Anulowanie faktury

W związku ze sprzedażą towarów, została wystawiona FV. Kilka dni później została ona niecelowo anulowana w systemie przez osobę z firmy sprzedającego która się przyuczała do pracy. Po tej sytuacji została wystawiona kolejna FV na tą samą sprzedaż ale z innym już numerem. FV anulowana została jeszcze przed anulowaniem u nabywcy zaksięgowana i zapłacona.

Po wystawieniu tej kolejnej FV została wystawiona nota korygująca do FV anulowanej zmieniająca numer FV ( z anulowanego na ten FV poprawnej wystawionej kolejno)). Podpisana nota korygująca wraz z FV została podpisana przez sprzedawcę i nabywcę oraz zaakceptowana. FV anulowana u sprzedającego widnieje jako po prostu „anulowana” i nie można dokonać na niej żadnej operacji.

Niedawno odezwał się jednak nabywca i twierdzi , że po podpisaniu noty nie powinniśmy mu jej odsyłać wraz z fakturą bo jego księgowość sobie tę FV zaksięgowała i widnieje im w systemie jako „niezapłacona” za to FV widnieje jako „zapłacona”. W związku z tym nabywca żąda FV korygującej do FV poprawnej ( z anulowaną sprzedawca nie może wykonać żadnej operacji). Wydaje mi się jednak , ze jeśli sprzedawca wystawi FV korygującą do FV poprawnej i wyzeruje ją to wobec tego pozostaje bez żadnego dokumentu sprzedaży na kwotę którą nabywca zapłacił.

Czy sprzedawca powinien wystawić FV korygującą tak jak chce nabywca do FV poprawnej i wyzerować ją?

pyta Pan Dariusz

Odpowiedź

W pierwszej kolejności należy przepisy ustawy o podatku VAT nie regulują kwestii anulowania faktur VAT. Z przepisów wynika jedynie możliwość wystawienia korekty faktury. Jednakże praktyka dopuszcza możliwość anulowania faktur, pod warunkiem, że faktura ta nie została wprowadzona do obrotu prawnego. Organy podatkowe rozumieją przez to sytuacje, gdy faktura nie dokumentuje żadnej sprzedaży, nie została wysłana (lub odebrana) przez klienta, czyli sprzedawca posiada zarówno oryginał, jak i kopię tej faktury. W takiej sytuacji wystawca takiej faktury powinien dokonać na niej adnotacji, że jest anulowana. Anulowanej faktury podatnik nie wpisuje do ewidencji, ani też nie wykazuje w deklaracji. Jedynie przechowuje w swojej dokumentacji podatkowej.

W odniesieniu zatem do Państwa sytuacji należy podkreślić, iż jeżeli wystawili Państwo fakturę, faktura ta została doręczona kontrahentowi, kontrahent zaksięgował fakturę w systemie oraz odliczył podatek naliczony oraz ją zapłacił to trudno uznać że mamy do czynienia z sytuacją w której faktura nie została wprowadzona do obrotu gospodarczego. Proszę również zauważyć że anulowanie w systemie nie jest równoznaczne z anulowaniem faktury zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych (nie mają Państwo nawet oryginału faktury).

Jednocześnie wystawienie kolejnej faktury z odrębną z inną numeracją ale dokumentującej zdarzenie gospodarcze powoduje, iż mamy do czynienia z tzw. „pustą fakturą”. Dla wystawcy takiej faktury oznacza konieczność zapłaty podatku należnego z niej wynikającego (art. 108 ustawy o VAT), zaś nabywca nie będzie miał prawa do odliczenia. Nie zmieni tego nawet wystawienie noty korygującej (pierwotna faktura jest cały czas wystawiona).

W zasadzie jedynym sensownym sposobem jest wystawienie duplikatu faktury pierwotnej oraz skorygowanie do „0” drugiej faktury bądź doprowadzenie do sytuacji w której nabywca koryguje zapisy z faktury pierwotnej, zaś sprzedawca pozostawia  w obrocie drugą fakturę.

Sebastian Twardoch – Doradca Podatkowy
Twardoch Rachunkowość i Podatki