizmów pomocnych w rozdzielaniu kosztów ogólnych na bardziej precyzyjne kategorie.

W systemie można definiować wielopoziomowe plany kont, które gromadzą dane bilansowe oraz pozabilansowe i podlegają elastycznej rozbudowie. Korzystając z czytelnego okna edycyjnego, użytkownik może je rozwijać o wielopoziomowe analityki (wymiary). Zapewnia to kompletną kontrolę nad wszystkimi kosztami produkcyjnymi.

Automaty księgowe to mechanizm, który automatycznie przypisuje środki do poszczególnych kont w zależności od wybranego parametru (np. hurt czy detal). Umożliwia szybkie zestawianie konkretnych wydatków produkcyjnych z danymi księgowymi, dostarczając informacji o rzeczywistym koszcie np. zlecenia produkcyjnego.

Z kolei rozdzielniki kosztów służą do rozbijania środków na kontach na mniejsze kategorie. Przykład? Rozliczanie ogólnych kosztów wydziałowych z podziałem na grupy produktowe i wg ustalonego klucza dla danego rodzaju wydatku (np. koszty wynagrodzeń można rozdzielać, uwzględniając czas pracy pracowników bezpośrednio produkcyjnych na konkretnym typie wyrobów w danym okresie) Efekt? Pełny i przejrzysty obraz wydatków z podziałem na poszczególne zasoby, grupy produktowe itd. Warto też wspomnieć o pełnej automatyzacji w tym zakresie, która eliminuje konieczność ręcznego porządkowania finansów i tym samym przyspiesza pracę.

Budżetowanie polega na tworzeniu planów wydatków przewidzianych na dany okres (tygodniowy, miesięczny, kwartalny itd.). Plany zawierają szereg pozycji wraz z precyzyjnie określonym sposobem naliczania kosztów (np. wg obrotów) oraz zdefiniowanymi limitami. Dzięki temu użytkownicy mogą szybciej odnaleźć pozycję, w ramach której przekroczyli zakładane koszty.

Analiza budżetu pozwala więc uzyskać odpowiedź na pytanie –  o ile przekroczyliśmy zakładany na produkcję budżet w poprzednim miesiącu, kwartale, czy półroczu.

Raporty i zestawienia plus szerokie opcje sortowania danych oraz personalizacji widoków – to kolejne zalety modułu, które upraszczają analizę wydatków. Użytkownik może korzystać z szerokiego zestawu: dzienników, raportów czy kalkulatorów kont. Z kolei inteligentny mechanizm zapisuje w pamięci układ interfejsów, okien czy preferowane metody sortowania danych. Efekt? Sprawne wyłapywanie zależności między danymi i tym samym możliwość szybkiego rozpoczęcia wdrażania konkretnych strategii optymalizacji kosztów produkcji.

Karta Pracy Zasobu pozwala uzyskać informacje o całościowej pracy zasobów w wymiarze dziennym, tygodniowym czy miesięcznym. Czytelna forma prezentacji wyników w układzie tabelarycznym zapewnia komfort podczas analizy wszystkich istotnych danych.

Dzięki temu osoby zarządzające produkcją mają rzetelną wiedzą nie tylko o wydajności pracy podczas realizacji konkretnego zlecenia, ale szeroki ogląd sytuacji na linach produkcyjnych.

Optymalizacja kosztów produkcji wymaga zaangażowania i odpowiedniej strategii. Zaczyna się od zebrania informacji o wszystkich kosztach. Pomaga w tym system ERP Streamsoft Prestiż, który sprawdza się obecnie w ponad 500 firmach produkcyjnych.

Narzędzie dostarcza managerom i kierownikom produkcji skutecznych rozwiązań, które upraszczają proces identyfikacji i zarządzania kosztami. Z kolei w ich optymalizacji sprawdzają się bogate funkcjonalności rozbudowanego modułu Zarządzanie Produkcją, o którym dowiesz się więcej, pobierając katalog.