Rozliczenie duplikatu faktury na przełomie roku

Pytanie dotyczy faktury za usługę naprawy komputera. Usługa została wykonana i zapłacona gotówką 31 października, a faktura została wystawiona z datą  3 listopada. Dopiero teraz okazało się, że faktura została zagubiona i nie dotarła do firmy – poprosiliśmy więc o wystawienie duplikatu. Duplikat został wystawiony z datą 7 stycznia 2015r. i wpłynął do biura 9 stycznia 2015r. Kiedy wpisać tą fakturę do książki podatkowej? Kiedy odliczyć od niej VAT (jesteśmy małym podatnikiem stosującym metodę kasową)?

 

Ujęcie w kosztach.
Co do zasady, faktury wpisujemy do księgi podatkowej pod datą wystawienia dokumentu. W przypadku duplikatów powstaje wątpliwość, czy pod pojęciem „data wystawienia” rozumieć datę wystawienia faktury pierwotnej, czy datę wystawienia duplikatu? Wyjaśnienia fiskusa wskazują, że jako właściwa obowiązuje tu data wystawienia faktury pierwotnej; data duplikatu jest jedynie datą „techniczną”, która nic nie wnosi do rozliczenia podatkowego. Opisaną w pytaniu fakturę należy wpisać do księgi pod datą 3 listopada, co oznacza, że faktura powinna podwyższyć koszty podatkowe za listopad – a więc skoryguje ewentualną zaliczkę na podatek, opłaconą do 20 grudnia.
Odliczenie VAT.
W większości firm, prawo do odliczenia VAT jest uzależnione od dwóch warunków: powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy oraz od faktu posiadania faktury przez nabywcę. Ponieważ pytanie dotyczy małego podatnika stosującego metodę kasową, prawo do odliczenia VAT jest uzależnione też od dwóch, lecz innych warunków: zapłacenia faktury oraz od faktu posiadania faktury przez nabywcę. Wprawdzie przedsiębiorca dokonał zapłaty w IV kwartale 2014, jednak dysponuje fakturą dopiero w 2015 roku – dlatego prawo do odliczenia przysługuje dopiero w rozliczeniu za I kwartał 2015 roku. Gdyby pytający nie stosował metody kasowej, również miały prawo do odliczenia VAT najwcześniej w rozliczeniu za styczeń 2015, ponieważ jest to miesiąc otrzymania faktury.