Samochód firmowy czy prywatny do celów służbowych?

Zakładam firmę (jednoosobową działalność gospodarczą). Posiadam samochód osobowy, który zamierzam wykorzystywać do tej działalności. Co jest bardziej korzystne: przyjąć ten samochód jako firmowy, czy rozliczać jako prywatny wykorzystywany częściowo do celów służbowych?

Rozstrzygając, które rozwiązanie będzie dla przedsiębiorcy najlepsze, warto wziąć pod uwagę kilka kwestii. Na początek jednak wyjaśnijmy różnice pomiędzy dwoma sposobami rozliczania samochodu.

Przyjęcie samochodu jako firmowy (służbowy) oznacza wpisanie samochodu do ewidencji środków trwałych, a wpis ten pozwala na odliczanie w koszty amortyzacji (w większości przypadków w wysokości 20% wartości auta rocznie). Do tego wszystkie wydatki związane z autem, takie jak zakup ubezpieczenia, paliwa, części, naprawy, wyposażenie, myjnia, opłaty za parkingi, przejazdy autostradami itd., można również zaliczać do kosztów. Uwaga: zakładamy, że auto jest faktycznie wykorzystywane do celów służbowych; w innym przypadku fiskus zakwestionuje koszty przejazdu na Hel na długi majowy weekend… Od wydatków związanych z tym samochodem można odliczać również VAT: 50% lub 100%, przy czym całe odliczenie VAT jest możliwe tylko w niektórych przypadkach. Jednym z tych wyjątków, pozwalających na odliczenie 100% VAT, jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu i zgłoszenie auta do urzędu skarbowego na specjalnym formularzu VAT-26.

Samochód prywatny, używany do celów służbowych, rozlicza się na zupełnie innych zasadach. Tego auta nie wykazuje się jako firmowy środek trwały a w związku z tym – nie można wykazać żadnej amortyzacji w kosztach. Przedsiębiorca gromadzi wszystkie wydatki związane z samochodem, jednak nie wykazuje tych faktur i kwitów opłat bezpośrednio w kosztach. Obowiązkowe jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, w której co miesiąc wykazuje się wszystkie przejazdy służbowe. Na koniec miesiąca porównuje się wysokość kwoty zgromadzonych wydatków do kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu (przy czym porównania dokonuje się narastająco od początku roku, a nie za każdy miesiąc osobno). Jeżeli większa kwota wynika z ewidencji przebiegu pojazdu – w kosztach wykazuje się wartość poniesionych wydatków, jeżeli natomiast większa jest kwota wydatków – do kosztów wrzuca się wyłącznie kwotę wynikającą z ewidencji. Aut prywatnych nie dotyczy natomiast odliczenie VAT.

Jeżeli samochód został zakupiony stosunkowo niedługo przed rozpoczęciem działalności, z myślą o wykorzystaniu auta właśnie do celów firmowych – to zdecydowanie polecamy opcję „samochód firmowy”.

Jeżeli działalność wymaga użytkowania samochodu na co dzień, intensywne podróżowanie wynika jasno ze specyfiki prowadzonej działalności, co będzie skutkowało znaczącym przebiegiem do celów służbowych – również sugerujemy opcję „samochód firmowy”.

Jeżeli działalność firmy jest raczej stacjonarna, a w dodatku samochód jest jedynym pojazdem w gospodarstwie domowym – bezpieczniejsze będzie rozliczanie auta na zasadach „samochód prywatny do celów służbowych”. Wynika to z praktyki fiskusa, który zakłada, że przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność na pewno wykorzystuje auto nie tylko do celów służbowych, ale również do celów prywatnych.

Jeżeli jednak przedsiębiorca planuje sprzedaż ten pojazd, powinien uwzględnić to w swojej decyzji. Sprzedaż środka trwałego oznacza wykazanie przychodu ze sprzedaży auta jako przychodu z działalności gospodarczej, czyli zapłacenie co najmniej 18% podatku dochodowego. Natomiast sprzedaż auta prywatnego jest obciążona tylko 2% podatkiem PCC.