Jak funkcjonuje metoda kasowa PIT w 2025 roku? To pytanie zadaje sobie bardzo wielu przedsiębiorców. Metoda kasowa PIT to nowa metoda rozliczania przychodów i kosztów z działalności gospodarczej.
Metoda kasowa PIT wprowadza istną rewolucję w rozliczaniu przychodów i kosztów z działalności. Jak ją stosować w 2025 ? Czego podatnik nie rozliczy tą metodą?
Na te i wiele innych pytań odpowiedziano w niniejszej publikacji.
Metoda kasowa w PIT a dostępne metody rozliczania przychodów i kosztów
Metoda kasowa w PIT to nowa metoda rozliczania uzyskanych przychodów i poniesionych kosztów z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej.
Metoda kasowa w PIT dostępna jest dopiero od tego roku, czyli od 2025 roku.
Przed 2025r. – jak i nadal – przedsiębiorcy mogli oraz wciąż mogą korzystać z innych metod rozliczania przychodów i kosztów, a mianowicie:
- metody memoriałowej,
- metody uproszczonej.
W metodzie memoriałowej przychody rozpoznaje (opodatkowuje) się w zależności od zdarzenia, które wystąpiło jako pierwsze – dostawa towarów, świadczenie usług, wystawienie faktury, otrzymanie należności. Jeżeli mowa o kosztach, to w tej metodzie koszty bezpośrednie ujmuje się w roku podatkowym, w którym wystąpiły odpowiadające im przychody, natomiast koszty pośrednie dzieli się proporcjonalnie do okresu, którego dotyczą, a mogą dotyczyć także okresu między latami (jeżeli są kosztami na przełomie lat np. polisa ubezpieczeniowa, licencja, koncesja, abonamenty na domenę, itp.).
W metodzie uproszczonej przychody rozlicza się tak jak w metodzie memoriałowej, natomiast koszty pośrednie można ująć w dacie wystawienia dokumentu – bez konieczności proporcjonalnego dzielenia na okresy miesięczne czy pomiędzy latami (np. polisę ubezpieczeniową można ująć w dacie wystawienia polisy bez konieczności dzielenia kwoty z polisy na 12 miesięcy).
Jak wygląda natomiast funkcjonowanie metody kasowej w PIT?
Metoda kasowa w podatku PIT to ujęcie przychodów i kosztów:
- w dacie otrzymania należności – dotyczy przychodów,
- w dacie zapłacenia zobowiązania, jednakże nie wcześniej niż w dacie poniesienia kosztów – dotyczy kosztów.
Metoda kasowa w podatku PIT jest ściśle powiązana z płatnościami. Nie oznacza to, że tą metodę można stosować do wszystkich transakcji (o tym w dalszej części publikacji). Regulacja przedstawiająca funkcjonowanie nowej metody została zawarta m.in. w art. 14c ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 226 zwanej dalej ustawą o PDOF).
Podatnicy, którzy w roku podatkowym stosują metodę kasową w PIT, to w tym roku nie stosują ulgi na złe długi (zarówno wierzyciel, jak i dłużnik). Wyjątkiem od reguły są przypadki likwidacji działalności gospodarczej oraz upływu 2 lat, licząc od dnia wystawienia faktury.
Dla kogo metoda kasowa w podatku PIT?
Nie wszystkie grupy przedsiębiorców mogą wybrać metodę kasową PIT. Przede wszystkim mogą ją stosować osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą. To oznacza, że metoda ta jest niedostępna dla konsumentów.
Metoda kasowa PIT nie dotyczy transakcji pomiędzy podmiotami powiązanymi.
Metoda kasowa PIT może być stosowana przez osoby fizyczne samodzielnie prowadzące działalność gospodarczą, które stosują formę opodatkowania:
- podatek liniowy, albo
- skala podatkowa, albo
- ryczałt ewidencjonowany.
Z metody kasowej PIT poza konsumentami nie skorzystają wspólnicy spółki:
- cywilnej,
- partnerskiej,
- jawnej,
- komandytowej,
- komandytowo-akcyjnej,
- akcyjnej,
- z o.o. oraz wspólnik jednoosobowej sp. z o.o.,
- prostej spółki akcyjnej,
- pozostałych spółek i podmiotów.
Jak widać metoda kasowa PIT została zaadresowana tylko do osób fizycznych samodzielnie prowadzących działalność (nie jako wspólnik) i stosujących jedną z ww. form opodatkowania.
Metoda kasowa PIT dotyczy tylko faktur wystawionych na innych przedsiębiorców. Nie dotyczy faktur wystawionych na konsumentów.
Warunki stosowania nowej metody kasowej PIT
Przedsiębiorcy, którzy znajdują się w gronie osób, dla których przewidziano metodę kasową PIT muszą spełniać kilka warunków, aby w ogóle skorzystać z możliwości, jakie daje im ta metoda.
