Delegowanie pracowników

Dzień dobry. Mam jednoosobową firmę budowlaną na ryczałcie, z polskim numerem NIP. Od firmy działającej na terenie Niemiec (z niemieckim właścicielem) otrzymałem ofertę pracy polegającą na przebudowie budynku biurowego. Przyjęcie jej wiązałoby się więc z wyjazdem za granicę. Jakie warunki muszę spełnić w Polsce i Niemczech, żeby podjąć to zlecenie? Zatrudniam dwie osoby na umowę o pracę. Czy muszę je zwolnić, a one muszą zrobić samozatrudnienie? Nie wchodzą w grę żadne wyjazdy delegacje itp., bo stawka zarobkowa jest za niska. Proszę o odpowiedź i pomoc.
pisze Pan Janusz

Stosownie do art. 3 pkt 7 ustawy z 10.06.2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług (Dz.U. z 2016 r., poz. 868 z późn. zm. – zwana dalej u.d.p.), pracownik delegowany z terytorium RP to pracownik w rozumieniu przepisów państwa członkowskiego do którego jest delegowany, wykonujący pracę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, tymczasowo skierowany do pracy na terytorium tego państwa przez pracodawcę delegującego pracownika z terytorium RP.

Zgodnie z dyrektywą 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16 grudnia 1996 r. (Dz.U.UE.L.1997.18.1), dotyczącą delegowania pracowników w ramach świadczenia usług, państwa członkowskie zobowiązane zostały do uchwalenia przepisów zapewniających pracownikom delegowanym zapewnienia minimalnych standardów w państwie delegowania, dotyczących:

• maksymalnych okresów pracy i minimalnych okresów wypoczynku,
• minimalnego wymiaru płatnych urlopów rocznych,
• minimalnej stawki płacy, wraz ze stawką za nadgodziny,
• warunków wynajmu pracowników, w szczególności przez agencje pracy tymczasowej
• zdrowia, bezpieczeństwa i higieny w miejscu pracy,
• środków ochronnych stosowanych w odniesieniu do zatrudnienia kobiet ciężarnych lub kobiet tuż po urodzeniu dziecka, dzieci i młodzieży,
• równości traktowania mężczyzn i kobiet, a także innych przepisów w zakresie niedyskryminacji.

Zatem polski pracodawca powinien zawrzeć stosowną umowę z niemiecką firmą oraz z pracownikiem w sprawie delegowania, w której określiłby minimalne wymogi wykonywania pracy na terenie Niemiec. Ponadto do najważniejszych obowiązków pracodawców, delegujących pracowników do pracy w Niemczech, należą:

• Obowiązek posiadania w Niemczech przedstawiciela polskiej firmy delegującej. W kraju do którego firma wysyła pracowników, musi posiadać miejsce zamieszkania przedstawiciel tej firmy, który będzie dostępny dla lokalnych urzędów i instytucji kontrolnych.
• Obowiązek przesyłania wyznaczonym urzędom państwowym w Niemczech informacji o delegowanych pracownikach na minimum pięć dni roboczych przed ich wysłaniem do Niemiec. Firma musi dokonać odpowiedniego zgłoszenia pracowników jeszcze przed podjęciem pierwszego zlecenia.
• Podleganie pod niemiecki odpowiednik Inspekcji Pracy. Urzędy kontrolne w Niemczech sprawują nadzór nad działalnością polskich firm delegujących personel do pracy w Niemczech.
• Zakaz delegowania pracowników niezatrudnionych wcześniej w danej firmie. Przepis ten uniemożliwia działalność agencjom pracy polegającą na rekrutowaniu osób w celu ich delegowania.
• Obowiązek posiadania przez pracowników delegowanych i pracodawców wielu dokumentów w miejscu wykonywania przez nich pracy. Dokumentami niezbędnymi są dowód tożsamości, umowa pomiędzy pracownikiem a pracodawcą, listy płac i dowody wpłat wynagrodzenia, listy obecności, dokumenty potwierdzające posiadanie ubezpieczenia społecznego. Do tego mogą dojść inne dokumenty wymagane przez stronę niemiecką.
• Zasada odpowiedzialności solidarnej, która obciąża kontrahentów zagranicznych niespłaconymi zobowiązaniami finansowymi przedsiębiorców względem pracowników. Odpowiedzialność dotyczy wynagrodzenia i płac, podatków, składek na ubezpieczenia społeczne.
• Podleganie pod instytucje kontrolne w Niemczech.

Pracodawca powinien również zapewnić delegowanym pracownikom wynagrodzenie minimalne według stawek obowiązujących w Niemczech.

Jeśli chodzi o warunki, jakie powinny zostać spełnione w Polsce, to większość dotyczy kwestii ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z art. 12 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z 29.04.2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz.U.UE.L.2004.166.1), osoba która wykonuje działalność jako pracownik najemny w państwie członkowskim w imieniu pracodawcy, który normalnie prowadzi tam swą działalność, a która jest delegowana przez tego pracodawcę do innego państwa członkowskiego do wykonywania pracy w imieniu tego pracodawcy, nadal podlega ustawodawstwu pierwszego państwa członkowskiego, pod warunkiem, że przewidywany czas takiej pracy nie przekracza 24 miesięcy i że osoba ta nie jest wysłana, by zastąpić inną delegowaną osobę.

W opinii Autora oznacza to, iż polski pracodawca zobowiązany jest również wykazać podstawy do naliczania składek nie niższych niż kwota przeciętnego wynagrodzenia, o której mowa w art. 19 ust. 1 ustawy z 13.10.1998 o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2017 r., poz..1778 z późn. zm.) oraz wystąpienie do terenowego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o poświadczenie formularza A1. Zaświadczenie A1 stanowi potwierdzenie, któremu ustawodawstwu w zakresie zabezpieczenia społecznego podlega dana osoba. Oczywiście uzyskanie takie poświadczenia wymaga, aby Pana firma generowała obroty na poziomie co najmniej 25% na terenie Polski.