Jakie wydatki przedsiębiorcy można wrzucić do kosztów?

Odpowiedni ubiór przedsiębiorcy wpływa na wizerunek samego przedsiębiorcy i firmy. Może się zatem wydawać, że wydatki na odzież oaz obuwie wykorzystywane na spotkaniach biznesowych stanowią koszty uzyskania przychodów, jednak organy podatkowe zajmują odmienne stanowisko w tej kwestii. Garnitury, koszule, krawaty, sukienki czy garsonki oraz obuwie wizytowe są kwalifikowane jako wydatki o charakterze osobistym, a w konsekwencji nie podlegają zaliczeniu w ciężar kosztów uzyskania przychodów.

Wyjątkiem od tej reguły są wydatki na zakup stroju biznesowego posiadającego trwałe oznaczenie logo firmy w miejscu widocznym dla klientów, z którymi będzie miał kontakt przedsiębiorca ubrany w odzież służbową, gdy specyfika prowadzonej działalności uzasadnia posiadanie stroju biznesowego z logo firmy w kontaktach z klientami. Logo firmy na ubraniu biznesowym stosowane w określonych okolicznościach spełnia funkcje reklamowe, identyfikowane jest bowiem z daną firmą oraz oferowanymi przez nią towarami lub usługami, zwiększając ich rozpoznawalność oraz pośrednio zachęcając do ich nabycia.  Przyjmuje się, że odzież z firmowym logo traci charakter odzieży osobistej z uwagi na opatrzenie jej cechami charakterystycznymi dla firmy. Takie stanowisko potwierdzone zostało w interpretacji indywidualnej sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.41.2019.1.RK z dnia 21 lutego 2019 roku wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.

Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności gospodarczej wykonuje działalność prawniczą oraz szkoleniową, która wymaga dobrej prezencji na spotkaniach biznesowych i szkoleniach. Wnioskodawca kupuje odzież, tj. koszule, garnitury, odzież wierzchnią etc., którą będzie nosił tylko w celach zawodowych. W celu propagowania prowadzonej działalności i zwiększania jej rozpoznawalności oraz zachęcania potencjalnych klientów do nawiązania bądź utrzymania kontaktów z Wnioskodawcą oraz nabywania Jego usług, podjął decyzję, że koszule, marynarki garniturów, odzież wierzchnia będą oznaczone logo firmy. Logo stanowi graficzne przedstawienie inicjałów osoby Wnioskodawcy, jest stałym oznaczeniem firmy. Logo będzie trwale zamieszczone na zakupionej odzieży w widocznym miejscu i z tego też powodu ww. odzież, tj. koszule, garnitury, odzież wierzchnia, utraci charakter odzieży osobistej.

Dyrektor KIS potwierdził, że wydatki na zakup koszul, garniturów, odzieży wierzchniej, trwałe wykonanie na nich logo, spełniają funkcję reklamową, gdyż zmierzają do zwiększenia rozpoznawalności firmy Wnioskodawcy na rynku, co w efekcie może wpływać na zwiększenie przychodów, a tym samym pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służy zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów, a zatem mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Organy podatkowe dopuszczają także możliwość zaliczenia do kosztów podatkowych odzieży specjalistycznej lub ochronnej, o ile zakres czynności wykonywanych przez przedsiębiorcę w ramach prowadzonej działalności gospodarczej uzasadnia wykorzystanie tego typu odzieży w celu ochrony zdrowia i życia oraz zapewniania bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Odzież ochronna ma na celu ochronę przed zagrożeniami występującymi na stanowisku pracy np. wtedy, gdy istnieje zagrożenie zranienia ciała lub przeniknięcia przez skórę szkodliwych substancji. Do odzieży ochronnej zaliczyć możemy m.in.: buty ochronne, kask, kamizelkę ochronną, kombinezon roboczy, rękawice ochronne czy okulary ochronne.

