Rozliczenie usług gastronomicznych i alkoholu w działalności gospodarczej

Usługi gastronomiczne, zakup żywności czy alkoholu – takie zakupy zdarzają się w wielu przedsiębiorstwach. Rozprawimy się z mitami dotyczącymi tych zakupów: o braku możliwości zaliczania w koszty, czy odliczania VAT!

Zaliczenie w koszty
Aby dany wydatek mógł być zaliczony w koszty, musi spełniać podstawowy warunek z ustawowej definicji kosztu uzyskania przychodu, czyli musi być „poniesiony w celu osiągnięcia przychodów, lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów”. Przy każdym zakupie przedsiębiorca powinien zadać sobie pytanie: „po co? w jakim celu dokonujemy tego zakupu?” Jeżeli zakup ma służyć powstaniu przychodu czyli sprzedaży, bądź jeżeli zakup wynika z dbałości o firmę jako organizację przynoszącą przychody – warunek celowości jest spełniony.

Przekładając to na praktykę, zakup usług gastronomicznych, żywności i alkoholu może być wpisany do kosztów m.in. w następujących przypadkach:

• kiedy zakup jest sklasyfikowany jako towar do odsprzedaży;
• kiedy zakup żywności lub alkoholu wchodzi w skład wytwarzanego produktu albo świadczonej usługi, jak np. w restauracji, ale też w ramach zabiegów w spa;
• napoje, przekąski są serwowane klientom, np. w poczekalni czy podczas wizyty;
• posiłki są konsumowane podczas spotkań z kontrahentami, podczas spotkań roboczych (nie ma przy tym znaczenia, czy ma to miejsce w biurze przedsiębiorcy, czy w restauracji);
• artykuły spożywcze lub posiłki są traktowane jako świadczenie na rzecz pracowników, i to zarówno w ramach świadczeń obowiązkowych pracodawcy (tzw. posiłki profilaktyczne czy inne na podstawie przepisów bhp), jak i nieobowiązkowych (chociażby spotkania integracyjne, okolicznościowe tj. wigilie);
• wydatki na artykuły spożywcze, a nawet alkohol są częścią kampanii reklamowej przedsiębiorstwa, np. w formie próbek, produktów przekazanych na nagrody podczas zawodów sportowych, przekąsek zachęcających do odwiedzenia stoiska na targach, czy dla potencjalnych klientów w ramach tzw. dni otwartych; w tym miejscu przypominamy, że reklama nie musi mieć charakteru publicznego i masowego – działania reklamowe mogą być również ukierunkowane na konkretnego klienta.

W kolejnym odcinku wskażemy, kiedy ustawodawca wyraźnie wyłącza opisywane przez nas zakupy z kosztów uzyskania przychodu, a także zajmiemy się rozliczeniem VAT od takich zakupów.

Wyłączenie z kosztów
Ustawodawca dodał do przepisów o kosztach listę takich wydatków, które pomimo spełniania warunku celowości poniesienia (pisaliśmy o tym szczegółowo w pierwszym odcinku), nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Lista ta jest, niestety, dość długa (dokładnie jest to art. 23. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, oraz analogicznie art. 16. ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych) i zawiera jeden szczególny punkt dotyczący omawianych przez nas zakupów. Otóż do kosztów nie można zaliczyć „kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych”. Absolutnie nie oznacza to, że wszystkie wydatki na żywność i gastronomię automatycznie trzeba wykluczyć z kosztów jako reprezentacyjne! Czym zatem jest reprezentacja? Na gruncie obszernego orzecznictwa, bo definicji w przepisach brak, można – oczywiście w największym skrócie – powiedzieć, że reprezentacją są wydatki na pokazanie, jaka nasza firma jest fajna i bogata (aspekt konsumpcyjno – rozrywkowy), niż ukierunkowane na reklamę naszej działalności czy nasze produkty (aspekt reklamowy). Przekładając te pojęcia na praktykę, za reprezentację można uznać posiłek zjedzony z okazji jubileuszu firmy, poza spotkaniami roboczymi.

A co z darowiznami?
Darowizny, czyli prezenty wszelkiego rodzaju co do zasady nie mogą być zaliczone do kosztów, gdyż ze swojej istoty nie przyczyniają się do osiągnięcia przychodów naszej firmy.

W przepisach znajdziemy jednak pewien szczególny wyjątek: otóż firma, która przekazuje darowiznę w postaci artykułów spożywczych (nie dotyczy artykułów alkoholowych!), może zaliczyć wydatek na te artykuły spożywcze (ich zakup lub wyprodukowanie) do kosztów, o ile są one przekazane:

• na rzecz organizacji pożytku publicznego,
• z przeznaczeniem wyłącznie na cele działalności charytatywnej prowadzonej przez te organizacje

Odliczenie VAT
Przepisy o podatku VAT od dawna nie zawierają żadnych zakazów, uzależniających prawo do odliczenia VAT od tego, czy dany wydatek zakwalifikowaliśmy jako koszt, czy też nie. Odliczenie VAT przysługuje w każdym przypadku, jeżeli zakup jest związany z prowadzeniem działalności gospodarczej – nawet jeżeli jest to alkohol. Nie wolno jednak nigdy odliczać podatku VAT od usług gastronomicznych – nawet wtedy, gdy traktujemy je jako zwykły koszt naszej działalności.

Podsumowując, odliczenia VAT nie można zastosować w przypadku:

1. usług gastronomicznych,
2. zakupów niezwiązanych z działalnością opodatkowaną VAT, np. przy zakupach na cele ZFŚS, czy przy zakupach związanych z działalnością zwolnioną z VAT.

VAT do zapłaty
Przepisy przewidują odprowadzanie VAT należnego nie tylko od sprzedaży, lecz również w przypadku:

1. nieodpłatnego przekazania, czyli prezentów wszelkiego rodzaju, poza próbkami i prezentami o wartości netto do 10zł, jeżeli przy zakupie przysługiwało prawo do odliczenia, lub
2. nieodpłatnego świadczenia usług, jeżeli świadczenie to nie jest związane z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Zastosowanie tych przepisów w praktyce sprowadza się do tego, że przedsiębiorca będzie musiał obliczyć podatek VAT należny – jak od sprzedaży – od tych artykułów spożywczych czy alkoholu, które zostały przekazane jako prezenty.

W tych przepisach, podobnie jak w przepisach o kosztach, znajdziemy zwolnienie, które dotyczy artykułów spożywczych (w tym napojów bezalkoholowych), przekazanych organizacji pożytku publicznego z przeznaczeniem na cele charytatywne tej organizacji.

Inne podatki
Jeżeli kupujemy „na firmę” takie usługi gastronomiczne, artykuły spożywcze czy alkohol, które są konsumowane przez pracowników, kontrahentów czy potencjalnych klientów, warto zastanowić się czy te osoby nie osiągają korzyści majątkowej z tego tytułu, którą należałoby opodatkować. Może mieć to miejsce przykładowo w przypadku:

• posiłków fundowanych pracownikom (o ile miało to miejsce poza obowiązkowymi świadczeniami pracodawcy oraz znana jest wartość posiłku przypadającego na pracownika), lub
• świadczeń o charakterze reklamowym dla innych osób, jeżeli wartość tych świadczeń przekracza 200zł.