Zakup na podstawie paragonu

Paragon z numerem NIP nabywcy jest uznawany za fakturę uproszczoną ze wszystkimi tego konsekwencjami, jeżeli spełnia wymogi określone w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług.

Paragon z numerem NIP jest uznawany za fakturę uproszczoną, gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro, a paragon ten zawiera następujące dane:

• datę wystawienia,
• numer,
• imię i nazwisko lub nazwę oraz adres sprzedawcy,
• NIP sprzedawcy,
• NIP nabywcy,
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty przed dokonaniem sprzedaży, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
• kwotę wszelkich opustów lub obniżek cen,
• kwotę należności ogółem,
• dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku VAT.

Paragon z numerem NIP nabywcy spełniający warunki uznania go za fakturę uproszczoną jest dla celów VAT traktowany jak zwykła faktura. A skoro tak, to można go także kwalifikować jako dowód księgowy w rozumieniu art. 11 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

W konsekwencji oznacza to, że paragon z numerem NIP nabywcy będący fakturą uproszczoną, stanowi podstawę do odliczenia podatku VAT i ujęcia wydatku PKPiR. Oczywiście odliczenie VAT jest możliwe w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i o ile nie zachodzą inne okoliczności zabraniające odliczenia VAT np. paragon z numerem NIP nabywcy dokumentuje zakup towarów lub usług, w odniesieniu do których nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Analogicznie wydatek może zostać ujęty w podatkowej księdze, o ile spełnia warunki uznania go za koszt uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy i PIT i nie został wskazany w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ust. 1 tej ustawy).

Przepisy rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zezwalają na ujęcie w PKPiR określonej grupy wydatków na podstawie paragonów. Na mocy art. 13 ust. 4 i 5 tego rozporządzenia podstawę zapisu w księdze podatkowej mogą stanowić paragony dokumentujące:

• zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych;
• wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów.

Przy czym paragony te powinny zawierać datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon, określenie ilości, ceny jednostkowej oraz wartości, za jaką dokonano zakupu. Dodatkowo w celu ujęcia w PKPiR wydatku, paragony dokumentujące tego typu wydatki powinny zostać na odwrocie uzupełnione przez przedsiębiorcę poprzez wpisanie swojego nazwiska (nazwy firmy), adresu oraz rodzaju (nazwy) zakupionego towaru.

Należy pamiętać, że tego typu paragony bez numeru NIP nie uprawniają do odliczenia podatku VAT. W przypadku czynnych podatników VAT ujęciu w PKPiR podlega kwota netto z paragonu, a podatek VAT można powiedzieć wręcz „przepada”, ponieważ nie dość że nie wolno go odliczyć w rozliczeniu VAT, to również kwota tego podatku nie może być zaliczona do kosztów– ten zakaz dotyczy sytuacji, gdy przedsiębiorca mógłby odliczyć ten VAT, dysponując fakturą. W przypadku przedsiębiorców zwolnionych z VAT ujęciu w PKPiR podlega kwota brutto z paragonu.

Pani Zofia prowadząca podatkową księgę przychodów i rozchodów dokonała w sklepie papierniczym zakupu materiałów biurowych. Wydatek został udokumentowany na podstawie paragonu niezawierającego numeru NIP nabywcy. Czy Pani Zofia może ująć wydatek w PKPiR?

Tak, zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych może zostać ujęty w PKPiR na podstawie paragonu, o ile paragon został zaopatrzony w datę i stempel (oznaczenie) sprzedawcy i zawiera określenie ilości, ceny jednostkowej oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu Pani Zofia powinna uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę firmy), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru. Wydatek na zakup materiałów biurowych podlega ujęciu w podatkowej księdze w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki”.