Rozliczenie usług gastronomicznych i alkoholu w działalności gospodarczej

Kosztami uzyskania przychodów zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Aby dany wydatek mógł być zaliczony w koszty, musi spełniać podstawowy warunek z ustawowej definicji kosztu uzyskania przychodu, czyli musi być „poniesiony w celu osiągnięcia przychodów, lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów”. Przy każdym zakupie przedsiębiorca powinien zadać sobie pytanie: „Po co? W jakim celu dokonujemy tego zakupu?” Jeżeli zakup ma służyć powstaniu przychodu czyli sprzedaży, bądź jeżeli zakup wynika z dbałości o firmę jako organizację przynoszącą przychody – warunek celowości jest spełniony, przy czym zaliczając wydatek do kosztów, wykluczyć należy jego reprezentacyjny charakter.

Z kosztów uzyskania przychodów bezwzględnie wyłączono bowiem wydatki zawarte w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W szczególności nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Zakup alkoholu jest bezwzględnie uznawany za reprezentację i wyłączony z kosztów podatkowych, co potwierdzają liczne interpretacje podatkowe (przykładowo interpretacja indywidualna sygn. 0112-KDIL2-2.4011.774.2022.1.MM z dnia 2022-12-29 roku wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej). Wyjątek od tej zasady stanowi jedynie zakup alkoholu przez przedsiębiorstwa nabywające alkohol w celu jego dalszej odsprzedaży czy też świadczące usługi, w skład których wchodzi alkohol.

Natomiast w zakresie wydatków poniesionych przez przedsiębiorcę na usługi gastronomiczne, nie podlegają one zaliczeniu w ciężar kosztów podatkowych, gdy zostaną zakwalifikowane jako wydatki o charakterze reprezentacyjnym. W przeciwnym wypadku, podatnik ma prawo do rozliczenia zakupu usług gastronomicznych w kosztach uzyskania przychodów, jeśli spełniają one definicję kosztów uzyskania przychodów, a więc poniesione zostały w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Przyjmuje się, że reprezentacja to działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W podanym znaczeniu reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu. Zauważmy, że przy tak zdefiniowanym terminie „reprezentacji” kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia. Istotny jest zatem cel poniesionego wydatku na usługę gastronomiczną i właśnie przez pryzmat celu należy patrzeć, oceniając każdorazowy wydatek poniesiony na zakup usługi gastronomicznej w celu jego kwalifikacji jako wydatek stanowiący koszty uzyskania przychodów czy też wyłączony z katalogu kosztów podatkowych.

Zakup usług gastronomicznych czy żywności spełnia warunek celowości i podlega zaliczeniu do kosztów podatkowych np. wtedy gdy:

• zakup jest sklasyfikowany jako towar do odsprzedaży lub wchodzi w skład wytwarzanego produktu albo świadczonej usługi;
• napoje, przekąski są serwowane klientom, np. w poczekalni czy podczas wizyty jako spełniające dobre praktyki i obyczaje;
• posiłki są konsumowane podczas spotkań z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami, na których np. omawiane są warunki współpracy, podpisywane są kontrakty, podczas spotkań roboczych (nie ma przy tym znaczenia, czy ma to miejsce w biurze przedsiębiorcy, czy w restauracji);
• artykuły spożywcze lub posiłki są traktowane jako świadczenie na rzecz pracowników, i to zarówno w ramach świadczeń obowiązkowych pracodawcy (tzw. posiłki profilaktyczne czy inne na podstawie przepisów bhp), jak i nieobowiązkowych (chociażby spotkania integracyjne, okolicznościowe tj. wigilie), gdy spotkania te mają na celu zintegrowanie pracowników, wzmocnienie poczucia przynależności do firmy, motywacji i zaangażowania w wykonywaną pracę;
• wydatki na artykuły spożywcze są częścią kampanii reklamowej np. w formie próbek, produktów przekazanych na nagrody podczas zawodów sportowych, przekąsek zachęcających do odwiedzenia stoiska na targach, czy dla potencjalnych klientów w ramach tzw. dni otwartych, podkreślenia wymaga że reklama dotyczy działań zmierzających do kształtowania, rozpowszechniania wizerunku nie samego podatnika, lecz jego produktów (sprzedawanych towarów lub usług).

Należy podkreślić, że każdy wydatek poniesiony na zakup usług gastronomicznych, żywności czy napojów powinien być przedmiotem odrębnej oceny pod kątem okoliczności w jakich doszło do jego poniesienia. Poniesione wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych powinny spełniać wymogi art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, czyli być poniesionymi w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Kwalifikacja określonego wydatku jako koszt uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o PIT powinna być przeprowadzana odrębnie od ustalenia prawa do odliczenia VAT.

Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku od towarów i usług obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika: usług  gastronomicznych, z wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób. Oznacza to, że od nabycia usług gastronomicznych nie można odliczać podatku VAT. Przy czym usługi gastronomiczne należy rozróżnić od usług cateringowych, są to dwie odrębne kategorie usług. Przyjmuje się, że usługa gastronomiczna polega na przygotowaniu i podaniu posiłku w miejscu, w którym jest on przyrządzany, czyli np. w restauracji czy innym lokalu. Usługa cateringowa oznacza natomiast dostarczenie przygotowanych posiłków w miejsce wskazane przez zamawiającego, czyli np. do siedziby firmy. W przypadku nabycia usług cateringowych nie ma zastosowania zakaz odliczenia VAT, który dotyczy jedynie usług gastronomicznych, co potwierdzają wydawane interpretacje podatkowe. Przykładem może być interpretacja indywidualna sygn. 0111-KDIB3-1.4012.115.2020.2.Icz z 10.06.2020 roku wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej: „skoro Wnioskodawca nabywa usługi cateringowe, które jak wskazał Wnioskodawca są sklasyfikowane pod symbolem PKWiU 56.21.19 Usługi przygotowywania i dostarczania żywności dla pozostałych odbiorców zewnętrznych (katering) – to dla ww. usług nie znajduje zastosowania ograniczenie w odliczeniu podatku naliczonego, o którym mowa w art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy”. Zatem od zakupu usług cateringowych czynnemu podatnikowi VAT przysługuje prawo odliczenia podatku VAT, pod warunkiem, że usługi te są nabywane wyłącznie w związku z czynnościami opodatkowanymi.

Zakup alkoholu, np. w ramach prezentu dla kontrahenta dla celów rozliczenia podatku dochodowego, jest uznawany za koszt reprezentacji, co oznacza że nie podlega zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej. Natomiast przepisy ustawy o VAT nie wyłączają prawa do odliczenia VAT od zakupu alkoholu, trzeba jednak pamiętać, że aby odliczyć VAT, zakup powinien mieć związek z czynnościami opodatkowanymi. Decydując się na przekazanie w prezencie alkoholu kontrahentowi, przedsiębiorca powinien jeszcze mieć na uwadze, że w momencie jego przekazania może wystąpić obowiązek naliczenia VAT należnego.

Przepisy ustawy o VAT przewidują bowiem odprowadzanie VAT należnego w przypadku przekazania nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, w szczególności:

1) przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia,

2) wszelkie inne darowizny

– jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych.

Przy czym przepisu tego nie stosuje się do przekazywanych prezentów o małej wartości i próbek, jeżeli przekazanie to następuje na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika. Zgodnie z art. 7 ust. 4 ustawy o VAT przez prezenty o małej wartości rozumie się przekazywane przez podatnika jednej osobie towary:

1) o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł (bez podatku), jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób;

2) których przekazania nie ujęto w ewidencji, o której mowa w pkt 1, jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazywania towaru, nie przekraczają 20 zł.