Rozliczanie kosztów wysyłki do klientów

Posiadam sklep, z którego część sprzedaży jest realizowana przez internet. Klienci ponoszą dodatkowe koszty wysyłki. Czy te koszty wysyłki powinny znaleźć się na fakturze lub paragonie fiskalnym?

Opłaty za wysyłki towarów do klientów mogą być rozliczane aż na trzy sposoby. Warto zaznaczyć, że oba te sposoby mogą być stosowane zarówno w sklepach internetowych, jak i sklepach tradycyjnych z okazjonalną sprzedażą wysyłkową; oba również dotyczą tak samo sprzedaży dla klientów instytucjonalnych, jak i prywatnych (detalicznych, czyli osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej).

Sposób 1.

Pierwszy sposób polega na tym, że opłaty za wysyłki „przepuszczamy” przez firmę. Oznacza to, że:

• opłata pocztowa jest wykazana na fakturze lub paragonie jako odrębna pozycja,
• przedsiębiorca odprowadza VAT od tych opłat pocztowych*,
• przedsiębiorca ujmuje przychód (netto) z tytułu opłat za wysyłki w przychodach, tak jak przychód ze sprzedaży towaru (w kolumnie 7. księgi podatkowej),
• wydatki ponoszone na wysyłki przedsiębiorca ujmuje w kosztach (netto; w kolumnie 13. księgi podatkowej),
• przedsiębiorca ma prawo do odliczenia VAT od faktur za koszty wysyłki (o ile na tych fakturach VAT występuje, ponieważ usługi Poczty Polskiej są zwolnione z VAT).

*Stawka VAT właściwa dla usług transportowych (opłat za wysłanie paczki) to 23%, chyba że towar wysyłany przez przedsiębiorcę ma stawkę obniżoną – wtedy opłata za przesyłkę powinna mieć taką samą stawkę.

Zaletą tego sposobu jest prostota , natomiast wadą może okazać się zawyżanie  obrotów przez te opłaty za wysyłki (co może wpłynąć na niektóre wskaźniki, limity) oraz zawyżanie ceny dla klientów detalicznych, przez objęcie tych opłat podatkiem VAT.

Sposób 2.

Drugi sposób polega na tym, że opłat wysyłek w ogóle nie ujmuje się w rozliczeniu księgowym czy podatkowym:

• opłat pocztowych nie wykazuje się na fakturze czy paragonie,
• nie rozlicza się od nich podatku VAT,
• nie wykazuje się ich ani w przychodach, ani w kosztach.

Taki sposób rozliczania wynika z przyjęcia zasady, że opłaty są w rzeczywistości ponoszone bezpośrednio przez klienta, a firma sprzedawcy jedynie „pośredniczy” w przekazaniu tej opłaty firmie transportowej. Bezwzględnym warunkiem stosowania tego sposobu jest wyraźny zapis w regulaminie sklepu, że kupujący udziela sprzedawcy pełnomocnictwa do zawarcia umowy o świadczenie usług wysyłki w jego imieniu. Oczywiście w tym przypadku kwota opłaty za przesyłkę zapłacona przez klienta musi co do grosza odpowiadać wydatkom poniesionym na tą przesyłkę – przedsiębiorca nie może zarabiać na tych opłatach.

Sposób 3.

Na koniec krótko o trzecim sposobie rozliczania, który polega na tym, że koszty wysyłki ujęte są w cenie towaru. Sposób ten jest niemal identyczny co do sposobu rozliczania jak pierwszy, różni się jedynie tym, że cena wysyłki jest „schowana” w cenie towaru na fakturze lub paragonie.