Wskaźnik OTD – poznaj kluczowy parametr w logistyce

Wskaźnik OTD (On Time Delivery) informuje jaki procent dostaw zrealizowano zgodnie z harmonogramem (na czas). Jest jednym z kluczowych pomiarów w logistyce, ukazującym możliwości firmy w zakresie terminowych dostaw.

Wysoki wskaźnik OTD potwierdza duże zaangażowanie firmy w proces realizacji zamówień.

Niskie OTD może oznaczać konieczność optymalizacji procesów magazynowych i logistycznych. Przykładowo, spadek wskaźnika terminowości dostaw w tydzień przed Bożym Narodzeniem może sygnalizować, że firma powinna np. zatrudniać dodatkowych pracowników do obsługi zamówień lub wprowadzać tymczasowe zmiany w harmonogramie pracy przed świętami i promocjami, aby utrzymać optymalny poziom realizacji zamówień.

Po pierwsze, terminowość dostaw wpływa pozytywnie na wzrost zaufania konsumentów do marki. Związek między wskaźnikiem OTD a satysfakcją klientów widać zwłaszcza w e-commerce. Jeśli odbiorcy otrzymują zamówienia na czas, to chętniej dokonują kolejnych zakupów oraz polecają firmę innym konsumentom. Warto jednak wiedzieć, że utrzymanie wysokiego OTD w e-handlu stanowi wyzwanie (zwłaszcza podczas promocji), bo odbiorcy oczekują tam realizacji zamówień nawet w ciągu 24 h.

Po drugie – minimalizacja zwrotów (i kosztów). Nie każdy odbierze zamówienie dostarczone  dzień po terminie. Na przykład jeśli klientka kupiła suknie specjalnie na wesele, a produkt dotarł do niej po uroczystości, to prawdopodobnie… zostanie zwrócony. Dla firmy oznacza to dodatkowe koszty związane z obsługą zwrotu, których da się uniknąć, dostarczając zamówienia na czas.

W branży e-commerce na czas dostawy wpływa wiele czynników.

Oto kilka konkretów:

• Logistyka magazynowa: solidna organizacja procesów magazynowych (np. picking, weryfikacja, wydania) oraz przemyślana strategia zarządzania zapasami (np. lokowanie popularnych produktów bliżej strefy wydań itp.) skracają czas kompletacji i wysyłki zamówień.

• Sposób organizacji sieci dystrybucji: zamiast jednego centralnego magazynu lepiej postawić na kilka mniejszych hal ulokowanych w różnych lokalizacjach. Gwarantuje to szybką dostawę do większej liczby miejsc.
• Zakres współpracy z dostawcami: czy komunikacja przebiega sprawnie? Czy sprzedawca dowiaduje się o każdej zmianie statusu wysyłki na bieżąco? Czy współpraca ogranicza się do przekazania paczki firmie kurierskiej? TAK na dwa pierwsze pytania i NIE na ostatnie umożliwiają pełną kontrolę nad zamówieniem na każdym etapie realizacji oraz ewentualną szybką reakcję zawsze, kiedy jej status jest niejasny.

• Elastyczność operacyjna: ma szczególne znaczenie podczas peaków sprzedażowych, np. w okresie świąt Bożego Narodzenia, promocji Black Week oraz zawsze, kiedy firmy notują wzmożony popyt. Oznacza szybką reakcję firmy, kiedy potrzebna jest ingerencja w plan pracy (np. zatrudnienie nowych pracowników), w celu utrzymania wysokiego poziomu terminowości dostaw.

Na terminowość dostaw wpływają także czynniki losowe, np. nagłe zmiany pogody, w tym  gwałtowne burze czy śnieżyce. W takich warunkach wyzwaniem jest dostarczanie zamówień w 24h, nawet pomimo doskonałej organizacji logistyczno – magazynowej firmy.

