Faktury elektroniczne, faktury wysyłane e-mailem

Wokół faktur e-mailowych i elektronicznych narosło sporo wątpliwości. Oto 5 najczęściej zadawanych pytań o faktury elektroniczne.

Czy możemy wysyłać faktury do klientów przez email?
Przepisy pozwalają na przesyłanie faktur praktycznie w dowolnej formie, również w formie elektronicznej. Faktura może być przesłana na przykład jako załącznik do wiadomości email, może być udostępniona klientowi w systemie czy na stronie internetowej – po zalogowaniu się lub po kliknięciu w link. Przedsiębiorca, który chce wysyłać faktury do klientów przez email, ma obowiązek zadbać o dwie kwestie:
1. Faktura przesłana w ten sposób powinna być bezpieczna. Oznacza to, że klient otrzymujący tą fakturę powinien mieć pewność, od kogo ją otrzymał, oraz że dane w niej zawarte są prawdziwe.
2. Zanim prześlemy fakturę przez email, klient powinien podać adres mailowy do wysyłki tych faktur oraz wyrazić akceptację takiej formy przesyłania faktur. Akceptacja ta może być wyrażona w dowolnej formie, nie musi być to odrębne oświadczenie na piśmie. Nierzadko klauzula akceptacji faktur elektronicznych jest już „schowana” w ogólnych warunkach dostaw u sprzedawcy, a przystępując do transakcji – klient akceptuje przecież te warunki.

Koszty wysyłki faktur do klientów są znaczne. Czy możemy po prostu zamienić te faktury na elektroniczne?
Taka zmiana nie może nastąpić bez porozumienia z klientami. Przy zmianie wysyłki faktur w formie papierowej na wysyłkę faktur w dowolnej formie elektronicznej należy pamiętać o dwóch kwestiach – warunkach prawnych, opisanych powyżej.

Czy faktura, która przyszła do firmy emailem, jest ważna? Czy czekać na papierową wersję?
Dokument zawierający dane właściwe dla faktur (zgodnie z ustawą) jest fakturą, a faktura może mieć dowolną formę. Ponadto faktury nie są wystawiane jako „oryginał” i „kopia” – oznaczenia te na fakturach nie mają już mocy prawnej. Zatem również faktura, która dotarła do firmy przez email czy nawet faks – jest po prostu fakturą. Jeżeli w ślad po otrzymaniu faktury emailowej otrzymamy również fakturę w formie papierowej, to dla księgowości i podatków ważny jest ten egzemplarz, który wpłynął do firmy jako pierwszy.

Czy możemy nie zgodzić się na przesyłanie faktur w formie elektronicznej?
Tak, jako kupujący firma może nie zaakceptować przesyłania faktur w formie elektronicznej. Może to jednak oznaczać, że sprzedawca odmówi nam realizacji transakcji. Ponadto warto pamiętać, że stosowanie faktur w formie elektronicznej jest wygodne, i znacznie przyspiesza obieg dokumentów między kontrahentami.

Czy faktury elektroniczne niosą ze sobą jakieś zagrożenia dla księgowości czy dla podatków?
Faktury w formie elektronicznej, w porównaniu do faktur w tradycyjnej formie papierowej, mogą być obciążone pewnym ryzykiem. Wyobraźmy sobie sytuację, że do firmy wpływa faktura emailowa. Pracownik działu drukuje tą fakturę i przekazuje do księgowości. Jakiś czas później szef pyta się o tą fakturę, więc pracownik drukuje ją ponownie, i faktura trafia drugi raz do księgowości – tym razem opisana przez szefa. Nasz pracownik się rozchorował i osoba go zastępująca postanawia przejrzeć wiadomości, aby sprawdzić, czy nie ma w nich faktur do wydrukowania… i tak oto w kolejnym miesiącu faktura trafia do księgowości po raz trzeci. O takie ryzyko właśnie chodzi – ryzyko wielokrotnego ujęcia w kosztach tego samego wydatku, czy wielokrotnego odliczenia VAT od tej samej faktury. Ryzyko to wynika oczywiście z braku oznaczeń „oryginałów” i „kopii” na fakturach w formie elektronicznej. Każda firma na swój sposób powinna ograniczać to ryzyko, dbając o wewnętrzne procedury obiegu dokumentów.