Do odzieży roboczej, podlegającej ujęciu w kosztach uzyskania przychodów, zaliczana jest również tzw. odzież zawodowa (branżowa), charakterystyczna dla konkretnych branż, np. odzież dla gastronomii, służby zdrowia, hotelarstwa itp. Trzeba mieć na uwadze, że o tym co stanowi koszt w prowadzonej działalności gospodarczej decyduje przede wszystkim specyfika tej działalności. Oznacza to, że dla zawodowego tancerza, kosztem podatkowym będzie strój i buty do tańca, a dla zawodowego sportowca czy trenera personalnego odzież i obuwie sportowe, ponieważ są to wydatki pozostające w ścisłym związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. O tym co jest celowe i niezbędne  do prowadzenia działalności gospodarczej decyduje sam przedsiębiorca, a nie organ podatkowy. Jednak należy pamiętać, że w razie ewentualnej kontroli podatkowej, obowiązek wykazania związku poniesionego wydatku z prowadzoną działalnością leży po stronie podatnika.

Zakup okularów korekcyjnych lub soczewek kontaktowych na potrzeby własne przedsiębiorcy nie stanowi kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej. Organy podatkowe są zgodne, że tego typu wydatki, jako wydatki mające na celu ochronę zdrowia podatnika, kwalifikowane są jako wydatki o charakterze osobistym przedsiębiorcy. Analogicznie inne wydatki związane ze zdrowiem przedsiębiorcy, np. wydatki na operacje, zabiegi medyczne, rehabilitację itp. nie podlegają zaliczeniu w ciężar kosztów uzyskania przychodów. Są to bowiem wydatki uwarunkowane stanem zdrowia danej osoby, które osoba ta  musiałaby ponieść niezależnie od tego, czy prowadzi działalność gospodarczą, czy też nie prowadzi działalności. Bezpośrednim celem ich poniesienia jest więc zachowanie lub polepszenie  stanu zdrowia przedsiębiorcy, a nie osiągnięcie przychodów z prowadzonej działalności gospodarczej.

Wyjątkiem od tej reguły są badania, których wykonanie ma miejsce na skutek konieczności uzyskania określonych zaświadczeń, które przedsiębiorca musi przedłożyć np. zleceniodawcom. Przykład tego typu badań zawiera interpretacja  indywidualna sygn. 0115-KDIT3.4011.205.2023.2.JS z dnia 3 kwietnia 2023 roku, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że wydatki poniesione przez Wnioskodawcę na badanie laryngologiczne, neurologiczne, okulistyczne, psychologiczne oraz ogólne (morfologia, glukoza w osoczu) pomimo faktu, że badania te dotyczyły niewątpliwie ustalenia stanu zdrowia przedsiębiorcy, to ich przeprowadzenie nie miało charakteru osobistego. Były to badania wykonane w celu uzyskania zaświadczeń lekarskich niezbędnych do realizacji zleceń w pełnym zakresie oferty usług, w tym przypadku „Zaświadczenia o braku przeciwwskazań do pracy na wysokości powyżej 3 m” oraz „Zaświadczenia o braku przeciwwskazań do kierowania pojazdami kategorii B”.

Dyrektor KIS uznał, że podstawowym celem poniesienia takich wydatków nie była bowiem poprawa stanu zdrowia bądź jakości życia Wnioskodawcy, a uzyskanie zaświadczeń umożliwiających osiągnięcie przychodów związanych z uzyskanymi zleceniami. Zatem poniesienie przez Wnioskodawcę wydatki na badania zlecone przez lekarza medycyny pracy- co w konsekwencji przekłada się na uzyskanie zaświadczeń o braku przeciwwskazań do świadczenia usług na wysokości oraz do kierowania pojazdami kategorii B – ma wpływ na wysokość przychodów uzyskiwanych przez Wnioskodawcę ze świadczenia usług wykonywanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. W konsekwencji w tych okolicznościach wydatki stanowią koszty uzyskania przychodów, ponieważ spełniają przesłanki z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Kosztem uzyskania przychodów są także obowiązkowe badania niezbędne do prowadzenia określonego rodzaju działalności, co wynika z obowiązujących przepisów. Przykładem tego typu wydatków mogą być badania psychologiczne dla zawodowych kierowców, którzy w ramach prowadzonej działalności gospodarczej wykonują przewóz drogowy osób pojazdami przeznaczonymi konstrukcyjnie do przewozu osób w zarobkowym przewozie drogowym.

