Śmierć pracownika w trakcie trwania stosunku pracy – obowiązki pracodawcy

Dzień dobry, od kilku lat prowadzę firmę, zatrudniam kilka osób, sama też zajmuję się sprawami kadrowymi. Niestety jedna z zatrudnianych przeze mnie osób zginęła w wypadku samochodowym. Wiem, że oznacza to automatyczne wygaśnięcie stosunku pracy, natomiast nie jest to codzienna sytuacja i trochę nie mam pojęcia jakich formalności, w jakich terminach i kolejności muszę dopełnić. Bardzo proszę o pomoc. Dziękuję! – Alina

Informacja o śmierci pracownika to bardzo trudna i nieprzyjemna wieść. Niestety nikt nie zna swojego dnia ani godziny. Jednak, w tym trudnym okresie, nie możemy zapomnieć o dopełnieniu obowiązków ciążących na pracodawcy.

Z dniem śmieci pracownika stosunek pracy wygasa a prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą po śmierci pracownika, w równych częściach, na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. W razie braku takich osób prawa te wchodzą do spadku. To na pracodawcy ciąży obowiązek ustalenia kręgu uprawnionych osób. Powinien on na potwierdzenie uzyskać aktualny akt potwierdzający pokrewieństwo ze zmarłym od osób uprawnionych (Art. 63[1] – Kodeks pracy).
Pracodawca ma obowiązek wypłaty wynagrodzenia za przepracowany okres pracownika, w niektórych przypadkach zobowiązany jest do wypłaty odprawy pośmiertnej, musi wydać świadectwo pracy i wyrejestrować pracownika w ZUS oraz złożyć PIT-11 do urzędu skarbowego.

Wypłata wynagrodzenia

Pracodawca jest zobowiązany do wypłaty wynagrodzenia, które należne było zmarłemu za przepracowany przez niego okres. Należy uwzględnić również nadgodziny, premie oraz inne dodatki, jeśli były należne zmarłemu pracownikowi. Nie można zapomnieć o ekwiwalencie za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Od wypłaty wszystkich tych świadczeń nie potrącamy składek ZUS. Pracodawca ma jednak obowiązek potrącić i odprowadzić do urzędu skarbowego zaliczkę na podatek dochodowy.

Wypłata odprawy pośmiertnej

Zgodnie z art. 93 – Kodeks pracy, w razie śmierci pracownika w czasie trwania stosunku pracy lub w czasie pobierania po jego rozwiązaniu zasiłku z tytułu niezdolności do pracy wskutek choroby, rodzinie przysługuje od pracodawcy odprawa pośmiertna. Wysokość odprawy jest uzależniona od okresu zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy i wynosi:

• jednomiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 10 lat;
• trzymiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 10 lat;
• sześciomiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 15 lat.

Świadectwo pracy i wyrejestrowanie pracownika w ZUS

Po śmierci pracownika, pracodawca zobowiązany jest do wydania świadectwa pracy oraz wyrejestrowania go w ZUS. W tym celu należy złożyć do ZUS druk ZUS ZWUA, w którym wskaże przyczynę wyrejestrowania kod 500 – zgon osoby ubezpieczonej.

PIT-11 do urzędu skarbowego

Po zamkniętym roku podatkowym, pracodawca zobowiązany jest do złożenia w urzędzie skarbowym PIT-11 dla zmarłego pracownika za wypłacone wynagrodzenie pracownikowi w trakcie trwania stosunku pracy.
Dodatkowo, jeśli po śmierci pracownika nastąpiła wypłata wynagrodzenia lub świadczeń na rzecz osób uprawnionych, to dla nich również należy wystawić PIT-11. Wskazujemy wartości w tej części, w jakiej każdy z uprawnionych otrzymał środki. Nie uwzględniamy tylko w PIT-11 wypłaty pośmiertnej, gdyż jest ona zwolniona z opodatkowania.