Urlopy okolicznościowe – pytania i odpowiedzi

Urlop okolicznościowy to Wyjaśniamy wszystkie niewiadome związane z urlopem okolicznościowym: kiedy przysługuje? na jaki okres? czy pracodawca ma obowiązek udzielić urlopu? jakie dokumenty są niezbędne?

Na jakiej podstawie udziela się urlopu okolicznościowego?

„Urlopy” okolicznościowe nie są urlopami, regulowanymi przez Kodeks Pracy. Zasady udzielania zwolnień okolicznościowych są określone w rozporządzeniu MPiPS w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy.

Na jakie okoliczności przysługuje zwolnienie i na ile czasu?

Oto najczęściej stosowane w praktyce przypadki:

• stawienie się przed organem właściwym w zakresie powszechnego obowiązku obrony – na czas niezbędny do załatwienia sprawy (co nie musi oznaczać pełnego dnia zwolnienia!);
• stawienie się na wezwanie organu administracji, sądu, prokuratury, policji itp. – również na czas niezbędny do załatwienia sprawy;
• jeżeli pracownik jest członkiem ochotniczej straży pożarnej – na czas niezbędny do uczestniczenia w działaniach ratowniczych i do wypoczynku po ich zakończeniu;
• na czas oznaczony przez stację krwiodawstwa w celu oddania krwi, lub na czas niezbędny do przeprowadzenia zaleconych przez stację krwiodawstwa badań lekarskich;
• jeżeli pracownik wrócił z delegacji na tyle późno, że do planowanego rozpoczęcia pracy ma mniej niż 8 godzin – 1 dzień (następny po delegacji);
• w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy – 2 dni;
• w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką – 1 dzień;

Uwaga – przepisy nie przewidują limitów rocznych na korzystanie ze zwolnień okolicznościowych.

Czy pracodawca ma obowiązek zwolnić pracownika z pracy na te okoliczności?

Tak, udzielenie zwolnień jest obowiązkowe. Jednak w dwóch ostatnich wymienionych przypadkach przepisy nie precyzują terminu zwolnienia, nie musi się ono pokrywać z datą wystąpienia danego zdarzenia, a jedynie pozostawać w związku z tym zdarzeniem. Przykładowo, pracownik korzystający ze zwolnienia na okoliczność ślubu, może wykorzystać zwolnienie przed datą ślubu – na organizację przygotowań lub po dacie ślubu, na załatwianie nowego dowodu osobistego czy podróż poślubną.

Jakie dokumenty są niezbędne?

Pracownik wnioskujący o zwolnienie okolicznościowe, powinien dostarczyć pracodawcy – w zależności od sytuacji – wezwanie urzędowe, zaświadczenie ze stacji krwiodawstwa lub oświadczenie o późnej porze zakończenia podróży służbowej. Uwaga, w przypadku zwolnień wymienionych w dwóch ostatnich przypadkach przepisy w ogóle nie wskazują, jak pracownik powinien udokumentować prawo do zwolnienia. Zatem wniosek pracownika, zawierający oświadczenie o wystąpieniu danej okoliczności, powinien być dla pracodawcy wystarczający.

Które zwolnienia są płatne?

Pracodawca ma obowiązek wypłacić wynagrodzenie wyłącznie za czas zwolnień na okoliczności „rodzinne” (dwa ostatnie wymienione przypadki), dla krwiodawców oraz dla pracowników po podróży służbowej. W pozostałych przypadkach, czas zwolnienia to okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy, lecz bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku.