Całkowity koszt zatrudnienia w 2025 roku

W roku 2025 ustalono następujące kwoty minimalnego wynagrodzenia:

• z umowy o pracę à 666 zł za miesiąc pracy (obowiązuje od dnia 01.01.2025r. do dnia 31.12.2025r.),
• z umowy zlecenie à 30,50 zł za godzinę świadczenia usług (obowiązuje od dnia 01.01.2025r. do dnia 31.12.2025r.)

Warto zwrócić uwagę, iż minimalne wynagrodzenie obowiązuje przez cały 2025r., nie np. przez połowę roku a na drugą połowę przypada inna stawka.

Drugą istotną kwestią, jaką należy podkreślić, jest obowiązywanie tej wysokości wynagrodzenia. Powyższe stawki wynagrodzeń dotyczą tych wynagrodzeń, które zostały naliczone od dnia 01.01.2025r. do dnia 31.12.2025r. nawet, jeżeli zostały wypłacone już w 2026r. Liczy się zatem okres, za który zostały naliczone wynagrodzenia.

Każdy zatrudniający powinien wiedzieć, co składa się na kwotę wynagrodzenia pracownika czy zleceniobiorcy.

W przypadku pracownika na kwotę wynagrodzenia składają się składniki przedstawione w poniższej tabelce.

W tym miejscu trzeba zaznaczyć, iż FP i FGŚP nie wystąpi w kilku przypadkach:

• okres 36 miesięcy po powrocie kobiet zatrudnionych na umowę o pracę z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego lub urlopu wychowawczego (nie dotyczy zatrudnienia na umowę zlecenie),
• pracodawca zatrudnia kobiety, które osiągnęły 55 lat lub mężczyzn w wieku od 60 lat,
• pracodawca zatrudnia pracowników w wieku powyżej 50 lat, którzy do 30 dni przed podjęciem zatrudniania byli zarejestrowani w urzędzie pracy jako bezrobotni (także w przypadku skierowania przez urząd pracy zarejestrowanego bezrobotnego w wieku do 30 lat do pracy).

Ponadto FP nie opłacają pracodawcy za osoby:

• zatrudnione, które pobierają za dany miesiąc kwotę poniżej minimalnego wynagrodzenia – w 2025r. to 4.666 zł,
• zatrudnione, posiadające znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności.

FP nie opłaca także osoba fizyczna prowadząca działalność, jeżeli nie zatrudnia żadnej osoby na umowę o pracę a jedynie na umowę zlecenie.

Pozostałe składki jak i podatek PIT-4R są w umowie o pracę obowiązkowe niezależnie od wysokości wynagrodzenia.

Umowa zlecenie – podobnie jak umowa o pracę – również jest oskładkowana i opodatkowana. W tym wypadku należy jednak powiedzieć o jednej bardzo ważne rzeczy.

Zleceniobiorca może być zatrudniony w innej firmie na umowę o pracę (lub kilka) lub posiadać umowę zlecenie (lub kilka). Jeżeli wynagrodzenie w innych firmach lub suma wynagrodzeń za dany miesiąc przekroczy kwotę łącznie:

• 666 zł w 2025r. przy dodatkowych umowach o pracę u innych pracodawców, albo
• 203,80 zł w 2025r. przy dodatkowych umowach zlecenie u innych zleceniodawców

– wówczas umowa zlecenie zawarta w pierwszej kolejności podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu i podatkowi PIT-4R.

Poniżej przedstawione składniki, które zawiera wynagrodzenie z umowy zlecenie. Przyjęto założenie, iż zleceniobiorca nie posiada innych dochodów a jeżeli posiada to są one niższe niż minimalne wynagrodzenie za pracę przy umowie o pracę – 4.666 zł albo niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego – 5.203,80 zł).

Przy umowie zleceniu – podobnie jak przy umowie o pracę – pracodawca nie będzie miał obowiązku opłacania FP ani FGŚP. Przypadki te wymieniono już wcześniej przy okazji omawiania umowy o pracę.

W poniższej tabeli przyjęto założenie, iż zleceniobiorca posiada jedną lub więcej umów o pracę, na łączną kwotę nie niższą niż kwotę minimalnego wynagrodzenie za pracę – 4.666 zł albo inną umowę zlecenie lub umowy zlecenie na łączną kwotę przynajmniej 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego – 5.203,80 zł).

Trzeba byłoby jeszcze wspomnieć o roli pracodawcy, jako płatnik podatku i składek.

Osoba fizyczna jest zatrudniona na umowę o pracę na kwotę minimalnego wynagrodzenia za pracę – 4.666 zł miesięcznie.

Jaki będzie całkowity koszt zatrudnienia takiego pracownika?

Na całkowity koszt zatrudnienia 5.621,60 zł z umowy o pracę składa się:

• kwota brutto z umowy – 4.666 zł, oraz
• składki ZUS społeczne finansowane przez pracodawcę – 836,61 zł,
• FP oraz FGŚP – 118,99 zł.

Powstaje w tym miejscu dodatkowe pytanie, co zawiera się w kwocie brutto z umowy 4.666 zł. Zawierają się w niej składniki finansowane przez pracownika, a więc:

• składka emerytalna, rentowa, chorobowa, zdrowotna, podatek PIT-4R (podatek dotyczy pracownika, ale zobowiązanym do jego potrącenia i opłacenia jest pracodawca).

Osoba fizyczna świadczy usługi na umowę zlecenie według stawki godzinowej 50 złotych brutto. W miesiącu 02/2025r. wykonywała usługi przez 86 godzin. Za miesiąc 02/2025r. uzyskała kwotę 4.300 zł brutto. (50 zł za godzinę x 86 godzin). Umowa ta jest jedyną umową, jaką posiada zleceniobiorca.

Jaki będzie całkowity koszt zatrudnienia tej osoby za okres 02/2025 ?

Na całkowity koszt zatrudnienia 5.075,29 zł z umowy o pracę składa się:

• kwota brutto z umowy – 4.300 zł, oraz
• składki ZUS społeczne finansowane przez pracodawcę – 770,99 zł,
• FGŚP – 4,30 zł.

Osoba fizyczna świadczy usługi na umowę zlecenie według stawki godzinowej 40 złotych brutto. W miesiącu 02/2025r. wykonywała usługi przez 120 godzin. Za miesiąc 02/2025r. uzyskała kwotę 4.800 zł brutto. (40 zł za godzinę x 120 godzin). Osoba posiada u innego pracodawcy umowę o pracę na kwotę minimalnego wynagrodzenia 4.666 zł.

Jaki będzie całkowity koszt zatrudnienia tej osoby za okres 02/2025 ?

Na całkowity koszt zatrudnienia 4.800 zł z umowy zlecenie składa się:

• kwota brutto z umowy – 4.800 zł.

Zleceniobiorca podlega tylko pod ubezpieczenie zdrowotne z racji posiadania umowy o pracę z innym pracodawcą na kwotę minimalnego wynagrodzenia z pracę w 2025r.

Stąd całkowity koszt zatrudnienia to 4.800 zł.

Warto dodać, iż w tej kwocie 4.800 zł zawiera się jedynie składka zdrowotna i podatek PIT-4R.