Warunki stosowania metody kasowej w podatku PIT |
|
Lp. | Warunki |
1. | Samodzielne prowadzenie działalności, czyli nie jako wspólnik jakiejkolwiek spółki (nie wyklucza to prowadzenia drugiej czy trzeciej działalności jako wspólnik) z pracownikami, zleceniobiorcami lub bez. |
2. | Prowadzenie działalności w zeszłym roku (latach) i kontynuowanie jej w kolejnym roku, w którym wybrano metodę kasową PIT. |
3. | Podatnik stosuje formę opodatkowania – skala podatkowa albo podatek liniowy, albo ryczałt ewidencjonowany. |
4. | Wybranie metody kasowej PIT jest możliwe przez osoby fizyczne rozpoczynające prowadzenie działalności gospodarczej. |
5. | Przychody z jednoosobowej działalności gospodarczej (z wyłączeniem przychodów z bycia wspólnikiem spółki cywilnej, jawnej i innych) w roku bezpośrednio poprzedzającym rok podatkowy nie przekroczyły sumy 1.000.000 zł. |
6. | Dla prowadzonej działalności, dla której ma zostać wybrana metoda kasowa PIT, podatnik nie stosuje ksiąg rachunkowych. |
7. | Podatnik złoży właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego sporządzone na piśmie oświadczenie o wyborze metody kasowej PIT. |
8. | Podatnik stosujący metodę kasową PIT jest zobligowany do prowadzenia ewidencji faktur rozliczanych tą metodą (zarówno przychody jak i koszty). |
Należy podkreślić, iż nawet, gdy podatnik przekroczy w roku bieżącym limit przychodów 1.000.000 zł to i tak do końca bieżącego roku będzie mógł korzystać z metody kasowej w PIT. Z kolei od następnego roku będzie musiał zastosować metodę memoriałową albo metodę uproszczoną.
Jak wybrać metodę kasową w PIT?
Podatnik, zanim dokona wyboru metody kasowej w PIT, musi spełniać wymienione w powyżej tabeli warunki. Następnie musi złożyć do urzędu skarbowego właściwego ze względu na swoje miejsce zamieszkania oświadczenie o wyborze metody kasowej w PIT w terminie do:
- 20-tego lutego roku podatkowego, w którym podatnik chce stosować metodę kasową PIT, albo
- 20-tego dnia miesiąca następnego po miesiącu rozpoczęcia działalności, albo
- końca roku podatkowego, jeżeli podatnik rozpoczął działalność gospodarczą w grudniu danego roku podatkowego.
Podatnik, który wybrał metodę kasową PIT, musi ją stosować przez cały rok kalendarzowy.
Jeżeli podatnik będzie spełniał warunki w kolejnych latach do metody kasowej PIT, wówczas nie musi nic składać w kontekście stosowania metody kasowej PIT w kolejnych latach.
Jeżeli będzie chciał zrezygnować w którymś roku, wówczas będzie zobligowany do złożenia oświadczenia od rezygnacji z metody kasowej PIT w terminie do 20-tego lutego roku kalendarzowego, w którym chce zrezygnować.
Kiedy należy opodatkować przychód w metodzie kasowej PIT ?
W metodzie memoriałowej albo uproszczonej podatnik ma obowiązek opodatkować uzyskany przychód w dacie dostawy towaru, albo wykonania usługi nie później niż w dacie:
- wystawienia faktury,
- uregulowania należności.
W metodzie kasowej PIT podatnik ma obowiązek opodatkować uzyskany przychód w dacie uregulowania należności (lub jej części), nie późniejszy niż dzień:
- upływu 2 lat, licząc od dnia wystawienia faktury
albo
- likwidacji działalności gospodarczej.
Przychód do opodatkowania w metodzie kasowej PIT powstaje w dacie otrzymania zapłaty za fakturę (zapłatę części albo całości).
Jeżeli podatnik zlikwiduje działalność gospodarczą, to na ostatni dzień prowadzenia działalności gospodarczej musi rozpoznać przychód z tytułu nieotrzymanej jeszcze należności.
Jeżeli w ciągu 2 lat od daty wystawienia faktury podatnik nie otrzyma należności za fakturę, wówczas będzie musiał rozpoznać przychód do opodatkowania przed upływem tych 2 lat.
Mówi o tym art. 14c ust. 2 i 3 ustawy o PIT.
Przez uregulowanie należności rozumie się również:
- częściowe uregulowanie należności;
- zaliczki, a więc wpłaty na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych.
Przykład 1
Czynny podatnik VAT wybrał w 2025r. metodę kasową PIT. Dnia 20.01.2025 r. wystawił fakturę sprzedaży za wykonaną usługę na kwotę netto 12.000 zł z 7-dniowym terminem płatności.
