Terminy wystawiania faktur

Fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy lub wykonano usługę, przy czym jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy. Jest to ogólna zasada wystawienia faktur wynikająca z przepisów ustawy o VAT (art. 106i ust. 1 i 2), od której jednak istnieje szereg wyjątków dotyczących sytuacji, w których zastosowanie ma szczególny moment powstania obowiązku podatkowego.

Jednym z wyjątków jest świadczenie usług budowlanych lub budowlano-montażowych, dla których fakturę wystawia się nie później niż 30. dnia od dnia wykonania usług.

Z kolei przy dostawie książek drukowanych (CN ex 4901 10 00, 4901 91 00, ex 4901 99 00 i 4903 00 00) – z wyłączeniem map i ulotek – oraz gazet, czasopism i magazynów, drukowanych (CN 4902), z wyjątkiem dostaw towarów, o których mowa w art. 7a ust. 1 i 2, dokonywanych na rzecz podatnika ułatwiającego dostawy towarów oraz przez tego podatnika, fakturę wystawia się nie później 60. dnia od dnia wydania towarów. Przy czym od tej zasady istnieje kolejny wyjątek, a mianowicie w przypadku dostawy tych towarów, gdy umowa przewiduje rozliczenie zwrotów wydawnictw, fakturę wystawia się nie później niż 120. dnia od pierwszego dnia wydania towarów.

Dla czynności polegających na drukowaniu książek (CN ex 4901 10 00, 4901 91 00, ex 4901 99 00 i 4903 00 00) – z wyłączeniem map i ulotek – oraz gazet, czasopism i magazynów (CN 4902), z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług, fakturę wystawia się nie później niż 90. dnia od dnia wykonania czynności.

Nie później niż z upływem terminu płatności wystawia się natomiast fakturę z tytułu:

1. a) dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
2. b) świadczenia usług:

– telekomunikacyjnych,

– wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy,

– najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,

– ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,

– stałej obsługi prawnej i biurowej,

– dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego

– z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług.

Zobacz też Obowiązek podatkowy w VAT

Przepisy ustawy o VAT(art. 106i ust. 7) definiują także najwcześniejszy termin wystawienia faktury. Zgodnie z ogólną zasadą faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 60. dnia przed:

1) dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi;

2) otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.

Termin 60. dnia przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi nie dotyczy jednak wystawiania faktur w zakresie dostawy i świadczenia usług, o których mowa w art. 19a ust. 3, 4 i ust. 5 pkt 4, jeżeli faktura zawiera informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy. Są to w szczególności:

• usługi oraz dostawa towarów świadczone w sposób ciągły (dla których ustalane są następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń z pewnymi wyjątkami),
• opłaty za media,
• usługi najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
• ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,

– stałej obsługi prawnej i biurowej.

Nie ma przeszkód, aby jedną fakturą udokumentować wszystkie transakcje zrealizowane w ciągu jednego miesiąca kalendarzowego na rzecz tego samego kontrahenta przy jednoczesnym zachowaniu terminu wynikającego z ogólnej zasady, a więc pod warunkiem, że faktura zbiorcza zostanie wystawiona do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostaw towarów lub wykonano usługi objęte tą fakturą. Potwierdza to interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie sygn. IPPP1/4512-498/16-2/BS z dnia 22.09.2016 roku. Dyrektor KIS potwierdził, że podatnik może na jednej fakturze zbiorczej zawrzeć wszystkie transakcje dokonane w ciągu miesiąca kalendarzowego na rzecz danego klienta. Przy czym należy mieć na uwadze, że faktura zbiorcza, analogicznie jak zwykła faktura powinna spełniać wymogi  art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, a więc zawierać w szczególności datę dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi. W praktyce oznacza to, że podatnik wystawiający fakturę zbiorczą dokumentującą wszystkie transakcje sprzedaży towarów lub usług dokonane w trakcie danego miesiąca na rzecz jednego nabywcy nie może zastosować uproszczenia polegającego na wskazaniu wyłącznie jednej daty sprzedaży, czyli np. ostatniego dnia danego miesiąca. Na fakturze zbiorczej należy zawrzeć wówczas wszystkie daty dostaw towarów lub świadczenia usług zrealizowanych w danym miesiącu.