Specjalistyczne kursy i szkolenia ściśle związane z prowadzoną przez danego przedsiębiorcę działalnością gospodarczą podlegają zaliczeniu w ciężar kosztów uzyskania przychodów, np. szkolenie ze zmian w podatkach dla księgowego, kursy specjalistyczne dla trenerów personalnych czy instruktorów fitness.

Trzeba jednak zachować szczególną ostrożność, ponieważ ograny podatkowe zazwyczaj odmawiają podatnikom zaliczenia do kosztów wydatków na studia ogólne, kursy językowe czy prawo jazdy.

Wydatki na zakup nieruchomości, samochodów, maszyn, urządzeń i innych składników majątku stanowiących środki trwałe w prowadzonej działalności gospodarczej, co do zasady zaliczamy do kosztów uzyskania przychodów poprzez odpisy amortyzacyjne.

Wprowadzając określony składnik majątku do ewidencji środków trwałych i rozpoczynając jego amortyzację, trzeba pamiętać o ograniczeniach w zakresie amortyzacji zawartych w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przykładowo do środków trwałych niepodlegających amortyzacji należą grunty i prawa wieczystego użytkowania gruntów oraz budynki i lokale mieszkalne, a samochody osobowe objęte są limitem.

Z kosztów uzyskania przychodów wyłączone są bowiem odpisy amortyzacyjne z tytułu zużycia samochodu osobowego w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej kwotę:

• 225 000 zł – dla samochodów elektrycznych;
• 150 000 zł  – w przypadku pozostałych samochodów osobowych.

Ograniczenie w księgowaniu kosztów związanych z samochodem osobowym będącym środkiem trwałym dotyczy także wydatków na paliwo i kosztów eksploatacyjnych związanych z tym pojazdem np. serwis, naprawy, części zamienne, myjnię, autostrady, parkingi itd.

Jeżeli przedsiębiorca określił rodzaj dysponowania samochodu osobowego na cele mieszane, to możliwe jest zaliczenie do kosztów 75% wartości wydatków na paliwo i eksploatację tego pojazdu.

W przypadku, gdy stosowany jest rodzaj dysponowania firmowy, co wiąże się ze zgłoszeniem samochodu osobowego do urzędu skarbowego na druku VAT-26, sporządzenia regulaminu użytkowania pojazdu w firmie wykluczającego użytek prywatny i prowadzenie kilometrówki, przedsiębiorca ma prawo zaliczenia do kosztów 100% wartości wydatków na paliwo i eksploatację pojazdu. Wydatki związane z samochodami ciężarowymi nie są objęte ograniczeniami w zakresie rozliczenia kosztów związanych z nabyciem i użytkowaniem tego typu pojazdów.

Do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć polisy ubezpieczeniowe dotyczące firmowego majątku, np. nieruchomości czy samochodu. Przy czym należy mieć na uwadze, że w przypadku dobrowolnego ubezpieczenia AC samochodu osobowego, obowiązuje limit. Jeżeli wartość samochodu osobowego przyjęta przez ubezpieczyciela przekracza 150 000 zł, to z kosztów uzyskania przychodów wyłączona jest składka na ubezpieczenie AC w wysokości przekraczającej jej część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150.000 zł pozostaje do wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.

Przykład

Wartość samochodu osobowego przyjęta przez ubezpieczyciela: 190 000 zł

Kwota składki na ubezpieczenie AC: 5 000 zł

(150 000 zł / 190 000 zł ) / 5 000 zł = 3 947,37 zł

Kwota 3 947,37 zł składki na ubezpieczenie AC stanowi koszt uzyskania przychodów. Pozostała część składki, czyli kwota 1052,63 zł, jest wyłączona z kosztów podatkowych.

Jeżeli natomiast wartość samochodu osobowego nie przekracza kwoty 150 000 zł, to składka na to ubezpieczenie AC może zostać w całości zaliczona do kosztów uzyskania przychodów. Dla ubezpieczenia OC i NW wartość samochodu pozostaje bez znaczenia, co oznacza że poniesione składki na te ubezpieczenia w całości stanowią koszt uzyskania przychodów.

Polisa na życie przedsiębiorcy nie stanowi kosztu uzyskania przychodów, tak samo wszelkie ubezpieczenia medyczne czy ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków są traktowane przez ograny podatkowe jako wydatki o charakterze osobistym przedsiębiorcy i nie podlegają uwzględnieniu w kosztach podatkowych.

Wydatki związane z delegacją przedsiębiorcy są księgowane w kosztach na podstawie rozliczenia delegacji. Służbowy charakter podróży przedsiębiorca powinien wykazać w razie ewentualnej kontroli podatkowej, dlatego należy zachować wszelkie dowody potwierdzające związek wyjazdu z prowadzoną działalnością gospodarczą, np. korespondencję mailową z kontrahentem, bilety wstępu, zaproszenia na konferencje, spotkania branżowe, szkolenia czy  zawarte podczas podróży umowy, kontrakty,  zebrane zamówienia. W ramach rozliczenia delegacji można zaliczyć do kosztów faktury za noclegi, bilety lotnicze, kolejowe, autobusowe czy diety.

Wydatki na paliwo i eksploatację w trakcie podróży służbowej odbywanej samochodem stanowiącym środek trwały powinny zostać udokumentowane na podstawie faktur, potwierdzeń dokonania opłat za autostrady, biletów parkingowych i podlegają zaliczeniu w koszty analogicznie jak inne koszty związane z pojazdem, a więc przy zachowaniu limitu 75% dla samochodów w użytku mieszanym i 100% dla samochodu w dysponowaniu firmowym.

Dopuszczalne jest także rozliczenie przejazdów prywatnym samochodem podczas podróży służbowych przedsiębiorcy na podstawie faktur potwierdzających poniesienie wydatków na paliwo i eksploatację, jednak tylko do limitu 20% wartości tych wydatków.

Do kosztów uzyskania przychodów nie należy zaliczać wydatków na wyżywienie przedsiębiorcy w delegacji, faktur z restauracji czy zakupów spożywczych.

W kosztach podatkowych można ująć natomiast diety z tytułu podróży służbowych odbywanych przez przedsiębiorcę, traktowane jako pieniężny ekwiwalent posiłku, jednak tylko do wysokości nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom określonych w rozporządzeniu  Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.  Aktualna stawka diety w delegacji krajowej wynosi 45 zł, a w delegacji zagranicznej uzależniona jest od kraju, w którym odbywana jest podróż służbowa.

Wydatki związane z zakupem posiłku w restauracji podczas spotkania z kontrahentem co do zasady są uznawane za wydatki o charakterze reprezentacyjnym i nie podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów.

Reprezentacja stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenie pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów, przez reprezentację rozumie się każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia.

W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu, bez znaczenia pozostaje kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia.

W przypadku jednak, gdy  dany wydatek na usługę gastronomiczną w restauracji podczas spotkania z kontrahentem jest ściśle związany z prowadzoną działalnością i przedsiębiorca jest w stanie wykazać, że poniesienie wydatku było racjonalne i gospodarczo uzasadnione, np. na spotkaniu podpisano kontrakt, umowę, omawiano szczegóły współpracy, co przełożyło się na konkretne ustalenia, to dopuszcza się wówczas ujęcie faktury za obiad biznesowy w kosztach podatkowych. Przy czym ocena czy dany wydatek na posiłek podczas spotkania biznesowego podlega zakwalifikowaniu jako reprezentacja czy stanowi koszt uzyskania przychodów jako wydatek ściśle związany z działalnością, leży po stronie podatnika.

Minister Finansów w interpretacji ogólnej z 25 listopada 2013 roku nr  DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521 potwierdził natomiast, że nie podlegają wykluczeniu z kosztów uzyskania przychodów ponoszone przez podatników wydatki na drobne poczęstunki (np. ciastka, paluszki, kanapki), napoje (np. kawa, herbata, woda mineralna, soki), a także posiłki (np. obiady, lunche), niezależnie od miejsca ich podawania (w siedzibie podatnika, czy też poza nią), podawane podczas prowadzenia rozmów z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami etc. dotyczących zakresu prowadzonej przez podatników działalności gospodarczej.