Zapłatę tej faktury otrzymał 28.02.2025 r.
Przychód z tytułu wykonanej usługi podatnik rozpozna w dacie 28.02.2025 r.
Przykład 2
Czynny podatnik VAT wybrał w 2025 r. metodę kasową PIT. Dnia 15.01.2025 r. podatnik otrzymał 20.000 zł netto zaliczki na poczet dostawy towarów. Tego dnia wystawił fakturę zaliczkową potwierdzającą otrzymaną zaliczkę. Łączna wartość dostawy towarów to 50.000 zł netto.
Przychód w podatku PIT powstał dnia 15.01.2025 r.
Dostawa została zrealizowana dnia 15.02.2025 r. i w tej też dacie podatnik wystawił fakturę na pozostałą wartość transakcji z uwzględnieniem rozliczonej już zaliczki.
Pozostałą kwotę należności 35.000 zł netto podatnik otrzymał dnia 28.02.2025 r. i w tym dniu opodatkował tę kwotę podatkiem PIT (zaliczył do przychodów podatkowych).
W sytuacji, gdy podatnik wystawi fakturę na koniec roku, w którym stosuje metodę kasową PIT a w kolejnym roku już nie stosuje tej metody, natomiast zapłatę za tę fakturę otrzyma już w kolejnym roku, wówczas przychód dotyczący tej faktury powstanie w dacie otrzymania zapłaty. Z kolei, gdy podatnik wystawi fakturę na koniec roku, w którym nie stosuje metody kasowej PIT, a w kolejnym roku stosuje już metodę kasową PIT, natomiast zapłatę za tę fakturę otrzyma już w tym kolejnym roku, a więc w roku stosowania metody kasowej PIT, wtedy przychód dotyczący tej faktury powstanie według metody stosowanej w poprzednim roku (a nie w kolejnym roku, a więc stosowania metody kasowej PIT).
Przykład 3
Podatnik zwolniony z VAT w 2025 r. stosuje metodę kasową PIT. Dnia 15.12.2025 r. wystawi fakturę sprzedaży z tytułu wykonanej usługi. W 2026r. nie będzie stosował metody kasowej PIT a metodę memoriałową.
Odbiorca opłaci ww. fakturę dnia 31.01.2026 r. Co w takiej sytuacji?
Z uwagi na to, iż ww. przychód z faktury dotyczył jeszcze okresu stosowania metody kasowej PIT – podatnik ujmie przychód w dacie otrzymania zapłaty, a więc dnia 31.01.2026 r.
Kiedy należy ująć koszt w metodzie kasowej PIT?
Zgodnie z art. 22 ust. 4a ustawy o PIT koszty uzyskania przychodów poniesione w roku podatkowym, w którym podatnik stosuje metodę kasową PIT – ujmuje w roku podatkowym, w którym zostało zapłacone przez niego zobowiązanie wynikające z otrzymanej faktury, nie wcześniej jednak, niż w dacie poniesienia kosztu.
Koszty uzyskania przychodów poniesione w roku podatkowym, w którym podatnik stosuje metodę kasową PIT – ujmuje także w roku podatkowym, w którym zapłacił zaliczkę.
Przez uregulowanie zobowiązania podatnik powinien rozumieć zapłatę:
- całości lub części zobowiązania wynikającego z otrzymanej faktury,
- zaliczki i przedpłaty, a więc wpłaty na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych.
Należy podkreślić, iż nie wszystkie koszty, ale i przychody podatnik będzie rozliczał metodą kasową PIT nawet w roku jej stosowania.
Metoda kasowa PIT nie znajdzie zastosowania do faktur dotyczących sprzedaży albo zakupu środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, jak również do odpisów amortyzacyjnych od nabytych środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych.
Podkreślenia wymaga także fakt, iż jeżeli podatnik ureguluje fakturę:
- po likwidacji działalności gospodarczej lub
- po zmianie formy opodatkowania na ryczałt od przychodów ewidencjonowanych
– wtedy ujmie tę fakturę w kosztach uzyskania przychodu w ostatnim okresie rozliczeniowym przed likwidacją działalności gospodarczej lub przed zmianą formy opodatkowania.
Przykład 4
Czynny podatnik VAT wybrał w 2025 r. metodę kasową PIT. Dnia 28.02.2025 r. opłacił wystawioną w tym dniu fakturę dotyczącą nabytych materiałów biurowych na kwotę netto 600 zł.
Zapłaty za tę fakturę dokonał 05.03.2025 r.
Podatnik ujmie koszt uzyskania przychodu w dacie 05.03.2025 r.
Krzysztof Ulicki
Główny Księgowy
Krzysztof Ulicki
Główny Księgowy