Rozliczenie parkingu i autostrady w KPiR

Przedstawiamy przewodnik po rozliczaniu opłat parkingowych i autostradowych w firmie, dzięki któremu to rozliczanie będzie proste!

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stosowane przez przedsiębiorców prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR) nie odnoszą się w sposób szczególny do rozliczenia w kosztach uzyskania przychodów wydatków na parking czy przejazd autostradą. Oznacza to, że w celu ustalenia czy podlegają zaliczeniu w ciężar kosztów podatkowych stosuje się ogólną zasadę zawartą w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.

Zgodnie z tym przepisem kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Generalnie wydatki na parking czy  autostradę dotyczące samochodu firmowego wprowadzonego do ewidencji środków trwałych albo wykorzystywanego w działalności na podstawie umowy leasingu, najmu itp. wykazują związek z przychodami osiąganymi w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, a więc spełniają definicję kosztów uzyskania przychodów. W celu ujęcia tego typu wydatków w kosztach podatkowych należy jednak pamiętać o katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej zawartym w art. 23 ustawy o PIT.

Zgodnie bowiem z art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy podatku dochodowym od osób fizycznych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów 25% poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania samochodu osobowego w dysponowaniu mieszanym. Od wydatków na paliwo i eksploatację poniesionych w związku z użytkowaniem samochodu osobowego w działalności co do zasady przysługuje prawo do 50% odliczenia VAT i 75% ujęcia w kosztach podatkowych. W związku z tym także wydatki na paliwo i autostradę rozliczane są w niepełnej kwocie stanowiącej 75% kwoty poniesionego wydatku.

Pani Halina prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie usług marketingowych, wykorzystuje w swojej firmie samochód osobowy wprowadzony do ewidencji środków trwałych w dysponowaniu mieszanym. Pani Halina poniosła wydatki w postaci opłaty za parking i przejazd autostradą. Do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć 75% tych wydatków.

Pełną kwotę wydatków poniesionych na parking i autostradę dotyczących samochodu osobowego, można rozliczać tylko wtedy, gdy pojazd ten zostanie zgłoszony do urzędu skarbowego na druku VAT-26 jako samochód firmowy, zostanie sporządzony regulamin użytkowania samochodu wykluczający nawet potencjalny użytek w celach prywatnych przedsiębiorcy i podatnik prowadzi kilometrówkę dla celów VAT. Wydatki na paliwo i eksploatację pojazdu osobowego w użytkowaniu firmowym, po spełnieniu powyższych warunków, są rozliczane w pełnej kwocie w kosztach uzyskania przychodów i przedsiębiorca może odliczać od nich pełną kwotę VAT.

Podsumowując opłaty za parking i autostradę dotyczące samochodu osobowego firmowego wprowadzonego do ewidencji środków trwałych albo wykorzystywanego w działalności na podstawie umowy leasingu, najmu itp.  stanowią koszty uzyskania przychodów w wysokości:

• 75% w przypadku samochodu osobowego w dysponowaniu mieszanym,
• 100% w przypadku samochodu osobowego w dysponowaniu firmowym.

Definicja samochodu osobowego została zawarta w art. 5a pkt 19a ustawy o PIT, przez samochód osobowy rozumie się pojazd samochodowy w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą, z wyjątkami wskazanymi w tym przepisie. W przypadku natomiast samochodu ciężarowego spełniającego odpowiednie wymogi, wydatki z tytułu kosztów używania tego pojazdu, a więc w szczególności wydatki na parking czy autostradę stanowią koszty uzyskania przychodów w pełnej wysokości, przysługuje od nich także pełna kwota odliczenia VAT.

Należy pamiętać, że w celu zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów konieczne jest odpowiednie udokumentowanie poniesionego kosztu stanowiące podstawę wpisu do podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W przypadku wydatków za przejazd autostradą może to być paragon wystawiony w punkcie poboru opłat na autostradzie. Zgodnie z art. 3 ust. 4 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur tego typu paragony za przejazd autostradą płatną mogą być uznane za fakturę, pod warunkiem że zawierają następujące dane:

• numer i datę wystawienia,
• imię i nazwisko lub nazwa podatnika,
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
• informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
• kwotę podatku,
• kwotę należności ogółem.

