Dieta w podróży służbowej – komu przysługuje, jak ją obliczyć?

O co może zabiegać pracownik po odbyciu podróży służbowej i kiedy to rozliczyć?

Zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Pracy I Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

• diety;
• zwrot kosztów:
  • przejazdów,
  • dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
  • noclegów,
  • innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. Do rozliczenia kosztów podróży, pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki.

Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.

Jakie wysokości diet przysługują pracownikowi w podróży krajowej i zagranicznej?

W myśl wcześniej wspomnianego rozporządzenia dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 45 zł za dobę podróży.

Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:

• jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
  • mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
  • od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
  • ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

• jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
  • do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
  • ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

W przypadku, gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie – dieta nie przysługuje!!

W przypadku podróży zagranicznej, sytuacja wygląda nieco inaczej. Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki.

Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.

Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:

• za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;
• za niepełną dobę podróży zagranicznej:
  • do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
  • ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
  • ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia.

Pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety!!

Zaliczka na pokrycie kosztów podróży krajowej i zagranicznej

To pracodawca zleca swojemu pracownikowi podróż służbową, więc musi liczyć się z tym, że będzie musiał ją sfinansować chociażby w części, już przed jej odbyciem. W przypadku krajowej podróży sytuacja jest prostsza, niż w przypadku podróży zagranicznej.

W nawiązaniu do podróży krajowej, na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.

Natomiast w przypadku podróży zagranicznej, pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki.

Po zakończeniu zagranicznej podróży służbowej, rozliczenie jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

Bardzo ważne ze strony przedsiębiorcy w przypadku rozliczania podróży służbowej jest to, aby dokonać tego zgodnie z wytycznymi wskazanymi w rozporządzeniu. Żaden przedsiębiorca nie chce negatywnych konsekwencji wynikających z błędnych rozliczeń delegacji, zwłaszcza, gdy charakter branży wymaga częstych wyjazdów.

 

• wykaz diet i limitów