Nieodebrane zamówienie: Jak skorygować?

Prowadzimy sprzedaż w sklepie firmowym oraz przez internet. Faktury i paragony wystawiamy od razu w momencie przygotowania paczki z zamówionym towarem do wysyłki lub odbioru. Czasami zdarza się, że klient złoży zamówienie przez internet, wybierając opcję dostawy „odbiór osobisty” oraz formę płatności „gotówka”, a następnie nie zgłasza się po odbiór zamówienia, a nawet nie można się z nim skontaktować. Jak prawidłowo skorygować taką nieodebraną sprzedaż?

Na wstępie należy zdiagnozować, czy…. do sprzedaży w ogóle doszło. Sprzedaż to – według przepisów podatkowych – dostawa towaru. W opisanym przypadku można mieć uzasadnione wątpliwości, czy samo przygotowanie paczki do wysyłki czy odbioru to już sprzedaż? Wiele firm w takich przypadkach uznaje, że sprzedaż ma miejsce dopiero w momencie wysyłki (przekazania towaru kurierowi) lub odbioru osobistego; ale są też i takie, które za datę sprzedaży uważają dzień złożenia zamówienia, czyli niejako dzień „rezerwacji” towaru w magazynie.

Zakładając jednak, że sprzedawca uznaje za datę sprzedaży moment przygotowania paczki do wysyłki lub odbioru – sprzedaż miała miejsce. Jak teraz „odkręcić” tą transakcję?

Po pierwsze, należy wystawić odpowiedni dokument korygujący. Jeżeli kupującym jest firma i została wystawiona faktura – należy wystawić fakturę korygującą i dopilnować, aby kontrahent potwierdził odbiór tej korekty. Jeżeli kupującym jest osoba prywatna i był wystawiony paragon – należy sporządzić protokół, potwierdzający zaistniałą sytuację (takich korekt nie „nabija się” na kasę fiskalną).

Po drugie, należy wpisać do księgi podatkowej pomniejszenie przychodu. Uwaga, jeżeli korygujemy sprzedaż która miała miejsce w poprzednim miesiącu, lub nawet poprzednim roku, pomniejszenia dokonuje się nie na bieżąco, lecz poprzez korektę miesiąca pierwotnej sprzedaży.

Po trzecie, należy ująć korektę w deklaracji VAT. Jeżeli kupującym jest firma i została wystawiona faktura – pomniejszenie VAT należy wykazać w deklaracji za miesiąc, w którym otrzymano potwierdzenie odbioru faktury korygującej. Jeżeli kupującym jest osoba prywatna i był wystawiony paragon – pomniejszenie VAT należy wykazać w deklaracji za miesiąc, w którym sporządzono ww. protokół.