Samochód firmowy czy prywatny do celów służbowych?

Przyjęcie samochodu jako firmowy (służbowy) oznacza wprowadzenie pojazdu do ewidencji środków trwałych, co pozwala na rozliczenie wartości pojazdu w kosztach w ramach jego amortyzacji. Prywatny samochód osobowy przedsiębiorcy może zostać wprowadzony do majątku firmy na podstawie oświadczenia o przekazaniu prywatnych przedmiotów na cele działalności gospodarczej. Oświadczenie sporządza przedsiębiorca i wpisuje w nim m.in. dane samochodu, jego wartość początkową i datę przekazania pojazdu na cele firmowe, która wyznacza moment rozpoczęcia amortyzacji. Przy czym jako wartość początkową samochodu, który był używany przez podatnika przed wprowadzeniem go do ewidencji środków trwałych i nie był wcześniej amortyzowany, uważa się cenę nabycia, nie wyższą jednak od wartości rynkowej pojazdu. Jeżeli zatem aktualna wartość rynkowa pojazdu jest niższa niż cena nabycia, to jako wartość początkową należy przyjąć wartość rynkową samochodu. Wartość początkowa stanowi podstawę naliczania i ujmowania w kosztach odpisów amortyzacyjnych, dlatego jej prawidłowe ustalenie jest kluczowe dla prawidłowych rozliczeń kosztów. W przypadku amortyzacji liniowej pierwszy odpis amortyzacyjny dokonywany jest w miesiącu następującym po miesiącu, w który samochód został wprowadzony do ewidencji środków trwałych. Natomiast podstawowa stawka amortyzacyjna dla samochodów osobowych przy amortyzacji liniowej wynosi 20 %, co oznacza, że samochód jest amortyzowany przez okres 5 lat, a więc po tym czasie jego wartość początkowa zostanie w pełni rozliczona w kosztach podatkowych.

W przypadku używanego samochodu osobowego przekazanego z majątku prywatnego przedsiębiorcy możliwe jest zastosowanie indywidualnej stawki amortyzacyjnej wynoszącej maksymalnie 40%, pod warunkiem, że podatnik udowodni, że przed jego nabyciem samochód był wykorzystywany co najmniej przez okres 6 miesięcy przez podmiot inny niż podatnik. Przy zastosowaniu 40% stawki amortyzacji, samochód zostanie w pełni zamortyzowany przez okres 2,5 roku, a więc dwa razy szybciej, niż w przypadku zastosowania podstawowej stawki amortyzacyjnej dla samochodów osobowych wynoszącej 20%.

Należy pamiętać, że w przypadku samochodów osobowych co do zasady nie jest dopuszczalna amortyzacja jednorazowa, ponieważ ta preferencyjna metoda amortyzacji jest dostępna wyłącznie dla środków trwałych zaliczanych do grupy 3-8, z wyłączeniem samochodów osobowych. Wyjątek od tej zasady stanowi samochód osobowy o wartości początkowej nieprzekraczającej 10 000 zł, który może być amortyzowany jednorazowo jako niskocenny składnik majątku w miesiącu wprowadzenia pojazdu do ewidencji środków trwałych, albo w miesiącu następnym.

W przypadku natomiast samochodu prywatnego podatnika, który nie został przekazany do majątku firmowego, a więc nie widnieje w ewidencji środków trwałych, nie jest możliwe rozliczenie w kosztach podatkowych wartości tego pojazdu. Przedsiębiorca wykorzystujący w działalności gospodarczej swój prywatny samochód może rozliczyć w kosztach jedynie część wydatków poniesionych na paliwo i eksploatację tego pojazdu, przy czym proporcja rozliczenia tego typu wydatków jest różna dla samochodu firmowego wprowadzonego do ewidencji środków trwałych i dla samochodu prywatnego wykorzystywanego do celów służbowych.

