Obowiązek informacyjny wynikający z RODO
Szanowni Państwo,
z dniem 25 maja 2018 r. zmieniają się obowiązujące przepisy z zakresu ochrony danych osobowych. Zaczyna bowiem obowiązywać Ogólne Rozporządzenie z dnia 27 kwietnia 2016 r. o ochronie danych osobowych (dalej „RODO”). Dlatego przekazujemy Państwu informacje jak przetwarzamy Państwa dane osobowe.
Administrator Danych
Administratorem, czyli podmiotem decydującym o celach i środkach przetwarzania danych osobowych jest Streamsoft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp. k. z siedzibą przy al. Wojska Polskiego 11, 65-077 Zielona Góra (zwana dalej „Streamsoft”). Jesteśmy polskim producentem i dostawcą systemów ERP oraz programów wspierających pracę małych przedsiębiorstw i biur rachunkowych.
Uzyskanie informacji o przetwarzaniu danych osobowych
W sprawach związanych z ochroną danych możesz się z nami skontaktować pod adresem:
Inspektor ochrony danych
Pan Rafał Wielgus
iod@streamsoft.pl
lub
Streamsoft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp. k.
z siedzibą przy al. Wojska Polskiego 11,
65-077 Zielona Góra
Pozyskanie danych i cel ich przetwarzania
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna | Prawnie uzasadniony cel jeśli występuje. |
|---|---|---|
| Zawarcie i wykonanie umowy, w tym kontaktowaniem się z klientem w związku z jej realizacją. | art. 6 ust. 1 lit. b RODO | - |
| Umożliwienie wykonania umowy naszym partnerom, którzy przekazują nam dane swoich klientów celem udostępnienia im licencji. | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Gdzie prawnie uzasadnionym celem jest umożliwienie klientom naszych partnerów korzystania z naszych usług na podstawie udzielonej licencji. |
| Rozpatrywania skarg i reklamacji. | art. 6 ust. 1 lit. c RODO | |
| Dochodzenia roszczeń związanych z zawartą umową. | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Windykacja należności i prowadzenie postępowań sądowych, a następnie egzekucyjnych. |
| Archiwizowanie dokumentacji, tj. umów i dokumentów rozliczeniowych. | art. 6 ust. 1 lit. c RODO | |
| Prowadzenia statystyk. | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Posiadanie informacji o statystykach prowadzonych przez nas działań co pozwala nam na usprawnienie prowadzonej przez nas działalności. |
| Prowadzenie działań marketingowych własnych produktów i usług bez wykorzystania środków komunikacji elektronicznej. | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność. |
| Prowadzenie działań marketingowych własnych produktów i usług z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. | art. 6 ust. 1 lit. f RODO, przy czym działania te z uwagi na inne obowiązujące przepisy prowadzone są przez Streamsoft jedynie na podstawie posiadanych zgód. | Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność. |
| Obsługa zgłoszeń kierowanych z wykorzystaniem formularza kontaktowego, innych wniosków, w tym zapewnienie rozliczalności (wykazania spełnienia przez Streamsoft obowiązków wynikających z przepisów prawa) | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Udzielanie odpowiedzi na zgłoszenia i zapytania kierowane z wykorzystaniem formularza kontaktowego lub w innej formie, w tym przechowywanie newralgicznych wniosków i udzielonych odpowiedzi celem zachowania zasady rozliczalności. |
Odbiorcy danych
Dane osobowe możemy przekazywać innym podmiotom, które będą je przetwarzały, w szczególności:
- podmiotom prowadzącym działalność pocztową lub kurierską
- bankom, w przypadku konieczności prowadzenia rozliczeń
- organom państwowym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, celem wykonania ciążących na nas obowiązków (Urząd Skarbowy, PIP, ZUS)
- podmiotom wspierającym nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności dostawcom systemów zewnętrznych wspierającym naszą działalność
Czas przechowywania danych
Jako administrator jesteśmy obowiązani do przechowywania dokumentów zawierających dane przez okresy wskazane przepisami prawa lub jest to konieczne do prawidłowego funkcjonowania naszej spółki i zachowania zasady rozliczalności.
Dane przechowujemy przez okresy wskazane poniżej:
| Dane zawarte na umowach i pełnomocnictwach | Do czasu przedawnienia roszczeń wynikających z umowy. |
|---|---|
| Dokumenty rozliczeniowe | Księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. |
| Dokumenty związane z rękojmią | Dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji będą przetwarzane przez 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji. |
| Dane dla celów marketingowych | - W przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody – do czasu jej wycofania; - W przypadku przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego celu Streamsoft – do czasu wniesienia sprzeciwu. |
| Dane przekazywane z wykorzystaniem formularza kontaktowego | Przez okres 3 lat celem zachowania zasady rozliczalności. |
Uprawnienia w zakresie przetwarzanych danych i dobrowolność podania danych
Każdej osobie której dane dotyczą przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem (o ile dane przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody).
Nadto, w sytuacji gdy przetwarzanie, którego dokonujemy narusza przepisy RODO posiadacie Państwo prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Podanie danych jest niezbędne do zawarcia umowy ze Streamsoft. W pozostałym zakresie podanie danych jest dobrowolne.
Przetwarzanie danych osobowych w sposób zautomatyzowany
Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania) w ten sposób, że w wyniku takiego zautomatyzowanego przetwarzania mogłyby zapadać jakiekolwiek decyzje, miałyby być powodowane inne skutki prawne lub w inny sposób miałoby to istotnie wpływać na naszych klientów.
W ramach wykonywanych czynności korzystamy z plików cookies w ten sposób że obserwujemy i analizujemy ruch na naszych stronach jednakże w ramach tych czynności nie przetwarzamy danych osobowych w rozumieniu RODO.