Bezwzględnemu wyłączeniu z kosztów podlega natomiast zakup alkoholu, niezależnie od tego czy są to napoje alkoholowe podawane w siedzibie podatnika, czy też poza nią np. wino do obiadu w restauracji.

Wszelkie opłaty i prowizje bankowe, np. za prowadzenie rachunku, przelewy, wypłatę pieniędzy z bankomatu itp. związane z rachunkiem i kartą firmową, stanowią koszty uzyskania przychodów w działalności gospodarczej. Podstawę ujęcia wydatków w kosztach podatkowych stanowi wyciąg bankowy. Kosztami uzyskania przychodów są także odsetki i prowizje od kredytów i pożyczek związanych z działalnością gospodarczą np. na zakup środków trwałych, wyposażenia czy w sytuacji, gdy środki pożyczone z banku lub innej instytucji finansowej przeznaczone są  bieżące wydatki firmowe albo spłatę firmowych zobowiązań. Dodatkowo trzeba mieć na uwadze, że kosztami uzyskania przychodów są wyłącznie zapłacone odsetki od kredytów lub pożyczek, a w przypadku gdy środki przeznaczone są na zakup środka trwałego, wartość zapłaconych odsetek i prowizji do dnia przyjęcia środka trwałego do użytkowania zwiększa wartość początkową środka trwałego.

Odsetki za nieterminową spłatę zobowiązań wobec kontrahentów podlegają zaliczeniu do kosztów podatkowych. W celu ujęcia odsetek od zobowiązań ich w kosztach uzyskania przychodów konieczna jest ich zapłata, do kosztów zaliczyć można wyłącznie zapłacone odsetki od zobowiązań wobec kontrahentów. Wyłączone z kosztów podatkowych są natomiast odsetki budżetowe, czyli np. odsetki naliczone za opóźnienie w zapłacie podatków, składek ZUS itp.

Zapłacone składki na ubezpieczenia społeczne, czyli emerytalne, rentowe, chorobowe (ubezpieczenie dobrowolne dla przedsiębiorcy) i wypadkowe oraz składka na Fundusz Pracy podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu zapłaty tych składek. Składka na ubezpieczenie zdrowotna według aktualnych przepisów nie podlega odliczeniu ani od dochodu ani od podatku.

Składki członkowskie na rzecz organizacji zrzeszających przedsiębiorców wykonujących dany zawód stanowią koszty uzyskania przychodów pod warunkiem, że opłacanie składek jest obowiązkowe dla określonej grupy przedsiębiorców. Przykładowo obowiązkowe jest  członkostwo lekarzy w izbach lekarskich czy adwokatów, radców prawnych, notariuszy i architektów w odpowiednich organizacjach samorządu zawodowego. Składki na rzecz organizacji, do których przynależność nie jest obowiązkowa, co do zasady nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Darowizny dokonane przez przedsiębiorcę co do zasady nie są wliczane do kosztów uzyskania przychodów. Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów darowizn i ofiar wszelkiego rodzaju, z tym że kosztem uzyskania przychodów są koszty wytworzenia lub cena nabycia produktów spożywczych (z wyjątkiem alkoholi) przekazanych na rzecz organizacji pożytku publicznego w rozumieniu przepisów ustawy o działalności pożytku publicznego, z przeznaczeniem wyłącznie na cele działalności charytatywnej prowadzonej przez te organizacje.

Dodatkowo niektóre rodzaje darowizn warunków podlegają odliczeniu w zeznaniu rocznym PIT. Odliczając darowizny w zeznaniu rocznym, trzeba pamiętać o warunkach koniecznych do spełnienia w celu odliczenia darowizn narzuconych przez przepisy prawa podatkowego oraz pewnych ograniczeniach, np. w zakresie kwoty odliczenia. Łączna kwota dokonanej darowizny podlegającej odliczeniu nie może przekroczyć bowiem kwoty stanowiącej 6% dochodu.  Od podstawy obliczania podatku w zeznaniu rocznym odliczyć można darowizny na działalność pożytku publicznego, na cele kultu religijnego i na cele honorowego krwiodawstwa.