5 Przypadków, kiedy nie wolno odliczać VAT.

Tylko czynni podatnicy VAT mają prawo do odliczenia podatku VAT. Muszą oni jednak spełnić zasadnicze warunki ustawowe. Niemniej nawet ta grupa podatników nie może odliczyć podatku VAT w wielu okolicznościach.

Powstaje w tym momencie pytanie – jakie to okoliczności?

Niniejsze rozważania należałoby rozpocząć od wyjaśnienia, co właściwie oznacza odliczenie podatku VAT?

Przedsiębiorca, który zrezygnuje ze zwolnienia z VAT, staje się czynnym podatnikiem VAT. Taki podatnik ma obowiązek doliczać podatek VAT do ustalanej przez siebie ceny sprzedaży towarów lub usług (według stawki właściwej VAT). Ten doliczony podatek VAT od sprzedaży to podatek VAT należny.

Z drugiej strony przedsiębiorca – czynny podatnik VAT dokonuje zakupów na cele działalności i otrzymuje dokument zakupu w postaci faktury. Jeżeli przeznacza ten zakup (towarów lub usług) na cele działalności wówczas ma prawo odliczyć podatek VAT wykazany na fakturze zakupu. Co to znaczy odliczyć?

Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT w lutym 2025r. wykazał łączną sprzedaż usług o wartości netto 10.000 zł, VAT 2.300 (23% stawka), 12.300 zł brutto.

Jednocześnie w lutym 2025r. dokonał zakupów do firmy na łączną kwotę 5.000 zł netto, 1.150 zł VAT, 6.150 zł brutto.

W ewidencji i deklaracji JPK_V7X wykazał ww. faktury i dokonał odliczenia VAT od zakupów w kwocie 1.150 zł od kwoty od VAT należnego od sprzedaży 2.300 zł w następujący sposób:

• 300 zł VAT należny – 1.150 zł VAT naliczony = 1.150 zł VAT należny do zapłaty

Dlaczego różnica stanowi podatek VAT do zapłaty? Poniżej przedstawiono wyjaśnienie.

Podatek VAT należny (ze sprzedaży)  >  Podatek VAT naliczony (od zakupów)  =  Podatek VAT należny do zapłaty

A odwrotnie?

Podatek VAT naliczony (od zakupów)  >  Podatek VAT należny (ze sprzedaży)  =  Nadwyżka podatku VAT do zwrotu lub przeniesienia

Komu przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego od zakupów?

Prawodawca w ustawie z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2024 r. poz. 361 zwanej dalej ustawą o VAT) wskazuje przypadki, w których nawet czynny podatnik nie ma prawa do odliczenia podatku VAT.

W nawiązaniu do VAT, jeżeli przedsiębiorca jest podatnikiem:

• podmiotowo zwolnionym z VAT,
• przedmiotowo zwolnionym z VAT

– wówczas nie ma w ogóle prawa do odliczania podatku VAT od zakupów przeznaczonych na cele działalności gospodarczej.

Dzieje się tak, dlatego, że ww. podatnicy prowadzą tylko działalność zwolnioną z VAT. W takim wypadku wszystkie zakupy przeznaczają na sprzedaż zwolnioną z VAT realizowaną w ramach prowadzonej działalności.

Zupełnie odmiennie wygląda sytuacja, gdy przedsiębiorca prowadzi sprzedaż zarówno:

• opodatkowaną podatkiem VAT, oraz
• zwolnioną przedmiotowo z VAT.

W takim wypadku podatnik:

• nie ma prawa do odliczenia podatku VAT od zakupów przeznaczonych na sprzedaż zwolnioną z VAT,
• ma prawo do odliczenia podatku VAT od zakupów przeznaczonych na sprzedaż opodatkowaną VAT,
• ma prawo do odliczenia części podatku VAT od zakupów przeznaczonych na sprzedaż opodatkowaną i zwolnioną z VAT.

Ta część podatku VAT od zakupów przeznaczonych na sprzedaż opodatkowaną i zwolnioną z VAT, która jest możliwa do odliczenia to proporcja VAT. Proporcja VAT to wartość sprzedaży opodatkowanej VAT przez łączną wartość sprzedaży (opodatkowanej i zwolnionej).

W art. 88 ustawy o VAT ustawodawca wskazał, od jakich rodzajów nabyć czynny podatnik VAT nie będzie mógł odliczyć podatku VAT. Typy nabyć przedstawiono w poniższej tabeli.

Czynni podatnicy VAT, którzy otrzymają niektóre typy dokumentów – także nie będą mieli prawa do odliczenia podatku VAT.

W sytuacji, gdy czynny podatnik VAT otrzyma fakturę lub dokument celny, wówczas ma poza miesiącem otrzymania 3 kolejne miesiące na odliczenie podatku VAT.

Jeżeli tego nie zrobi, wówczas może tego dokonać już tylko poprzez korektę ww. okresu rozliczeniowego i odliczenie w nim podatku VAT.

Natomiast czynny podatnik VAT nie odliczy podatku VAT od otrzymanego dokumentu typu:

• paragon do 450 zł bez numeru NIP podatnika – odbiorcy,
• paragon powyżej 450 zł,
• bilet za parking, pomimo, iż może mieć doliczony podatek VAT (potrzebna jest faktura),
• umowa kupna-sprzedaży,
• faktura VAT-MARŻA,
• faktura ze stawką VAT ZW – zwolniona z VAT, NP. – niepodlegająca opodatkowaniu VAT,
• rachunek,
• delegacja,
• wydanie towaru,
• faktura dotyczącą udokumentowania sprzedaży wysyłkowej,
• niekiedy akt notarialny,
• pozostałe dokumenty.

