Obowiązek opisywania faktur

Chciałbym się dowiedzieć czy istnieje obowiązek opisywania faktur odnośnie zgodności pod względem rachunkowym i formalnym? Czy wystarczy, że zostają przekazane do płatności a później do księgowości do rozliczenia? pyta Pani Aleksandra

Poszukując odpowiedzi na to pytanie, powinniśmy zajrzeć do przepisów. Których? To zależy, jakie zasady prowadzenia księgowości są stosowane w danej firmie: czy jest to firma „na książce” podatkowej, czy też prowadzi pełną księgowość.

Jeżeli firma prowadzi swoje rozliczenia w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, to odpowiedzi będziemy szukać w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, a także w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jeżeli firma prowadzi pełną księgowość, ma obowiązek stosować przepisy ustawy o rachunkowości, a także przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych lub od osób prawnych.

W żadnym jednak z tych ustaw ani rozporządzeń nie znajdziemy przepisu, który narzucałby przedsiębiorcom sposób sprawdzania czy opisywania dokumentu. Takie nakazy dotyczą jedynie umieszczania na dowodzie księgowym numeru, pod którym dokument został zaksięgowany, czy przeliczenia na złotówki  – w przypadku dokumentów walutowych.

Nie oznacza to jednak, że takich oznaczeń nie należy lub nie warto umieszczać na fakturach. Nie ulega wątpliwości, że firma ma obowiązek sprawdzić, czy dokumenty są wystawione poprawnie – nie wdając się w szczegóły chociażby dlatego, że błędy popełnione przez sprzedawcę mogą mieć daleko idące konsekwencje finansowe dla kupującego.

W przypadku firmy jednoosobowej czy kilkudziesięciu fakturach miesięcznie – wystarczy po prostu sprawdzić dokumenty raz w miesiącu i zazwyczaj robi to sam przedsiębiorca.

Natomiast w większej firmie, przy tysiącach faktur, gdzie faktura od wpływu do zaksięgowania przechodzi przez kilka osób warto ustalić, kto i co powinien w związku z fakturą sprawdzić. Nanoszenie na faktury pieczęci „sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym” jest popularne, można jednak wynaleźć co najmniej kilka innych sposobów na zapewnienie sprawdzalności faktur, przykładowo wprowadzając odpowiednią instrukcję wewnętrzną.

Odpowiednie zapisy, dotyczące przyjętego sposobu sprawdzania dowodów księgowych, warto umieścić w polityce rachunkowości.

Przy okazji warto zaznaczyć, że w przypadku firm, które są obsługiwane przez biura rachunkowe, dobrze jest ustalić w umowie, po czyjej stronie leży obowiązek sprawdzania faktur.