Jak rozliczyć upominki dla kontrahentów w KPiR?

Przekazywanie różnego rodzaju upominków kontrahentom należy rozpatrywać odrębnie w zakresie kosztów przedsiębiorcy, korzyści (przychodów) dla obdarowanego oraz rozliczenia podatku VAT. Oto podstawowe zasady rozliczania upominków w przedsiębiorstwie „na książce” krok po kroku.
1.   Zaksięgowanie nabycia upominków.

a.    Jeżeli przy zakupie nie wiemy jeszcze o przeznaczeniu danej grupy przedmiotów na upominki – można zaksięgować je jako towar do sprzedaży.
b.    Jeżeli od razu decydujemy się na przekazanie zakupionych rzeczy jako upominki dla kontrahentów – można wykazać je w książce podatkowej jako koszt, w kol. „pozostałe wydatki”, pod warunkiem jednak że ten upominek reklamuje naszą firmę. I wcale nie chodzi tylko o umieszczenie na upominku logo, należy to „reklamowanie” rozumieć szerzej: chodzi o to, aby naszemu obdarowanemu kontrahentowi ten upominek kojarzył się z naszą firmą. Zdecydowanie polecamy, aby upominek był związany z branżą, w której działamy, i w swojej istocie zachęcał do korzystania z naszych usług bądź do zakupów w naszej firmie.
c.    Bez względu na sposób wykazania zakupu upominków w książce, od wydatku odliczamy VAT.
d.    Jeżeli jednak kupujemy prezent, który nijak ma się do naszej działalności, jak np. butelka drogiego wina w przypadku gdy prowadzimy punkt z kanapkami – wartości zakupu nie można wykazać w książce podatkowej, ponieważ jest to tzw. wydatek reprezentacyjny.
2.    Zaksięgowanie przekazania upominków.

a.    Jeżeli przekazujemy kontrahentowi towar jako upominek, zaksięgowanie polega na zminusowaniu wartości prezentu z kol. „towary” i przeniesieniu tej wartości do kol. „pozostałe wydatki”.
b.    Jeżeli zakup upominków był już wykazany w kosztach zgodnie z procedurą z pkt. 1.b., wtedy samo przekazanie nie powoduje żadnego księgowania.
c.    Bez względu na sposób wykazania przekazania upominków w książce, od przekazania naliczamy VAT – tak jak od sprzedaży. W drodze wyjątku, nie trzeba naliczać VAT należnego, jeżeli wartość jednostkowa prezentu nie przekracza 10zł, lub jeżeli wartość prezentów na osobę nie przekracza 100zł rocznie, a my prowadzimy listę osób obdarowanych.
3.    Ostatnią kwestią związaną z upominkami jest ustalenie, czy obdarowany osiąga korzyść osobistą, a tym samym – przychód. Korzyścią osobistą nazywamy sytuację, w której obdarowany – dzięki naszemu prezentowi – uniknął wydatku. Najczęściej jednak firmowe upominki nie są przychodem dla obdarowanego, ponieważ:

a.    obdarowany nie odnosi żadnych korzyści osobistych, nawet więcej – prawdopodobnie nie zaoszczędzi w tej sytuacji, ponieważ jest za pomocą upominku, jak próbki czy gadżetu, zachęcany do dokonywania wydatków,
b.    wartość upominku nie przekracza 200zł – jest to graniczna wartość prezentów reklamowych, wyznaczona przez przepisy, jako niepodlegająca opodatkowaniu PIT.