Ustawodawca w art. 88 ust. 3a ustawy o VAT wyszczególnił kilka przypadków, w których czynny podatnik VAT nawet jak dokona nabyć na cele firmowe na sprzedaż opodatkowaną VAT to i tak nie ma prawa do odliczenia podatku VAT.

Warto w tym miejscu wspomnieć o jeszcze jednym ciekawym przypadku. Czynny podatnik VAT nie może odliczyć podatku VAT naliczonego od faktury otrzymanej od podatnika, który nie jest zarejestrowany, jako czynny podatnik VAT, a więc nie jest aktywny na tzw. wykazie podatników VAT (biała lista).

Warto jednak podkreślić, iż gdy ma miejsce taka sytuacja, a dodatkowo:

• transakcja rzeczywiście miała miejsce,
• okoliczności realizacji transakcji zgadzają się z fakturą,
• kwota transakcji została opłacona

– wówczas należy uznać, iż nabywca zachował się jak podatnik, a więc ma prawo do odliczenia podatku VAT od otrzymanej faktury.

Podstawą tego jest m.in. wyrok TSUE z dnia 19.10.2017r., w sprawie SC Paper Consult SRL (sygn. C-101/16), w której to stwierdził, iż „ (…) Dyrektywę Rady 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej należy interpretować w ten sposób, że stoi ona na przeszkodzie uregulowaniu krajowemu, takiemu jak rozpatrywane w sprawie w postępowaniu głównym, na mocy którego podatnikowi odmawia się prawa do odliczenia podatku od wartości dodanej z tego względu, że podmiot, który świadczył na jego rzecz usługę i wystawił z tego tytułu fakturę, na której wyraźnie zostały wskazane wydatki i podatek od wartości dodanej, został uznany przez organ podatkowy państwa członkowskiego za nieaktywny, przy czym to uznanie za nieaktywnego zostało opublikowane i jest dostępne na stronie internetowej dla wszystkich podatników w tym państwie, jeżeli owa odmowa prawa do odliczenia jest systematyczna i ostateczna oraz nie pozwala na przedłożenie dowodów na niepopełnienie przestępstwa podatkowego lub na brak utraty wpływów podatkowych. (…)”.

W nawiązaniu do zapisów art. 86a ustawy o VAT czynny podatnik VAT, który użytkuje pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie całkowitej (DMC) do 3,5 ton w działalności oraz prywatnie ma prawo do odliczenia 50% podatku VAT z faktur, niektórych paragonów dotyczących wydatków eksploatacyjnych oraz opłat dla tego pojazdu.

Wyjątkiem od reguły (czynny podatnik VAT odliczy 100% VAT od eksploatacji) są pojazdy samochodowe o DMC do 3,5 ton, które ustawowo uznawane są, jako użytkowane wyłącznie w działalności gospodarczej a są to:

• pojazdy specjalne, jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym wynika, że dany pojazd jest pojazdem specjalnym,
• pojazdy, których konstrukcja wyklucza użytek prywatny (fakt musi być potwierdzony dodatkowym badaniem technicznym),
• samochody osobowe używane wyłącznie do działalności, które zostały zgłoszone do US za pomocą formularza VAT-26, została zaprowadzona dla nich ewidencja przebiegu dla celów VAT oraz zostały utworzone zasady używania w działalności wykluczające użytek prywatny,
• pojazdy samochodowe oddane do używania innym podmiotom na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, jeżeli najem, leasing, dzierżawa stanowi przedmiot działalności firmy oddającej owe pojazdy w najem, leasing, dzierżawę,
• zakupione lub wytworzone pojazdy samochodowe przeznaczone są do dalszej sprzedaży, jeżeli sprzedaż pojazdów stanowi przedmiot działalności firmy zbywającej owe pojazdy.

Czynny podatnik VAT ma natomiast prawo do odliczenia 100% podatku VAT w przypadku wydatków dotyczących pojazdów samochodowych o DMC powyżej 3,5 ton oczywiście, jeżeli wydatki te służą prowadzeniu działalności gospodarczej i dotyczą sprzedaży opodatkowanej VAT w prowadzonej działalności.

Ostatni przypadek to swoista „pułapka” na podatników. Otóż okazuje się, że w sytuacji, gdy nawet dysponujemy fakturą z wyszczególnionymi kwotami podatku VAT, ale ta faktura dotyczy takiej transakcji, dla której nie powinno się tego podatku wykazywać – wtedy nie wolno kupującemu odliczyć VAT z tej faktury.

Przykładem może być otrzymanie faktury z VAT 23% na usługę ubezpieczeniową: nabywcy nie wolno odliczyć VAT, ponieważ takie usługi powinny być sprzedane ze stawką zwolnioną.

Inny przykład: to otrzymanie faktury wystawionej na innego niż faktycznego nabywcę.

Jeszcze inny przykład to otrzymanie faktury wystawionej na konsumenta, a więc na odbiorcę bez numeru NIP zamiast na firmę.