Wydatki na paliwo i wszelkie wydatki związane z autem takie jak zakup ubezpieczenia, paliwa, części, naprawy, wyposażenie, myjnia, opłaty za parkingi, przejazdy autostradami itd. podlegają zaliczeniu do kosztów podatkowych, jednak tylko w określonej części. Wydatki na paliwo i eksploatację samochodu osobowego wprowadzonego do ewidencji środków trwałych zazwyczaj rozliczane są  w kosztach podatkowych w 75% wysokości poniesionych wydatków. Zgodnie bowiem z art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy podatku dochodowym od osób fizycznych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów 25% poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania samochodu osobowego w dysponowaniu mieszanym. Dodatkowo czynni podatnicy VAT wykorzystujący samochód do czynności opodatkowanych od tego typu wydatków mogą odliczać 50% kwoty VAT. Pełną kwotę wydatków poniesionych na paliwo i eksploatację samochodu osobowego wprowadzonego do ewidencji środków trwałych można rozliczać w kosztach podatkowych oraz odliczać 100% VAT tylko po spełnieniu restrykcyjnych warunków. W tym celu samochód należy zgłosić do urzędu skarbowego na druku VAT-26 jako samochód firmowy, sporządzić regulamin użytkowania samochodu wykluczający nawet potencjalny użytek w celach prywatnych i prowadzić kilometrówkę dla celów VAT.

W przypadku prywatnego samochodu nieprowadzonego do ewidencji środków trwałych, jednak wykorzystywanego na cele służbowe obowiązuje ograniczenie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z tym przepisem nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania, stanowiącego własność podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, samochodu osobowego niebędącego składnikiem majątku oraz składek na ubezpieczenie takiego samochodu; te wydatki i składki w wysokości 20% stanowią jednak koszty uzyskania przychodów pod warunkiem, że samochód ten jest wykorzystywany również do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika. Odliczenie VAT przewidziane dla czynnych podatników VAT wykorzystujących prywatny pojazd do czynności opodatkowanych w działalności gospodarczej jest analogiczne jak w przypadku samochodu osobowego wprowadzonego do ewidencji środków trwałych, który nie został zgłoszony do urzędu skarbowego jako pojazd firmowy, a więc przysługuje wówczas prawo odliczenia 50% VAT.

Jeżeli samochód został zakupiony stosunkowo niedługo przed rozpoczęciem działalności, z myślą o wykorzystaniu auta właśnie do celów firmowych, jest to narzędzie niezbędne do prowadzenia działalności to polecamy opcję wprowadzenia samochodu do ewidencji środków trwałych i odliczenia 75% poniesionych wydatków i 50% VAT. Jeżeli działalność wymaga użytkowania samochodu na co dzień, intensywne podróżowanie wynika jasno ze specyfiki prowadzonej działalności, co będzie skutkowało znaczącym przebiegiem do celów służbowych, a co za tym idzie przedsiębiorca będzie ponosił stosunkowo wysokie koszty paliwa i eksploatacji pojazdu– również sugerujemy wprowadzenie samochodu do ewidencji środków trwałych. Należy pamiętać, że zgłoszenie pojazdu jako firmowy do urzędu skarbowego w celu uwzględnienia 100% kosztów i odliczenia 100% VAT wiąże się ze sporą ilością formalności, a przede wszystkim wyklucza nawet potencjalne użycie samochodu w celach prywatnych, dlatego większość przedsiębiorców nie decyduje się na taki krok, szczególnie jeżeli podatnik nie posiada drugiego samochodu do prywatnego użytku.

Jeżeli działalność firmy jest raczej stacjonarna, a w dodatku samochód jest jedynym pojazdem w gospodarstwie domowym, bezpieczniejsze będzie rozliczanie auta na zasadach „samochód prywatny do celów służbowych”. Dodatkowo, jeżeli przedsiębiorca rozważa sprzedaż pojazdu w najbliższym czasie, to powinien uwzględnić to w swojej decyzji. Sprzedaż środka trwałego oznacza wykazanie przychodu ze sprzedaży auta jako przychodu z działalności gospodarczej, czyli zapłacenie podatku od sprzedaży.