Wskaźnik terminowości dostaw ustala się na podstawie wzoru:

Na przykład, jeśli firma zarejestrowała i wysłała 1000 zamówień, z czego 950 dostarczono w terminie, to wskaźnik OTD wynosi 95%. Taki wynik wskazuje na wysoki poziom terminowości.

System nie tylko rejestruje ilość zamówień dostarczanych w terminie, ale pozwala również  wyświetlać pomiary na czytelnych ekranach (pulpitach menadżerskich). Użytkownik może wybrać sposób wizualizacji zgodny z własnymi preferencjami, m.in. tabelki, słupki czy wykresy kołowe. Upraszcza to analizę danych.

Co więcej, w podobny sposób można śledzić inne wartości przydatne w ocenie wydajności logistyki magazynu: czas kompletacji, weryfikacji, wydań itd.

System kompleksowo wspiera realizację zamówień.

Każda dyspozycja kompletacji towaru spływa z działu sprzedaży do magazynu. Następnie WMS zasila automatykę magazynową (regały automatyczne Shuttle, układnice paletowe ASRS itd.) danymi, aby jak najszybciej przygotować paczkę do wysyłki.

Z kolei picking (zbiórka) realizowany przez magazynierów jest wspierany przez algorytm, który kieruje operatorów po najkrótszych trasach (tzw. ścieżki kompletacji). Co więcej, istnieje opcja generowania kilku fal kompletacji (pickingów) w jednej hali magazynowej. Umożliwia to jednoczesną zbiórkę wielu zamówień wg różnych kryteriów.

Równie sprawnie przebiega weryfikacja towaru przed wysyłką. Zamiast wydruków, pakowacze korzystają z elektronicznych dokumentów. Zamiast małych zdjęć widzą na ekranie duże i czytelne grafiki produktów uzupełnione opisem pełnej specyfikacji. Całą akcję da się wiec zamknąć w kilka chwil.

Z kolei moduł Streamsoft Verto Kurier zapewnia szybszą i spójną obsługę zamówień zarówno na etapie przygotowania do transportu, jak i dostawy. Oferuje ponad 90 integracji z systemami różnych firm kurierskich działających w Polsce i Europie (m.in.: DHL, Inpost, DPD, Fan Courier, Box Now, Eurohermes itd.).

W panelu aplikacji dane są automatycznie wypełniane na podstawie załączanej do zamówień dokumentacji. Z kolei etykiety przewozowe można generować bezpośrednio w oknie systemu, podobnie jak raporty potwierdzające odbiór paczek. Co istotne, na każdym etapie można też podejrzeć bieżący status wysyłki i w kilka chwil poznać aktualną lokalizację zamówienia.

Zdarza się, że do obiegu trafiają tzw. wyjątki, czyli zamówienia, które wymagają uzupełnienia (brak wpłaty, niepełne dane itp.). Tu skuteczne wsparcie gwarantuje zintegrowany z ERP system OMS (ang. Order Management System). To wyposażony w silnik do modelowania procesów (BPM) mechanizm, w którym można zakładać tzw. tickety. Dzięki temu na ekranach operatorów wyświetlają się czytelne polecenia, które podpowiadają, co zrobić, aby wznowić realizację zamówienia. Tak wiec jeśli brak wpłaty blokuje wysyłkę, to operator od razu może podjąć właściwą akcję (np. poinformować o tym dział obsługi klienta itp.), przywracając zwyczajny tok przepływu zamówień.

Algorytm sesji zaopatrzenia systemu stale monitoruje poziom zapasów we wszystkich magazynach sieci dystrybucyjnej. Jeśli ilość spada poniżej ustalonych wartości (zostaje np. 5 sztuk), to mechanizm proponuje konkretne ilości do dotowarowania. Wcześniej automatycznie wylicza, ile towaru potrzeba w danym punkcie. Dzięki temu dział zaopatrzenia może precyzyjnie przydzielać konkretne ilości do wybranych magazynów, pomijając czasochłonne kalkulacje.  W efekcie wszystkie magazyny sklepu (niezależnie od lokalizacji) są zawsze pełne i gotowe do realizacji zamówień.