Anty-taśma

Nadszedł czas kiedy to maszyny i automaty powinny przejąć wszystkie te czynności których my ludzie nie lubimy robić. Już dzisiaj kopią koparki, piorą pralki, zmywają zmywarki, odkurzają odkurzacze ( … o nie, już nie, teraz mamy małe okrągłe, co jeździ sobie, odkurza i także umyć potrafi, samo się doładowuje i jeszcze zamelduje jak skończyło). Jak bardzo by się nie cieszyć z w/w zmian, to jest jeszcze słabo. W koparce siedzi człowiek, do zmywarki i pralki wkłada i wykłada człowiek, małe okrągłe jak się mu nie opróżni zbiornika … to staje, beznadziejnie nie wiedząc co dalej.

A My w tym wszystkim zanurzeni. My, dusze piękne i ulotne. Chcemy tworzyć, zdobywać, obcować z pięknem a nie robić taśmowe i powtarzalne czynności. Jest dla nas nadzieja, ale to jeszcze nie to, musimy jeszcze poczekać.

To oczywiste, że systemy ERP powinny przodować w automatyzacji i wyręczaniu ludzi z nudnych i powtarzalnych czynności. Zbyt często w firmach można usłyszeć „Panie Piotrze, proszę sprawdzić jak dzisiaj do południa wyglądał utarg na sklepach”, „muszę zobaczyć czy jakieś zamówienie znowu nie ‘wisi’ … ”, „pamiętaj, przed każdą wysyłką sprawdź czy jakieś paczki nie wymagają doważenia”. Przykłady można mnożyć. Zawsze jest to ten sam schemat. Geniusz systemu kończy się na tym że on „wie”, na tym, że jest w nim aktualny stan, człowiek sobie zawsze może sprawdzić co i jak i zawsze otrzyma poprawne informacje.

Wieje z tego strasznym smutkiem. Przecież oczywiste jest że pan Piotr nie musi nic sprawdzać, system powinien dostarczyć do jego kierownika raport o tych sklepach gdzie utarg był poza zakresem oczekiwanym już po chwili od wystąpienia anomalii. Ja nie muszę  szukać zamówień a jak takie będą, dostanę informację od systemu i będę wiedział że mam się zająć tymi konkretnymi, w dodatku jak nas zajmujących się „wiszącymi” zamówieniami jest więcej, to system zorganizuje nam pracę, aby łatwej było ją wykonać. O przesyłkach wymagających doważenia nikt nie ma pamiętać, system poinformuje osoby które akurat w danej chwili mają taką czynność wykonać i nie wypuści wysyłki bez tego.

Jak to osiągnąć? Metod jest wiele, jedni piszą „crony” rozsyłające maile, inni wdrażają BI z warunkowym dostarczaniem raportów, a jeszcze inni budują pulpity decyzyjne z mrugającymi czasem cyferkami (to z tymi cyferkami podoba mi się najbardziej, ktoś kto uważa, że ktoś inny będzie całymi dniami wpatrywał się w ekran bo może tam coś zamruga … pozdrawiam). No cóż, rozwiązania powyższe są popularne i czasem wystarczające ale dalej czuć w nich pewną „anemię”.

W kontekście tego chciałbym opowiedzieć o pewnym prostym mechanizmie wbudowanym w Streamsoft VERTO, który pozwala zwiększyć zdolność systemu do wspierania użytkowników w ich codziennych czynnościach.

Obiekty wymagające uwagi

to mechanizm pozwalający na cykliczne zbieranie informacji z sytemu na temat praktycznie wszystkich obiektów (dokumentów, kontrahentów, dostaw, wysyłek, …) których stan jest różny od pożądanego i należy wykonać na nich jakieś dodatkowe czynności. Dodatkowo obiekty te są przekazywane operatorom systemu, w taki sposób że praca nad nimi może być wykonywana przez wiele osób, z ewidencją, kto kiedy i z jakim skutkiem zajął się danym obiektem. Dodatkowo obiekty te są kategoryzowane pod kątem miejsca powstania co w połączeniu z uprawnieniami operatorów do miejsc, pozwala na przekazywanie np. dokumentów magazynowych tylko do uprawnionych magazynierów. Mechanizm ten, wykorzystując inny wbudowany mechanizm, dba także o selektywną dystrybucję powiadomień przesyłanych do użytkowników. Dzięki temu odpowiednie osoby w odpowiednim czasie wiedzą że pojawiły się nowe obiekty wymagające uwagi i należy się nimi zająć.

Dzięki wdrożeniu takiego mechanizmu w prosty sposób przesuwamy ciężar monotonnej i powtarzalnej pracy z operatora na system, z człowieka na maszynę, sami zyskując czas na pracę bardziej ciekawą i twórczą.