W przypadku wydatków na parking lub autostradę dotyczących prywatnego samochodu przedsiębiorcy, a więc niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych, przysługuje prawo do ujęcia w kosztach podatkowych 20% kwoty poniesionych wydatków, pod warunkiem że samochód ten jest wykorzystywany również do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez przedsiębiorcę.

Zgodnie bowiem z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania, stanowiącego własność podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, samochodu osobowego niebędącego składnikiem majątku oraz składek na ubezpieczenie takiego samochodu; te wydatki i składki w wysokości 20% stanowią jednak koszty uzyskania przychodów pod warunkiem, że samochód ten jest wykorzystywany również do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.

Ministerstwo Finansów w objaśnieniach podatkowych z dnia 9 kwietnia 2020 roku: „Wykorzystywanie samochodu osobowego w prowadzonej działalności – zmiany w podatkach dochodowych od 2019 roku” potwierdziło, że w celu ustalenia limitu wydatków zaliczanych do kosztów podatkowych, przedsiębiorca wykorzystujący prywatny samochód na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, uwzględnia wszystkie wydatki związane z używaniem prywatnego samochodu osobowego:

„(…) wydatkami związanymi z używaniem samochodu osobowego są wszelkie wydatki związane z wykorzystywaniem samochodu. Są to zatem wszelkiego rodzaju wydatki eksploatacyjne i inne koszty wynikające z używania samochodu, takie jak np.: zakup paliwa, ogumienia i innych materiałów eksploatacyjnych, koszty napraw i części zamiennych. (…)” .

W konsekwencji oznacza to, że także opłaty za parking czy autostradę dotyczące prywatnego samochodu przedsiębiorcy niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych i wykorzystywanego na cele prowadzonej działalności gospodarczej, podlegają ujęciu w kosztach podatkowych w wysokości 20% kwoty poniesionych wydatków.

W przypadku rozliczenia wydatków na parking i autostradę poniesionych w związku z prywatnym samochodem pracownika wykorzystanym w trakcie podróży służbowej i w jazdach lokalnych należy odnieść się do art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a) i ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z tymi przepisami nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności:

1. a) w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
2. b) w jazdach lokalnych – w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

– określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Przebieg pojazdu, o którym mowa powyżej, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Oznacza to, że wszelkie koszty związane z prywatnym samochodem pracownika poniesionymi w trakcie podróży służbowej odbytej na polecenie pracodawcy rozlicza się w ramach limitu tzw. kilometrówki, a  koszty związane z prywatnym samochodem pracownika poniesione w jazdach lokalnych zrealizowanych na potrzeby działalności pracodawcy rozlicza się albo w ramach limitu kilometrówki albo do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego. Rozliczenie w ramach limitu kilometrówki opłat za parkingi czy autostradę poniesionych w trakcie podróży służbowej pracownika dotyczących prywatnego samochodu pracownika potwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej sygn. 0111-KDIB2-1.4010.334.2018.4.AT z 29.10.2018 roku:

(…) opłaty za przejazd autostradą i opłaty za parkingi wiążą się nierozerwalnie z używaniem samochodu, są to wydatki dotyczące eksploatacji samochodu osobowego, a zatem wydatki te objęte są limitem wynikającym z art. 16 ust. 1 pkt 30a i 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i nie mogą być zaliczone do kosztów podatkowych na zasadach ogólnych określonych w art. 15 ust. 1 tej ustawy. W związku z powyższym za błędne należy uznać stanowisko Wnioskodawcy, że zwrot pełnych (bez limitu kilometrów) kwot dodatkowych kosztów związanych z pokrywanymi przez pracowników wydatkami w czasie podróży służbowych, takich jak opłaty za parking oraz przejazd autostradą, stanowi/będzie stanowić dla Wnioskodawcy podatkowy koszt uzyskania przychodu. Skoro wydatki z tytułu opłat za przejazd autostradą i opłat za parkingi stanowią wydatki z tytułu używania dla potrzeb pracowników w celu odbycia podróży służbowej samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika, to podatnik jest i będzie zobowiązany uwzględniać je w ewidencji przebiegu tego pojazdu i rozliczać w ramach wynikającego z niej limitu.”

Stanowisko to odnosi się do ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, jednak może mieć zastosowanie także do przedsiębiorców rozliczających się na podstawie PKPiR stosujących przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ponieważ zasady rozliczenia wydatków związanych z prywatnym samochodem pracownika poniesionych w podróży służbowej są analogiczne.